Ratgeber: Rechnungen richtig schreiben
Was auf eine Rechnung gehört, was die Kleinunternehmerregelung bedeutet, ab wann die E-Rechnung Pflicht ist und wann ein Kunde in Verzug gerät. Kurz erklärt, mit dem jeweiligen Rechtsstand.
Rechnung schreiben
5 BeiträgeDie vollständige Liste, die Ausnahme für Kleinbeträge bis 250 Euro und die Fehler, die den Vorsteuerabzug kosten.
Fortlaufende Rechnungsnummer: Was § 14 UStG verlangt – mit BeispielenEinmalig muss sie sein, lückenlos nicht. Was das Gesetz verlangt, wie Nummernkreise aussehen dürfen und was bei Fehlern zu tun ist.
Rechnung stornieren oder korrigieren: Stornorechnung, Berichtigung und MustertextWarum eine gestellte Rechnung nicht stillschweigend geändert wird, wann eine Berichtigung genügt und wie Stornorechnung und neue Rechnung aussehen.
Rechnung auf Englisch oder in anderer Sprache schreiben: Was gilt und welche Begriffe üblich sindWas das Gesetz zur Sprache sagt, welche englischen Begriffe üblich sind und wie die Hinweise zu § 19 und Reverse Charge lauten können.
Angebot schreiben: Wie lange Sie daran gebunden sindWas in ein Angebot gehört, wie lange es gilt und worin es sich vom Kostenvoranschlag unterscheidet.
Kleinunternehmer und Steuer
4 BeiträgeWelche Angaben Pflicht sind, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und welcher Satz auf die Rechnung gehört.
Kleinunternehmergrenze 2026: 25.000 und 100.000 Euro – und was gilt, wenn die Umsatzgrenze überschritten istWie die Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro gerechnet werden und was ab dem Umsatz gilt, der sie überschreitet.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: monatlich, vierteljährlich oder gar nichtWelcher Rhythmus für Sie gilt, bis wann abzugeben ist und was die Dauerfristverlängerung bringt.
Aufbewahrungsfristen: Was seit 2025 acht Jahre gilt und was zehn bleibtDie Frist für Rechnungen wurde verkürzt – aber nicht für alles. Was wie lange bleiben muss und wann die Frist beginnt.
E-Rechnung
3 BeiträgeEmpfangen ist seit 2025 Pflicht, Versenden folgt 2027 und 2028. Was zählt als E-Rechnung und was nicht.
ZUGFeRD oder XRechnung: Unterschied, zulässige Profile und wann welches Format passtHybrides PDF oder reine XML: was die beiden Formate trennt, welche ZUGFeRD-Profile zählen und wie der Empfänger die Datei öffnet.
XRechnung erstellen: Was die Leitweg-ID ist und wo Sie sie eintragenWer die Leitweg-ID vergibt, wie sie aufgebaut ist, in welches Feld sie gehört und warum Portale Rechnungen zurückweisen.
Zahlung und Mahnung
4 BeiträgeWann eine Rechnung fällig ist, wann Verzug ohne Mahnung eintritt und wie Sie die Zahlungsfrist eindeutig formulieren.
Zahlungserinnerung schreiben: drei Muster – freundlich, bestimmt, kurzWas eine Zahlungserinnerung von der Mahnung unterscheidet, drei Mustertexte zum Kopieren und ab wann Kosten zulässig sind.
Mahnung schreiben: Wann Verzug eintritt und was Sie verlangen dürfenAb wann ein Kunde in Verzug ist, welche Zinsen zustehen und warum es keine Pflicht zu drei Mahnungen gibt.
Skonto richtig ausweisen und umsatzsteuerlich behandelnWarum ein Hinweis genügt, was beim Skontoabzug mit der Umsatzsteuer passiert und warum keine Korrekturrechnung nötig ist.
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