Polityka prywatności

Prawnie wiążąca jest niemiecka wersja tej strony. Deutsch

Jeszcze niekompletne: Ten tekst opisuje faktycznie wdrożone przetwarzanie danych w aplikacji. Administrator, dostawca hostingu, okres przechowywania dzienników serwera i ewentualnie inspektor ochrony danych są symbolami zastępczymi i przed publikacją muszą zostać uzupełnione oraz sprawdzone pod względem prawnym.

1. Administrator danych

ProjectXY
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@Projectxy.de

2. Jakie dane przetwarzamy

Konto: Adres e-mail, imię i nazwisko, hasło (zapisane wyłącznie jako skrót), preferowany język, czas rejestracji i logowań, opcjonalnie klucz logowania dwuskładnikowego.

Dane firmy: Dane firmy, numery podatkowe, dane bankowe, logo, dane klientów i dostawców, dokumenty, płatności, wgrane pliki. Te dane wprowadzasz jako użytkownik; są przetwarzane wyłącznie w celu udostępniania aplikacji.

Dzienniki: Dla bezpieczeństwa i możliwości prześledzenia zdarzeń zapisujemy logowania (także nieudane) wraz z adresem IP oraz istotne zmiany (np. zatwierdzenie faktury, usunięcia) wraz z użytkownikiem i czasem. Nieudane próby logowania usuwane są po 15 minutach.

Dzienniki serwera: Przy każdym wywołaniu serwer WWW naszego dostawcy hostingu zapisuje w dzienniku dostępu adres IP, czas, wywołany adres i identyfikator przeglądarki. Służy to eksploatacji, wyszukiwaniu błędów i obronie przed atakami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); dane nie są łączone z innymi danymi. Dostawca hostingu usuwa te dzienniki po [SYMBOL ZASTĘPCZY – Okres przechowywania dzienników serwera u dostawcy hostingu (np. „7 dniach”)].

Nieznalezione adresy: Aby znaleźć błędne odsyłacze, zapisujemy żądany adres, stronę odsyłającą, liczbę wywołań i czas – bez adresu IP i bez oznaczenia odwiedzającego. Wpisy są usuwane po 90 dniach.

E-maile: Wysłane przez Ciebie dokumenty i wiadomości systemowe zapisywane są w skrzynce nadawczej wraz z odbiorcą, tematem i treścią.

Formularz kontaktowy: Imię i nazwisko, adres e-mail, wiadomość i adres IP w celu udzielenia odpowiedzi. Na podany adres wysyłamy automatyczne potwierdzenie otrzymania, bez treści Twojej wiadomości; aby zapobiegać nadużyciom, przez jeden dzień liczymy te potwierdzenia dla każdego adresu, nie zapisując samego adresu.

Bezpłatny generator faktur: Dane z formularza wykorzystujemy wyłącznie do utworzenia pliku PDF: Twoje własne dane – aby zrealizować Twoje zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), dane Twojego klienta – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w utworzeniu zamówionej faktury (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Administratorem jesteśmy my; w przypadku bezpłatnego generatora faktur nie zawiera się umowy powierzenia przetwarzania danych. Dane nie są zapisywane i po wydaniu pliku zostają odrzucone. Aby ograniczyć bezpłatne korzystanie do pięciu faktur dziennie, zapisujemy Twój adres IP i czas utworzenia każdej faktury (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i usuwamy je najpóźniej po 30 dniach.

