Pomoc i FAQ

Słownik pojęć

Te wyjaśnienia pojawiają się także w aplikacji pod symbolem ?.

Nr VAT UE (numer identyfikacji podatkowej dla VAT)

Numer do transakcji wewnątrz UE, np. DE123456789. Wnioskujesz o niego w Federalnym Urzędzie Podatkowym. Przy wyłącznie niemieckich klientach wystarczy numer podatkowy.

Odwrotne obciążenie (obowiązek podatkowy po stronie nabywcy)

Przy niektórych usługach dla firm z innych krajów UE nie wykazujesz VAT – podatek rozlicza sam nabywca. Na fakturze musi wtedy znaleźć się odpowiednia adnotacja.

Traktowanie podatkowe (odwrotne obciążenie, UE, kraj trzeci)

Na każdy dokument: zwykłe opodatkowanie z VAT, odwrotne obciążenie dla usług dla firm w innych krajach UE lub określonych przypadków krajowych (§ 13b UStG), zwolniona dostawa wewnątrzwspólnotowa (§ 4 nr 1b UStG) lub eksport do kraju trzeciego (§ 4 nr 1a UStG). Bez VAT projectxy umieszcza na dokumencie obowiązkową adnotację i NIP UE klienta; obroty unijne pojawiają się w informacji podsumowującej w Raportach.

ZUGFeRD

Plik PDF, w którym dane faktury dołączone są dodatkowo w postaci czytelnej maszynowo. Odbiorca widzi zwykły PDF, ale jego program może wczytać dane bezpośrednio.

Stawka podatku

Procentowa stawka VAT dla pozycji. Zwykle 19 %, obniżona 7 % (np. książki, żywność), 0 % przy usługach zwolnionych.

Netto / brutto

Netto to cena bez VAT, brutto to cena z VAT – czyli to, co klient faktycznie płaci.

Podatek od towarów i usług (VAT)

Podatek, który doliczasz do swoich usług i odprowadzasz do urzędu skarbowego. W Niemczech zwykle 19 %, dla niektórych usług 7 %.

VAT naliczony

VAT, który sam zapłaciłeś przy zakupach. Możesz go rozliczyć z VAT-em należnym (zobowiązanie z tytułu VAT).

Zwolnienie dla małych przedsiębiorców (§ 19 UStG)

Kto mieści się poniżej określonych progów obrotu, może zrezygnować z VAT. Wtedy na fakturach nie wolno wykazywać VAT – projectxy dodaje obowiązkową adnotację automatycznie.

Próg małego przedsiębiorcy (§ 19 ust. 1 UStG)

Od 2025: małym przedsiębiorcą jest ten, kto w poprzednim roku miał najwyżej 25.000 € obrotu całkowitego i w bieżącym roku nie przekracza 100.000 €. Po przekroczeniu 100.000 € zwolnienie kończy się natychmiast – obrót przekraczający próg jest opodatkowany, wcześniejsze obroty pozostają zwolnione. Liczy się według wpływu płatności, bez VAT; obroty zwolnione według § 4 nr 8 i nast. UStG nie są liczone i należałoby je odjąć. W roku założenia próg 25.000 € dotyczy bieżącego roku. Sygnalizacja w analizach nie zastępuje doradztwa podatkowego.

Data wykonania / okres wykonania usługi

Dzień lub okres, w którym wykonano usługę. Obowiązkowa informacja na fakturze – przy usługach miesięcznych np. „01.08. – 31.08.”.

Termin płatności

Dzień, do którego klient ma zapłacić. Po tej dacie faktura jest po terminie i można wysłać wezwanie.

Kalkulacja (wewnętrzna)

Twoje planowane koszty do oferty albo faktury: godziny własne, materiał, usługi obce, dojazdy. Widoczne tylko wewnętrznie – nigdy na dokumentach, w eksportach ani w wyszukiwarce.

Planowana nadwyżka

Cena netto minus planowane koszty wraz z buforem ryzyka. Wielkość planistyczna do decyzji cenowych – nie zrealizowany zysk, bo brak w niej podatków, kosztów ogólnych i nieściągalnych należności.

