Funktionen
Funktionen im Überblick
projectxy bündelt, was ein kleiner Betrieb jeden Tag braucht: Rechnungen und Belege, Dienstplan und Zeiten, Kalender und Touren. Eine vollständige Finanzbuchhaltung mit Jahresabschluss ist bewusst nicht enthalten.
Geld
Rechnungen, Belege und Bank
Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Zahlungen zuordnen und mahnen – und am Ende alles an die Steuerberatung übergeben.
RechnungenRechnungen in Minuten – mit Rechnungs-Check vor dem AbschließenAngeboteVom Angebot zum AuftragE-RechnungXRechnung und ZUGFeRD erstellen und einlesenBelege & AusgabenBelege per Foto, Beleg-Postfach oder E-Rechnung erfassenZahlungen & BankSehen, was bezahlt ist – und was nichtMahnungenFreundlich erinnern, konsequent mahnenFür die SteuerberatungAlles übergeben, ohne Zettelwirtschaft
Verkauf
- Angebote erstellen und in Rechnungen umwandeln
- Rechnungen mit fortlaufenden, einmalig vergebenen Nummern
- Gutschriften und Rechnungsberichtigung (Storno + neue Rechnung)
- Leistungszeitraum, Fälligkeit, Skonto, Rabatte je Position und gesamt
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) mit Pflichthinweis
- Wiederkehrende Rechnungen (monatlich bis jährlich)
- Produkte & Leistungen als Vorlagen mit Autovervollständigung
Versand & Layout
- PDF-Erstellung mit Logo, drei Layouts und Akzentfarbe
- GiroCode (Überweisungs-QR) auf Rechnungen
- E-Mail-Versand mit PDF-Anhang direkt aus der Anwendung
- XRechnung (UBL 2.1, EN 16931) je Rechnung und Gutschrift
- Druckansicht und PDF-Download
- Versandstatus und E-Mail-Verlauf je Beleg
- Belege in Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული – je Kunde wählbar
Zahlungen
- Zahlungen und Teilzahlungen zuordnen
- Offene-Posten-Liste mit Schnellerfassung
- Bankabgleich per CSV-Export Ihrer Bank (Sparkasse, Volksbank, ING, DKB, N26 u. a.)
- Automatische Vorschläge über Rechnungsnummer und Betrag
- Zahlungseingänge je Jahr als Liste und CSV
Mahnwesen
- Drei Mahnstufen mit eigenen Texten, Fristen und Gebühren
- Karenzzeit und Mindestabstand konfigurierbar
- Mahnlauf: alle mahnfähigen Rechnungen mit einem Klick
- Mahnung als PDF drucken oder per E-Mail senden
- Mahnhistorie je Rechnung, letzte Mahnung zurücknehmbar
Belege & Ausgaben
- Eingangsrechnungen und Quittungen mit Foto/PDF
- Belegerkennung mit KI und Beleg-Postfach für weitergeleitete Rechnungen
- Kategorien, Vorsteuer, Fälligkeit und Zahlungsstatus
- E-Rechnungen importieren: XRechnung/UBL, CII, ZUGFeRD-/Factur-X-PDF
- Lieferanten verwalten und Belege zuordnen
Auswertungen & Exporte
- Übersicht mit Umsatz, offenen Posten, Überfälligem und Ergebnis
- Monats- und Quartalsübersicht mit USt.-Zahllast (Vorbereitung der Voranmeldung)
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Zahlung und Umsatzsteuer – eine Vorbereitung für die Buchhaltung, keine Steuererklärung
- Top-Kunden, Ausgaben nach Kategorie
- CSV-Exporte für Excel (Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen, Kontakte)
- Steuerberater-Paket als ZIP mit PDFs, Belegen und XML
Planung & Kalkulation
- Angebotskalkulation je Beleg: Stunden, Stundensatz, Material, Fremdleistungen und Zielmarge – nur intern, nie auf dem Beleg
- Personalplanung mit Arbeitgeberanteil, Lohnnebenkosten und Jahreshochrechnung
- Brutto-Netto-Rechner für Löhne und Gehälter
Team
Dienstplan, Zeiten und Verträge
Schichten planen, Arbeitszeiten erfassen, Urlaub genehmigen und Arbeitsverträge erstellen – mit eigenen Konten für Ihre Mitarbeiter.
Dienstplan
Die Woche in zwei Klicks planen – mit Vorschlag
- Raster für Woche und Monat: Tippen auf eine Zelle wechselt die Schicht – ohne Formular und ohne Seitenwechsel.
- „Vorwoche übernehmen“ oder „Woche vorschlagen“; mit dem KI-Assistenten plant projectxy die Woche nach Ihren Regeln. Der Vorschlag bleibt ein Entwurf, bis Sie ihn übernehmen.
- Schichtvorlagen wie Früh, Spät oder Nacht mit Zeiten und Pausen.
- Urlaub und Krankheit stehen im Plan; Hinweise zu Pausen, Ruhezeit und Höchstarbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz erscheinen an der Schicht.
- Veröffentlichen mit einem Klick: Ihre Mitarbeiter sehen ihren Plan mit eigenem Konto auf dem Handy, dazu als PDF.
Zeiterfassung & Urlaub
Stempeln, Stunden und Urlaubskonten an einem Ort
- Stempeln mit einem Tipp: Kommen, Pause, Gehen – auf dem Handy, am Tablet oder am Rechner.
- Monatsübersicht mit Soll, Ist und Saldo je Mitarbeiter; Nachträge nur mit Begründung, gekennzeichnet und im Protokoll.