3. Cele i podstawy prawne

Świadczenie usługi uzgodnionej w umowie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), bezpieczeństwo systemu i przeciwdziałanie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wypełnienie ustawowych obowiązków przechowywania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W zakresie, w jakim przetwarzasz dane swoich klientów i dostawców, jesteś administratorem; my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Dane konta i umowy	Prowadzenie konta, udostępnianie aplikacji, rozliczanie taryfy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Dane firmy, klientów i dokumentów, które Państwo wprowadzają	Tworzenie, wysyłka i zarządzanie Państwa dokumentami – jako podmiot przetwarzający na Państwa zlecenie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, umowa powierzenia przetwarzania
Formularz kontaktowy	Odpowiedź na Państwa zapytanie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO przy pytaniach dotyczących umowy, w pozostałych przypadkach lit. f (nasz interes w odpowiadaniu na zapytania)
E-maile systemowe (potwierdzenie adresu, reset hasła, zaproszenia, informacje o koncie)	Wykonanie umowy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Dziennik logowań i blokada prób logowania	Bezpieczeństwo kont, zapobieganie nadużyciom	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Dzienniki serwera dostawcy hostingu	Eksploatacja, wyszukiwanie błędów i bezpieczeństwo strony	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Statystyka odwiedzin	Pomiar zasięgu strony	Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Newsletter do zainteresowanych	Wysyłka newslettera, dowód zgody	Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO; dowód: lit. c i f
E-maile reklamowe do klientów	Informacje o własnych podobnych usługach	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, § 7 ust. 3 UWG
Lista blokad i liczenie kliknięć	Trwałe przestrzeganie wypisań, pomiar skuteczności e-maili reklamowych	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Przechowywanie dokumentów i związanych z nimi dzienników	Ustawowe obowiązki przechowywania (§ 147 AO, § 257 HGB)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO

4. Pliki cookie, pamięć przeglądarki i statystyka

To, co niezbędne do logowania, bezpieczeństwa i Twoich własnych ustawień, zapisujemy bez zgody (§ 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG). Statystyka odwiedzin działa tylko za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO) – tutaj, równie łatwo, jak jej udzieliłeś. Nie ma śledzenia, reklamowych plików cookie ani osadzania zewnętrznych skryptów czy czcionek.

Nazwa	Rodzaj i cel	Okres przechowywania	Podstawa prawna
`__Host-pxy_sess`	Plik cookie. Utrzymuje zalogowanie i chroni formularze przed wysyłką z zewnątrz.	do zamknięcia przeglądarki	niezbędne – § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG; art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO
`pxy_remember`	Plik cookie, tylko jeśli wybierzesz „Nie wylogowuj mnie”. Loguje Cię automatycznie na tym urządzeniu.	30 dni	niezbędne – § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG; art. 6 ust. 1 lit. b RODO
`pxy_lang`	Plik cookie. Zapamiętuje wybrany język.	1 rok	niezbędne – § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG; art. 6 ust. 1 lit. f RODO
`pxy_consent`	Plik cookie. Zapisuje Twoje ustawienia prywatności, abyśmy nie pytali ponownie przy każdej wizycie.	1 rok	niezbędne – § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG; art. 7 ust. 1 RODO
`pxy_theme, pxy_nav, pxy_preview`	Pamięć przeglądarki (localStorage). Zapamiętuje to, co sam ustawisz: jasny lub ciemny wygląd, zwinięte menu, podgląd w edytorze dokumentów.	dopóki tego nie zmienisz lub nie usuniesz danych przeglądarki	niezbędne – § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG
`sw.js`	Service Worker (skrypt w przeglądarce). Pozwala dodać projectxy do ekranu startowego i bez połączenia pokazuje stronę z informacją; nie zapisuje stron ani danych.	do czasu usunięcia danych przeglądarki	niezbędne – § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG
`Statystyka odwiedzin`	Nic nie jest zapisywane na Twoim urządzeniu. Liczone są strona, język i witryna odsyłająca. Aby drugie wejście nie zostało policzone podwójnie, z adresu IP i oznaczenia przeglądarki powstaje krótki kod z wartością losową, która zmienia się codziennie; sam adres IP nie jest zapisywany.	90 dni	tylko za zgodą – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Statystyka odwiedzin: Z adresu IP, identyfikatora przeglądarki i codziennie zmienianej wartości losowej tworzymy skrót, którego nie da się odwrócić. Samego adresu IP w tym celu nie zapisujemy, a następnego dnia żadnej wizyty nie da się już powiązać z wcześniejszą. Liczby widzi tylko operator, w formie zbiorczej; nie są one przekazywane dalej.