Plan rozliczeń

Plan tego, co i kiedy ma być rozliczone w ramach umowy (ryczałty za okres, kamienie milowe, zatwierdzenia). Jeśli dla wymagalnego okresu brakuje faktury, pojawia się wskazówka kontrolna – faktury powstają wyłącznie po Twoim kliknięciu.

Tryby automatyzacji

Podgląd pokazuje tylko, co by się stało. Obserwacja odkłada podpowiedzi do zatwierdzenia. Tryb aktywny tworzy wezwania automatycznie (bez wysyłki). Jeden centralny przełącznik wstrzymuje wszystko.

Skonto

Upust, gdy klient płaci szczególnie szybko – np. 2 % przy zapłacie w ciągu 7 dni.

Faktury zaliczkowe

Faktura zaliczkowa to pełnoprawna faktura na część kwoty. W fakturze końcowej tego samego zlecenia zostaje odliczona.

Faktura korygująca / anulująca

Faktura korygująca (faktura anulująca) znosi zatwierdzoną fakturę w całości lub w części – następnie można wystawić nową, poprawną fakturę.

Stopnie wezwań

Przypomnienie o płatności, 1. wezwanie, 2. wezwanie: każdy stopień ma własny tekst, termin i opłatę. Opłaty za wezwanie mogą odzwierciedlać tylko rzeczywiście poniesioną szkodę z tytułu zwłoki, np. koszty pocztowe – nie własny czas pracy.

GiroCode

Kod QR na fakturze, który klient skanuje aplikacją bankową. Numer IBAN, kwota i tytuł przelewu są przejmowane automatycznie.

E-faktura / XRechnung

Faktura w postaci ustrukturyzowanego pliku XML zgodnego z europejskim standardem EN 16931. Urzędy w Niemczech wymagają formatu XRechnung; od 2025 roku firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury.

Leitweg-ID

Identyfikator publicznych zamawiających w Niemczech. Jest wymagany w XRechnung jako referencja nabywcy.

Uproszczony rachunek nadwyżki przychodów (EÜR)

Uproszczone ustalenie zysku metodą kasową (§ 11 EStG): przychody liczą się w chwili wpływu pieniędzy, wydatki w chwili zapłaty. W projectxy odpowiada mu raport według płatności – przygotowanie do tego, nie zeznanie podatkowe.

Wynik według daty faktury (metoda memoriałowa)

Przychody liczą się z datą faktury, także dopóki nie jest zapłacona. To nie jest podatkowy rachunek EÜR: liczy on według chwili zapłaty (§ 11 EStG). Do tego służy w raporcie widok według płatności.

Metoda kasowa w VAT (§ 20 UStG)

Za zgodą urzędu skarbowego VAT jest należny dopiero z chwilą wpływu pieniędzy, a nie już z wystawieniem faktury. Jeśli to zaznaczono, raport i przegląd pokazują najpierw widok według płatności. Ustawienie nie wpływa na Twoje dokumenty.

Okres deklaracji

Jak często składasz deklarację wstępną VAT (§ 18 ust. 2 UStG): regułą jest kwartał, miesięcznie przy ponad 9 000 € do zapłaty w poprzednim roku lub w pierwszych dwóch latach po założeniu. Okres podaje urząd skarbowy. Termin: 10. dzień po zakończeniu okresu.

Załącznik EÜR (przygotowanie)

Wiersze załącznika EÜR z kwotami z projectxy – przychody wg wpływu, zapłacone wydatki wg kategorii. Amortyzacji, personelu, kosztów pojazdu i płatności do urzędu projectxy nie zna; uzupełnij je w ELSTER lub z doradcą podatkowym.

Nierozliczone pozycje

Wszystkie faktury, które nie zostały (w pełni) opłacone.

Zobowiązanie z tytułu VAT

VAT należny minus zapłacony VAT naliczony – kwota, która trafia do urzędu skarbowego (albo podlega zwrotowi).