Hilfe & FAQ

Glossar

Diese Erklärungen erscheinen auch in der Anwendung hinter dem ?-Symbol.

USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

Eine Nummer für Geschäfte innerhalb der EU, z. B. DE123456789. Sie beantragen sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Für rein deutsche Kunden genügt die Steuernummer.

Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)

Bei bestimmten Leistungen an Firmen im EU-Ausland weisen Sie keine Umsatzsteuer aus – der Kunde versteuert die Leistung selbst. Auf die Rechnung gehört dann ein entsprechender Hinweis.

Steuerbehandlung (Reverse Charge, EU, Drittland)

Je Beleg: Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer, Reverse Charge für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland oder bestimmte Inlandsfälle (§ 13b UStG), steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b UStG) oder Ausfuhr in ein Drittland (§ 4 Nr. 1a UStG). Ohne Umsatzsteuer setzt projectxy den Pflichthinweis und die USt-IdNr. des Kunden auf den Beleg; EU-Umsätze erscheinen in der Zusammenfassenden Meldung unter Auswertung.

ZUGFeRD

Ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar mitgeliefert werden. Der Empfänger sieht ein normales PDF, seine Software kann die Daten aber direkt einlesen.

Steuersatz

Der Prozentsatz der Umsatzsteuer auf eine Position. Meist 19 %, ermäßigt 7 % (z. B. Bücher, Lebensmittel), 0 % bei steuerfreien Leistungen.

Netto / Brutto

Netto ist der Preis ohne Umsatzsteuer, Brutto der Preis inklusive Umsatzsteuer – also das, was der Kunde tatsächlich bezahlt.

Umsatzsteuer (USt.)

Die Steuer, die Sie auf Ihre Leistungen aufschlagen und ans Finanzamt abführen. In Deutschland meist 19 %, für bestimmte Leistungen 7 %.

Vorsteuer

Die Umsatzsteuer, die Sie selbst auf Einkäufe bezahlt haben. Sie können sie mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen (USt.-Zahllast).

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Wer unter bestimmten Umsatzgrenzen bleibt, darf auf die Umsatzsteuer verzichten. Dann darf auf Rechnungen keine USt. ausgewiesen werden – projectxy setzt den Pflichthinweis automatisch.

Kleinunternehmergrenze (§ 19 Abs. 1 UStG)

Seit 2025: Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Gesamtumsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Wird die 100.000 € überschritten, endet die Regelung sofort – der überschreitende Umsatz ist steuerpflichtig, frühere Umsätze bleiben steuerfrei. Gezählt wird nach Zahlungseingang, ohne Umsatzsteuer; steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 ff. UStG zählen nicht mit und wären abzuziehen. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr. Die Ampel in der Auswertung ersetzt keine Steuerberatung.

Leistungsdatum / Leistungszeitraum

Der Tag oder Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde. Eine Pflichtangabe auf Rechnungen – bei Monatsleistungen z. B. „01.08. – 31.08.“.

Fälligkeit

Der Tag, bis zu dem der Kunde bezahlen soll. Danach ist die Rechnung überfällig und kann gemahnt werden.

Kalkulation (intern)

Ihre geplanten Kosten zu einem Angebot oder einer Rechnung: eigene Stunden, Material, Fremdleistungen, Fahrt. Nur intern sichtbar – nie auf Belegen, in Exporten oder in der Suche.

Geplanter Überschuss

Nettopreis minus geplante Kosten inklusive Risikopuffer. Eine Planungsgröße für Preisentscheidungen – kein realisierter Gewinn, da Steuern, Gemeinkosten und Zahlungsausfälle fehlen.

Abrechnungsplan

Der Plan, was zu einem Vertrag wann abgerechnet werden soll (Pauschalen je Zeitraum, Meilensteine, Freigaben). Fehlt zu einem fälligen Zeitraum die Rechnung, erscheint ein Prüfhinweis – Rechnungen entstehen nur auf Ihren Klick.

Automatisierungs-Modi

Vorschau zeigt nur, was passieren würde. Beobachten legt Vorschläge zur Freigabe ab. Aktiv erstellt Mahnungen automatisch (ohne Versand). Ein zentraler Schalter pausiert alles.

Skonto

Ein Preisnachlass, wenn der Kunde besonders schnell zahlt – z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.

Abschlagsrechnungen

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung über einen Teilbetrag. In der Schlussrechnung desselben Auftrags wird sie wieder abgesetzt.

Gutschrift / Stornorechnung

Eine Gutschrift (Stornorechnung) hebt eine abgeschlossene Rechnung ganz oder teilweise auf – danach kann eine neue, richtige Rechnung erstellt werden.

Mahnstufen

Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung: Jede Stufe hat eigenen Text, Frist und Gebühr. Mahngebühren dürfen nur den tatsächlich entstandenen Verzugsschaden abbilden, etwa Porto – nicht die eigene Arbeitszeit.

GiroCode

Ein QR-Code auf der Rechnung, den Kunden mit der Banking-App scannen. IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden automatisch übernommen.

E-Rechnung / XRechnung

Eine Rechnung als strukturierte XML-Datei nach dem europäischen Standard EN 16931. Behörden in Deutschland verlangen die XRechnung; seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Leitweg-ID

Eine Kennung öffentlicher Auftraggeber in Deutschland. Sie wird als Käuferreferenz in der XRechnung benötigt.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Eine vereinfachte Gewinnermittlung nach dem Zuflussprinzip (§ 11 EStG): Einnahmen zählen, wenn das Geld eingeht, Ausgaben, wenn sie bezahlt sind. In projectxy entspricht ihr die Auswertung nach Zahlung – eine Vorbereitung dafür, keine Steuererklärung.

Ergebnis nach Rechnungsdatum (Soll)

Einnahmen zählen mit dem Datum der Rechnung, auch solange sie nicht bezahlt ist. Das ist nicht die steuerliche EÜR: Sie rechnet nach dem Zahlungszeitpunkt (§ 11 EStG). Dafür gibt es in der Auswertung die Sicht nach Zahlung.

Ist-Versteuerung (§ 20 UStG)

Mit Genehmigung des Finanzamts schulden Sie die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld eingeht, nicht schon mit der Rechnung. Ist das hier gesetzt, zeigen Auswertung und Übersicht zuerst die Sicht nach Zahlung. Auf Ihre Belege wirkt sich die Einstellung nicht aus.

Voranmeldungszeitraum

Wie oft Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben (§ 18 Abs. 2 UStG): vierteljährlich ist die Regel, monatlich bei mehr als 9.000 € Zahllast im Vorjahr oder in den ersten zwei Jahren nach Gründung. Das Finanzamt teilt Ihnen den Zeitraum mit. Abgabe bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums.

Anlage EÜR (Vorbereitung)

Die Zeilen der Anlage EÜR mit den Beträgen aus projectxy – Einnahmen nach Zahlungseingang, bezahlte Ausgaben nach ihrer Kategorie. Abschreibungen, Personal, Fahrzeugkosten und Zahlungen an das Finanzamt kennt projectxy nicht; die ergänzen Sie in ELSTER oder mit Ihrer Steuerberatung.

Offene Posten

Alle Rechnungen, die noch nicht (vollständig) bezahlt sind.

USt.-Zahllast

Eingenommene Umsatzsteuer minus gezahlte Vorsteuer – der Betrag, der ans Finanzamt geht (oder erstattet wird).