Dowód Twojego wyboru: Każdy wybór zapisujemy z losowym identyfikatorem z pliku cookie i czasem – bez adresu IP i bez powiązania z Twoim kontem. Te wpisy usuwamy po trzech latach.

5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Hosting: ProjectXY. Dostawca hostingu utrzymuje serwery z aplikacją i bazą danych oraz prowadzi dzienniki serwera (punkt 2). Działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.

Wysyłka e-maili: Wiadomości systemowe i wysyłane przez Państwa dokumenty wychodzą przez serwer pocztowy skonfigurowany przez operatora – lub przez Państwa własny, jeśli wpiszą go Państwo w ustawieniach. Dalszych podmiotów przetwarzających dla hostingu i wysyłki e-maili wraz z siedzibą wymienia umowa powierzenia przetwarzania.

Usługa płatnicza: Tylko jeśli płacą Państwo fakturę operatora online: link do płatności prowadzi na stronę płatności Mollie B.V., Amsterdam (Holandia). Przekazujemy tam kwotę, walutę, numer faktury i adres, na który wracają Państwo po płatności. To, co wpiszą Państwo na stronie płatności, Mollie przetwarza jako samodzielny administrator zgodnie ze swoją polityką prywatności; bez płatności online Mollie nie otrzymuje niczego.

Pobieranie danych z konta: Tylko jeśli łączysz konto bankowe w uzgodnieniu z bankiem: logowanie do banku odbywa się w formularzu finAPI GmbH, Monachium (Niemcy), usługi dostępu do informacji o rachunku z zezwoleniem BaFin; Twoje dane dostępowe do banku otrzymuje wyłącznie finAPI, nie my. Na nasze zlecenie finAPI pobiera rachunki (nazwa, IBAN, posiadacz) i transakcje (data, kwota, tytuł, nazwa kontrahenta) jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych; zgodę na pobieranie danych z rachunku wyrażasz wobec finAPI w formularzu. Jeśli rozłączysz połączenie, usuniemy je w finAPI; pobrane już transakcje pozostają w uzgodnieniu z bankiem, dopóki ich nie usuniesz.

Mapy i trasy (planowanie tras): Tylko jeśli korzystasz z planowania tras: kafelki mapy Twoja przeglądarka pobiera bezpośrednio od MapTiler AG, Zurych (Szwajcaria); MapTiler otrzymuje przy tym Twój adres IP i wyświetlany fragment mapy. Na potrzeby wyszukiwania adresów przekazujemy adres przystanku do MapTiler; wynik zapisujemy przy kontakcie, aby nie wyszukiwać go za każdym razem. Na potrzeby czasów jazdy i odległości przekazujemy wyłącznie współrzędne – bez nazwisk – do openrouteservice firmy HeiGIT gGmbH, Heidelberg (Niemcy). Oba podmioty działają jako podmioty przetwarzające na podstawie umowy powierzenia przetwarzania. Nie rejestrujemy lokalizacji kierowców: zapisywane są tylko chwile, w których przystanek oznaczono jako „na miejscu”, „zakończony” lub „problem”, a na życzenie zdjęcie, podpis i nazwisko odbiorcy jako potwierdzenie dostawy.