- Hinweise nach Arbeitszeitgesetz zu Pausen, Ruhezeit und täglicher Höchstarbeitszeit – als Warnung, nicht als Sperre.
- Urlaub beantragen und mit einem Klick genehmigen; das Urlaubskonto rechnet Anspruch und Resturlaub mit.
- Zeiten einem Kunden zuordnen und daraus einen Rechnungsentwurf erstellen.
Dokumente & Arbeitsverträge
Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Schreiben aus Vorlagen
- Mehr als 20 Vorlagen: Arbeitsverträge (unbefristet, befristet, Teilzeit, Minijob, Aushilfe), Bescheinigungen, Zeugnisse, Abmahnung, Kündigung, Quittung und Abnahmeprotokoll.
- Angaben aus Firmendaten und Mitarbeiterakte werden übernommen – Sie prüfen und ergänzen nur, was fehlt.
- Prüfung nach Nachweisgesetz: Die Liste zeigt, welche Pflichtangaben nach § 2 NachwG vorhanden sind und welche fehlen.
- Eigene Vorlagen mit Platzhaltern; jedes Dokument als PDF mit Unterschriftsfeldern, die unterschriebene Fassung legen Sie als Datei dazu.
- Die Vorlagen sind Muster und ersetzen keine Rechtsberatung.
Organisation
Kalender, Touren und KI-Assistent
Alle Termine und Fristen in einem Kalender, Touren mit Karte für Ihre Fahrer und ein Assistent, der aus einem Satz einen Entwurf macht.
Kalender
Alles mit Datum an einem Ort – auch im eigenen Kalender
- Ansichten Liste, Tag, Woche und Monat; die Liste zeigt die nächsten Tage auf einen Blick.
- Fälligkeiten, Zahlungsziele, Mahnfristen, Angebotsablauf, wiederkehrende Rechnungen und Steuertermine erscheinen von selbst.
- Schichten, Urlaub und Touren kommen aus Dienstplan und Tourenplanung – ohne doppelte Eingabe.
- Eigene Termine mit Kunde, Ort, Erinnerung und Wiederholung; mit dem KI-Assistenten genügt ein Satz.
- Kalender-Abo für Google Kalender, Outlook und Apple Kalender: Ihre Termine stehen dort, wo Sie ohnehin hinschauen.
Tourenplanung
Touren mit Karte, bester Reihenfolge und Liefernachweis
- Stopps aus Ihren Kunden, mit Zeitfenster und Notiz; wiederkehrende Touren als Vorlage.
- Karte der Tour und „Beste Reihenfolge vorschlagen“ – Fahrzeit und Strecke werden berechnet.
- Fahrer-Ansicht „Meine Touren“: nächster Stopp, Anrufen und Navigation mit einem Tipp.
- Liefernachweis mit Foto, Unterschrift und Name des Empfängers; Probleme meldet der Fahrer direkt am Stopp.
- Kein GPS-Tracking: Gespeichert werden nur die Zeitpunkte von Ankunft und Erledigung.
KI-Assistent
Termin, Rechnung oder Dokument aus einem Satz – Sie bestätigen
- Termin, Rechnung, Angebot, Dokument oder Tour aus einem Satz – abgeglichen mit Ihren Kunden, Artikeln und Mitarbeitern.
- Belegerkennung: Foto oder PDF hochladen oder an das Beleg-Postfach senden – Lieferant, Datum und Beträge werden ausgelesen.
- Wochenvorschlag für den Dienstplan nach Wochenstunden, Arbeitstagen, Urlaub und Ihren Regeln.
- Texte für Versand und Mahnung im gewünschten Ton; „Frag projectxy“ beantwortet Fragen zu Ihren Zahlen und zur Bedienung.
- Nur nach Einwilligung des Inhabers, jederzeit abschaltbar; Ihre Daten werden nicht zum Trainieren verwendet.
Überall
Im Browser, auf dem Handy, in Ihrer Sprache
projectxy läuft im Browser auf Rechner, Tablet und Handy – mit Rollen für Ihr Team und einer Oberfläche in 12 Sprachen.
Handy & App
Im Browser auf jedem Gerät, Android-App als Vorabversion
- Für das Handy gebaut: große Tippflächen, Leiste unten, Belege direkt mit der Kamera fotografieren.
- Auf den Startbildschirm legen: projectxy öffnet sich dann wie eine App.
- Mitarbeiter mit eigenem Konto sehen nur ihren Plan, ihre Zeiten, ihren Urlaub und ihre Touren.
- Oberfläche in 12 Sprachen: Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული
- Die Android-App ist als Vorabversion in Arbeit, die iOS-App folgt. Ihre Daten sind im Browser und in der App dieselben.
Zusammenarbeit & Sicherheit
- Mehrere Benutzer mit Rollen (Inhaber, Mitarbeiter, Buchhaltung)
- Bis zu drei eigene Unternehmen pro Konto, jedes mit eigenem Paket
- Zwei-Faktor-Anmeldung, Anmeldesperre, Protokoll wichtiger Vorgänge
- Benachrichtigungen zu Überfälligem, fälligen Wiederholungen und Zugang
- Erklärungen zu Fachbegriffen direkt in der Anwendung
- Oberfläche in 12 Sprachen: Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული
Zugang erhalten
Zugang anfragen oder Einladung nutzen – nach kurzer Prüfung schalten wir Ihr Unternehmen frei, ohne Zahlungsdaten.