Geld · Belege & Ausgaben

Belege und Ausgaben erfassen, Vorsteuer im Blick

Belege per Foto, Beleg-Postfach oder E-Rechnung erfassen

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. projectxy liest sie ein und legt den Beleg an.

BeispielBelege & Ausgaben

Datei: rechnung_telekom.pdf (ZUGFeRD)
Erkannt: Telekom Deutschland · 59,90 € brutto
Vorsteuer: 9,56 € (19 %)
Kategorie: Telefon & Internet

Beispieldaten aus der Demo.

Das Problem

Quittungen sammeln sich im Handschuhfach, Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, und am Monatsende tippt jemand Datum, Lieferant und Betrag von jedem Beleg ab.

Die Lösung mit projectxy

In projectxy fotografieren Sie den Beleg oder leiten die E-Mail an Ihr Beleg-Postfach weiter. Mit eingeschalteter Belegerkennung liest die KI die Angaben aus; Sie prüfen den Vorschlag und speichern.

Foto statt Abtippen

Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz kommen als Vorschlag aus dem Foto – Sie bestätigen.

Ein Postfach für Belege

Eingangsrechnungen per E-Mail weiterleiten; sie warten im Posteingang auf Ihre Prüfung.

E-Rechnung inklusive

XRechnung und ZUGFeRD werden ohne KI exakt ausgelesen.

Das übernimmt projectxy

Quittungen und Eingangsrechnungen mit Datum, Lieferant, Kategorie und Betrag erfassen – Foto oder PDF anhängen.
Belegerkennung mit KI: Foto oder PDF hochladen oder an Ihr Beleg-Postfach weiterleiten – Lieferant, Datum und Beträge stehen als Vorschlag bereit, Sie prüfen und speichern.
Netto, Umsatzsteuer und Brutto werden automatisch berechnet; die enthaltene Vorsteuer fließt in die Auswertung.
E-Rechnungen (XRechnung/UBL, CII) und PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD, Factur-X) werden automatisch ausgelesen.
Fälligkeit und Zahlungsstatus für unbezahlte Eingangsrechnungen, Lieferanten als Kontakte.
Alle Belege landen im Steuerberater-Paket – sortiert nach Datum und Lieferant.

Belege und Ausgaben erfassen in drei Schritten

Unter „Ausgaben“ klicken Sie auf „Ausgabe erfassen“. Tragen Sie Belegdatum, Lieferant, Kategorie, Betrag und Umsatzsteuersatz ein und wählen Sie, ob der Betrag brutto oder netto gemeint ist. projectxy rechnet daraus Netto, Umsatzsteuer und Brutto.
Hängen Sie im Feld „Belegdatei (Foto oder PDF)“ die Quittung oder Eingangsrechnung an – als PDF, JPG, PNG oder WebP. Ist die Belegerkennung eingeschaltet, füllt der Vorschlag der KI die Felder; Sie prüfen ihn vor dem Speichern. Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, entfernen Sie den Haken „Bereits bezahlt“ und tragen „Fällig am“ ein.
E-Rechnungen laden Sie über „E-Rechnung importieren“ hoch. Nach „Datei prüfen“ zeigt projectxy Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge. „Als Beleg übernehmen“ öffnet die vorausgefüllte Ausgabe; beim Speichern legt projectxy die XML-Datei am Beleg ab.

Häufige Fragen

Welche E-Rechnungen kann projectxy einlesen?

XML-Dateien in UBL (XRechnung) und CII sowie PDF-Dateien mit eingebettetem XML (ZUGFeRD, Factur-X). Ausgelesen werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Netto, Umsatzsteuer, Brutto und die Positionen. Ein PDF ohne eingebettetes XML erfassen Sie als normalen Beleg. Der Import gehört zu den Paketen Business und Team. Empfangen können müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024); § 27 Abs. 38 UStG erleichtert nur das Ausstellen.

Berechnet projectxy die Vorsteuer automatisch?

projectxy errechnet aus Betrag und Steuersatz – 19, 7 oder 0 Prozent, je Ausgabe einer – den Umsatzsteueranteil und führt ihn in der Liste, im CSV-Export und in den Auswertungen als Vorsteuer. Ob Sie die Vorsteuer abziehen dürfen, prüft das Programm nicht: Der Abzug setzt nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung voraus. Bei aktivierter Kleinunternehmerregelung zeigen die Auswertungen keine Vorsteuer.

Liest projectxy Fotos von Belegen selbst aus?

Ja, mit der Belegerkennung in den Paketen Business und Team: Ein Foto oder PDF, das Sie hochladen oder an Ihr Beleg-Postfach senden, liest die KI aus – Lieferant, Datum, Belegnummer, Beträge, Steuersatz und Zahlungsziel. Das Ergebnis ist ein Vorschlag; gespeichert wird erst, wenn Sie ihn geprüft haben. Die Erkennung schaltet der Inhaber ein und jederzeit wieder aus, und sie steht nur zur Verfügung, wenn der Betreiber sie freigegeben hat. Ohne Erkennung tragen Sie Datum, Lieferant und Betrag selbst ein. Ob Sie das Papier nach dem Fotografieren vernichten dürfen, richtet sich nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019 mit späteren Änderungen, Rz. 130 und 136 bis 141) und setzt unter anderem eine Verfahrensdokumentation voraus.