Rozpoznawanie dokumentów (AI): Tylko jeśli Twoja firma włączyła rozpoznawanie dokumentów: zdjęcia i pliki PDF faktur przychodzących, które przesyłasz lub wysyłasz na swoją skrzynkę na dokumenty, przekazujemy w celu analizy do Anthropic PBC, San Francisco (USA); dla klientów w EOG stroną umowy jest Anthropic Ireland Limited, Dublin. Anthropic odczytuje z nich dostawcę, datę, numer dokumentu, kwoty, stawkę podatku, termin płatności i dane bankowe i działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia ze standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej. Przekazane dokumenty są usuwane u Anthropic najpóźniej po 30 dniach i nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Wynik i odpowiedź usługi (bez obrazu) zapisujemy przy dokumencie, aby pozostało jasne, skąd pochodzą dane. Właściciel może w każdej chwili wyłączyć rozpoznawanie; dokumenty zawsze można też wprowadzić ręcznie.

Asystent AI: Tylko jeśli Twoja firma włączyła asystenta AI (zgoda właściciela przy pierwszym użyciu): w celu propozycji – terminu, faktury, oferty, dokumentu lub trasy z jednego zdania, tekstu do wysyłki lub upomnienia, odpowiedzi na pytanie o Twoje wskaźniki lub o pomoc oraz tygodniowej propozycji grafiku – przekazujemy Twoje dane i tylko niezbędne do tego informacje do Anthropic PBC, San Francisco (USA); dla klientów z EOG stroną umowy jest Anthropic Ireland Limited, Dublin. W zależności od funkcji są to dzisiejsza data, jednostki, stawki podatku, szablony i pola, rodzaj, numer, kwoty i terminy dokumentu, przy pytaniach o Twoje liczby wskaźniki Twojej firmy wraz z nazwami klientów i obrotami, przy propozycji tygodniowej imiona, czas pracy i dni nieobecności. Nazwy klientów, artykułów i pracowników z odpowiedzi sami porównujemy z Twoimi danymi. Anthropic działa jako podmiot przetwarzający na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), usuwa dane najpóźniej po 30 dniach i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli. Zapisywane jest tylko to, co sam potwierdzisz po sprawdzeniu; do rozliczeń zapisujemy dla każdego zapytania czas, cel, liczbę tokenów i koszty, bez treści. Właściciel może w każdej chwili wyłączyć asystenta AI.

Kopia zapasowa poza siedzibą: Operator może zlecić wysłanie kopii kopii zapasowej bazy danych na zarządzaną przez siebie skrzynkę pocztową. Jest ona zaszyfrowana hasłem (AES-256-GCM), które zna tylko operator; dostawca skrzynki nie może jej odczytać.

Państwo trzecie: Przekazywanie do krajów poza UE i EOG odbywa się tylko w dwóch przypadkach: do mapy i wyszukiwania adresów w planowaniu tras korzystamy z MapTiler w Szwajcarii, dla której istnieje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). W ramach rozpoznawania dokumentów – tylko jeśli Twoja firma je włączyła – przekazujemy dokumenty do Anthropic w USA na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Pozostali nasi podmioty przetwarzające przetwarzają dane zgodnie z umowami z nami wyłącznie w UE.

6. Okres przechowywania

Dane konta do czasu usunięcia konta. Dane firmy do czasu usunięcia konta firmowego; proszę pamiętać o własnych ustawowych okresach przechowywania (zwykle 8 lub 10 lat). Usunięte dane pozostają jeszcze przez 90 dni w koszu, z którego operator może je przywrócić – potem są usuwane na stałe. Kopie zapasowe są regularnie nadpisywane. Zapytania kontaktowe usuwamy po rozpatrzeniu, najpóźniej po 180 dni; zapytania, które nie zostały rozpatrzone, najpóźniej po 360 dniach. Jeśli usuną Państwo konto, usuwamy imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść Państwa zapytań.

Szczegółowo obowiązują następujące terminy; wartości pochodzą z samego programu, który stosuje je codziennie.

