Umsatzsteuer-Voranmeldung: monatlich, vierteljährlich oder gar nicht

Welcher Rhythmus gilt

Maßgeblich ist die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres, also Umsatzsteuer minus Vorsteuer:

• Mehr als 9.000 Euro: monatliche Voranmeldung
• Zwischen 2.000 und 9.000 Euro: vierteljährliche Voranmeldung
• Bis 2.000 Euro: Das Finanzamt kann Sie von der Voranmeldung befreien; dann genügt die Jahreserklärung

Im Jahr der Gründung

Wer gründet, hat kein Vorjahr, an dem sich der Rhythmus ablesen ließe. Für die Jahre 2021 bis 2026 gilt: Im Gründungsjahr entscheidet die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres, im Jahr danach die auf zwölf Monate umgerechnete Steuer des Gründungsjahres. Bei mehr als 9.000 Euro ist monatlich voranzumelden, sonst vierteljährlich.

Diese Erleichterung läuft Ende 2026 aus. Ab 2027 ist nach heutigem Gesetzesstand im Gründungsjahr und im Folgejahr wieder monatlich voranzumelden, unabhängig von der Höhe der Steuer. Nach dem Wortlaut trifft das 2027 auch Betriebe, die 2026 gegründet wurden. Eine Verlängerung ist bisher nicht beschlossen.

Bis wann abzugeben ist

Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums beim Finanzamt sein – für Januar also bis zum 10. Februar, für das erste Quartal bis zum 10. April. Fällt der Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag.

Die Zahlung ist zum selben Termin fällig. Übermittelt wird elektronisch und authentifiziert.

Dauerfristverlängerung

Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Frist um einen Monat. Die Januar-Voranmeldung ist dann erst am 10. März fällig. Die Verlängerung gilt fort, bis Sie den Antrag zurücknehmen oder das Finanzamt sie widerruft.

Wer monatlich voranmeldet, muss dafür eine Sondervorauszahlung leisten: ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres. Sie ist jedes Jahr bis zum 10. Februar neu zu berechnen, anzumelden und zu zahlen und wird mit der Voranmeldung für Dezember verrechnet. Bei vierteljährlicher Abgabe ist keine Sondervorauszahlung nötig.

Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und gibt keine Voranmeldungen ab. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie selbst Steuer schulden – etwa für Leistungen ausländischer Anbieter, bei denen die Steuerschuld auf Sie übergeht (§ 13b UStG): Dann sind für den betreffenden Zeitraum eine Voranmeldung und für das Jahr eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.

Das ändert sich, sobald der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro überschreitet – im Jahr der Gründung liegt diese Grenze bei 25.000 Euro: Ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, gehört Umsatzsteuer auf die Rechnung, und die Voranmeldepflicht beginnt. Lag der Umsatz des Vorjahres über 25.000 Euro, gilt beides von Jahresbeginn an.

Woher die Zahlen kommen

Für die Voranmeldung brauchen Sie je Zeitraum vor allem zwei Größen: Ihre Umsätze mit der darauf entfallenden Umsatzsteuer, nach Steuersätzen getrennt, und die Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen als Summe.

projectxy führt beides laufend mit und zeigt Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast in der Auswertung je Monat, Quartal und Jahr – als Summen, in zwei Sichten. Nach Rechnungsdatum hilft sie bei der Soll-Versteuerung; genau genommen zählt dort der Zeitpunkt der Leistung, und der kann vom Rechnungsdatum abweichen. Nach Zahlung hilft sie bei der Ist-Versteuerung: Umsatz und Umsatzsteuer stehen im Monat, in dem das Geld eingegangen ist, anteilig nach den Steuersätzen der Rechnung. Eine Erstattung mindert beides im Monat der Erstattung. Verrechnen Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung („Mit Gutschrift verrechnen“), zählen beide im Monat der Verrechnung und heben sich dort auf – übrig bleibt, was tatsächlich geflossen ist. Eine Gutschrift, die Sie nur von Hand als erledigt markieren, mindert nicht. Die Vorsteuer steht in beiden Sichten nach dem Belegdatum der Eingangsrechnung, denn abziehen dürfen Sie sie in der Regel, sobald Leistung und Rechnung vorliegen – auch wenn Sie selbst nach vereinnahmten Entgelten versteuern. Ausgenommen sind Anzahlungen: Deren Vorsteuer ist erst mit der Zahlung abziehbar, das berücksichtigt die Auswertung nicht. Mit welcher Sicht die Auswertung beginnt, legt die Einstellung zur Ist-Versteuerung fest. Das ist eine Vorbereitung, keine fertige Voranmeldung. Die Aufteilung nach Steuersätzen steht nicht in der Auswertung, sondern im Buchungsstapel. Für die Steuerberatung gibt es die Belege als CSV-Listen je Jahr und als Buchungsstapel im DATEV-Format je Monat, Quartal oder Jahr.

Allgemeine Informationen zum Stand 07.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.