Mahnung schreiben: Wann Verzug eintritt und was Sie verlangen dürfen

Wann Verzug eintritt

Verzug tritt in der Regel mit einer Mahnung nach Fälligkeit ein. Eine Mahnung ist dafür aber nicht immer nötig:

• Ist ein festes Zahlungsdatum vereinbart, tritt Verzug mit dessen Ablauf automatisch ein. Ein Zahlungsziel, das Sie erst in der Rechnung einseitig setzen, genügt dafür nicht.
• Ohne vereinbartes Datum und ohne Mahnung gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie in der Rechnung besonders darauf hingewiesen haben.
• Verweigert der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig, tritt Verzug sofort ein.

Was Sie ab Verzug verlangen dürfen

Ab Verzug stehen Ihnen Verzugszinsen zu. Die Höhe richtet sich nach § 288 BGB und hängt am Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank bekannt gibt und der sich zum 1. Januar und zum 1. Juli ändern kann:

• Gegenüber Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Gegenüber Unternehmen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Zusätzlich gegenüber Unternehmen: eine Pauschale von 40 Euro, unabhängig von der Höhe der Forderung

Der aktuelle Basiszinssatz

Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 Prozent. Daraus ergeben sich 6,52 Prozent gegenüber Verbrauchern und 10,52 Prozent gegenüber Unternehmen.

Rechnen Sie den Zinssatz nicht fest in Ihre Vorlagen ein. Er kann sich zweimal im Jahr ändern, der nächste Stichtag ist der 1. Januar 2027; den jeweils geltenden Wert veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.

Was in eine Mahnung gehört

• Bezug auf die Rechnung: Nummer, Datum und Betrag
• Der noch offene Betrag, falls bereits Teilzahlungen eingegangen sind
• Eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum – nicht „umgehend“
• Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahngebühren, getrennt ausgewiesen
• Die Zahlungsdaten, damit niemand suchen muss

Mahngebühren

Mahnkosten sind Verzugsschaden: Ersatz gibt es erst ab Verzug (§ 280 Abs. 2, § 286 BGB). Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, darf den Kunden deshalb nichts kosten. Für spätere Mahnungen dürfen Sie nur den tatsächlichen Aufwand ansetzen, also Papier, Druck und Porto, nicht die eigene Arbeitszeit. Bei einem Brief ist das kaum mehr als das Porto, bei einer E-Mail praktisch nichts. Der Bundesgerichtshof hat gegenüber Verbrauchern schon eine Pauschale von 2,50 Euro beanstandet, weil sie neben Druck und Porto auch Personal-, IT- und Raumkosten enthielt (Urteil vom 26. Juni 2019, VIII ZR 95/18).

Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Absatz 5 BGB ist etwas anderes: Sie steht Ihnen bei Verzug zu, ohne dass Sie Kosten nachweisen müssen – aber nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Sie wird auf den Ersatz von Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, also auf Mahnkosten ebenso wie auf spätere Anwalts- oder Inkassokosten.

Wie projectxy mahnt

projectxy führt offene Rechnungen nach Fälligkeit im Mahnwesen und schlägt sie nach einer einstellbaren Karenzzeit zum Mahnen vor. Drei Stufen mit eigenen Texten, Fristen und Gebühren stehen bereit; die erste, die Zahlungserinnerung, ist ohne Gebühr voreingestellt. Ein Mahnlauf erstellt alle fälligen Mahnungen auf einmal; gedruckt oder per E-Mail versendet wird jede einzeln.

Jede Mahnung zeigt Rechnungsbetrag, bereits Gezahltes, offenen Betrag, Gebühren und die neue Frist; die jeweils letzte lässt sich zurücknehmen, wenn die Zahlung doch noch eingeht. Verzugszinsen berechnet projectxy nicht automatisch.

Allgemeine Informationen zum Stand 04.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.