Dane	Okres przechowywania
Dzienniki serwera dostawcy hostingu	[SYMBOL ZASTĘPCZY – Okres przechowywania dzienników serwera u dostawcy hostingu (np. „7 dniach”)]
Dziennik aplikacji (logowania, ustawienia, zmiany)	2 lata; adres IP w nim 90 dni
Dziennik dokumentów, płatności i wydatków (istotny podatkowo)	10 lat od końca roku kalendarzowego
Skrzynka nadawcza (wysłane e-maile)	Treść jeden rok; odbiorca, temat i czas 2 lata, przy zarchiwizowanych plikach dokumentów tak długo jak plik
Nieudane próby logowania (blokada logowania)	15 minut na blokadę, najpóźniej 30 dni
Zapytania kontaktowe	po załatwieniu, najpóźniej po 180 dni; niezałatwione po 360 dniach; adres IP po 90 dniach
Konta bez potwierdzonego adresu e-mail (bez firmy)	14 dni od rejestracji, potem automatyczne usunięcie
Kosz (usunięte dane, konta i firmy)	90 dni, potem trwałe usunięcie
Kopie zapasowe bazy danych i plików dokumentów	najwyżej 8 wersji (przy cotygodniowej kopii około dwóch miesięcy); kopia wykonana bezpośrednio przed usunięciem firmy najpóźniej 30 dni; kopia poza siedzibą wyłącznie zaszyfrowana
Trasy z potwierdzeniami dostawy (czasy statusów, zdjęcia, podpisy)	do usunięcia trasy lub firmy; trasa z potwierdzeniem dostawy pozostaje do usunięcia firmy
Pamięć podręczna wyszukiwań adresów, czasów jazdy i odległości	30 dni
Skrzynka odbiorcza rozpoznawania dokumentów (nieprzejęte dokumenty, wyniki AI)	90 dni; przejęte wyniki tak długo jak wydatek
Wysłane pliki dokumentów (archiwum dokumentów)	Faktury, korekty i faktury zaliczkowe 10 lat, oferty, potwierdzenia zamówień, dowody dostawy i wezwania 6 lat – każdorazowo od końca roku kalendarzowego wysyłki
Zapisy do newslettera bez potwierdzenia	30 dni, potem automatycznie usuwane
Dowód zgody na newsletter	do wycofania, potem 3 lata
Listy odbiorców i kliknięcia e-maila reklamowego	2 lata po wysyłce
Lista blokad po wypisaniu	na stałe, aby wypisanie obowiązywało

7. Twoje prawa

Masz prawo do informacji, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu (art. 15–21 RODO) oraz prawo do skargi do organu nadzorczego. Swoje dane w każdej chwili wyeksportujesz sam w aplikacji (CSV, PDF, ZIP); konto firmy usuwasz w Ustawienia → Dane.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): W zakresie, w jakim przetwarzamy dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dzienniki serwera, dziennik logowań i blokada logowania, dziennik aplikacji, zapytania kontaktowe bez związku z umową, dane osób trzecich w bezpłatnym generatorze faktur – mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Nie będziemy wówczas dalej przetwarzać danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Sprzeciw prosimy kierować na adres podany w punkcie 1.

W każdej chwili możesz bez podania przyczyn sprzeciwić się wykorzystywaniu swoich danych do celów reklamowych i wycofać zgodę – przez link w każdym e-mailu reklamowym, w profilu lub wysyłając nam wiadomość (art. 21 ust. 2 i art. 7 ust. 3 RODO).

Obowiązek podania danych: Nie są Państwo ani ustawowo, ani umownie zobowiązani do podania nam danych. Bez adresu e-mail i hasła nie możemy jednak prowadzić konta, bez danych Państwa firmy nie możemy tworzyć dokumentów, a bez danych nadawcy nie możemy odpowiedzieć na zapytanie (art. 13 ust. 2 lit. e RODO).

8. Bezpieczeństwo

Szyfrowana transmisja (HTTPS), haszowanie haseł, opcjonalne logowanie dwuskładnikowe, blokady logowania, Content-Security-Policy, oddzielne przechowywanie danych każdej firmy, dzienniki dostępu i regularne kopie zapasowe.

Wersja 13 · Stan na 21.10.2026 (szkic)