Izjava o zaštiti podataka
1. Voditelj obrade
ProjectXY
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@Projectxy.de
2. Koje podatke obrađujemo
Račun: Adresa e-pošte, ime, lozinka (pohranjena samo kao hash), željeni jezik, vrijeme registracije i prijava te po izboru tajni ključ dvofaktorske prijave.
Podaci o tvrtki: Podaci o tvrtki, porezni brojevi, bankovni podaci, logotip, podaci o kupcima i dobavljačima, dokumenti, plaćanja, učitane datoteke. Te podatke unosite vi kao korisnik; obrađuju se isključivo radi pružanja aplikacije.
Zapisnici: Radi sigurnosti i sljedivosti bilježimo prijave (i one neuspjele) s IP adresom te bitne promjene (primjerice zaključenje računa, brisanja) s korisnikom i vremenom. Neuspjeli pokušaji prijave brišu se nakon 15 minuta.
Zapisnici poslužitelja: Pri svakom pozivu web-poslužitelj našeg pružatelja hostinga bilježi u zapisnik pristupa IP adresu, vrijeme, pozvanu adresu i oznaku preglednika. To služi radu, traženju grešaka i obrani od napada (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a); podaci se ne spajaju s drugim podacima. Pružatelj hostinga briše te zapisnike nakon [REZERVIRANO MJESTO – Razdoblje čuvanja zapisnika poslužitelja kod pružatelja hostinga (npr. „7 dana“)].
Nepostojeće adrese: Da bismo našli neispravne veze, bilježimo zatraženu adresu, stranicu s koje ste došli, broj poziva i vrijeme – bez IP adrese i bez oznake posjetitelja. Zapisi se brišu nakon 90 dana.
Poruke e-pošte: Dokumenti i sistemske poruke koje pošaljete bilježe se u odlaznoj pošti s primateljem, predmetom i tekstom.
Obrazac za kontakt: Ime, adresa e-pošte, poruka i IP adresa radi odgovora na upit. Na navedenu adresu šaljemo automatsku potvrdu primitka, bez teksta vaše poruke; kako bismo spriječili zlouporabu, jedan dan brojimo te potvrde po adresi, bez pohranjivanja same adrese.
Besplatni izrađivač računa: Podatke iz obrasca koristimo samo za izradu PDF-a: vaše vlastite podatke radi ispunjenja vašeg zahtjeva (čl. 6. st. 1. t. b) GDPR-a), podatke o vašem kupcu na temelju legitimnog interesa za izradu zatraženog računa (čl. 6. st. 1. t. f) GDPR-a). Za to smo odgovorni mi; za besplatni izrađivač računa ne postoji ugovor o obradi podataka. Podaci se ne pohranjuju i odbacuju se nakon isporuke datoteke. Kako bismo besplatno korištenje ograničili na pet računa dnevno, bilježimo vašu IP adresu i vrijeme svakog izrađenog računa (čl. 6. st. 1. t. f) GDPR-a) i brišemo oboje najkasnije nakon 30 dana.
3. Svrhe i pravne osnove
Pružanje ugovorene usluge (čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a), sigurnost sustava i sprječavanje zlouporabe (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a), ispunjavanje zakonskih obveza čuvanja (čl. 6. st. 1. t. c GDPR-a). U mjeri u kojoj obrađujete podatke svojih kupaca i dobavljača, vi ste voditelj obrade; mi djelujemo kao izvršitelj obrade na temelju ugovora o obradi podataka.
| Podaci | Svrha | Pravna osnova |
|---|---|---|
| Podaci o računu i ugovoru | Vođenje računa, pružanje aplikacije, obračun tarife | čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a |
| Podaci o tvrtki, kupcima i dokumentima koje unosite | Izrada, slanje i upravljanje vašim dokumentima – kao izvršitelj obrade za vas | čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a, ugovor o obradi podataka |
| Obrazac za kontakt | Odgovor na vaš upit | čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a za pitanja o ugovoru, inače t. f (naš interes da odgovorimo na upite) |
| Sustavne e-poruke (potvrda adrese, poništavanje lozinke, pozivnice, obavijesti o računu) | Izvršenje ugovora | čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a |
| Zapisnik prijava i ograničenje pokušaja prijave | Sigurnost računa, sprječavanje zlouporabe | čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a |
| Zapisnici poslužitelja pružatelja hostinga | Rad, traženje grešaka i sigurnost web-stranice | čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a |
| Statistika posjeta | Mjerenje dosega web-stranice | Privola – čl. 6. st. 1. t. a GDPR-a |
| Newsletter zainteresiranima | Slanje newslettera, dokaz privole | Privola – čl. 6. st. 1. t. a GDPR-a; dokaz: t. c i f |
| Promotivne e-poruke kupcima | Obavijesti o vlastitim sličnim uslugama | čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a, § 7. st. 3. UWG |
| Popis blokiranih i brojanje klikova | Trajno poštivati odjave, mjeriti učinak promotivnih e-poruka | čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a |
| Čuvanje dokumenata i pripadajućih zapisnika | Zakonske obveze čuvanja (§ 147 AO, § 257 HGB) | čl. 6. st. 1. t. c GDPR-a |
4. Kolačići, pohrana u pregledniku i statistika
Ono što je potrebno za prijavu, sigurnost i vaše vlastite postavke pohranjujemo bez pristanka (§ 25. st. 2. t. 2. TDDDG). Statistika posjeta radi samo ako pristanete (čl. 6. st. 1. t. a GDPR-a). Pristanak možete u svakom trenutku povući s učinkom za budućnost (čl. 7. st. 3. GDPR-a) – ovdje, jednako jednostavno kao što ste ga dali. Nema praćenja, nema reklamnih kolačića i nema ugrađivanja stranih skripti ili fontova.
| Ime | Vrsta i svrha | Trajanje pohrane | Pravna osnova |
|---|---|---|---|
__Host-pxy_sess | Kolačić. Održava vas prijavljenima i štiti obrasce od stranih pošiljatelja. | do zatvaranja preglednika | nužno – § 25. st. 2. t. 2. TDDDG; čl. 6. st. 1. t. b i f GDPR-a |
pxy_remember | Kolačić, samo ako odaberete „Ostani prijavljen“. Automatski vas prijavljuje na ovom uređaju. | 30 dana | nužno – § 25. st. 2. t. 2. TDDDG; čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a |
pxy_lang | Kolačić. Pamti odabrani jezik. | 1 godina | nužno – § 25. st. 2. t. 2. TDDDG; čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a |
pxy_consent | Kolačić. Sprema vaše postavke privatnosti kako vas ne bismo ponovno pitali pri svakom posjetu. | 1 godina | nužno – § 25. st. 2. t. 2. TDDDG; čl. 7. st. 1. GDPR-a |
pxy_theme, pxy_nav, pxy_preview | Pohrana u pregledniku (localStorage). Pamti ono što ste sami postavili: svijetli ili tamni prikaz, sklopljeni izbornik, pregled u uređivaču dokumenata. | dok to ne promijenite ili ne izbrišete podatke preglednika | nužno – § 25. st. 2. t. 2. TDDDG |
sw.js | Service Worker (skripta u pregledniku). Omogućuje dodavanje projectxy na početni zaslon i bez veze prikazuje stranicu s obavijesti; ne sprema stranice ni podatke. | dok ne izbrišete podatke preglednika | nužno – § 25. st. 2. t. 2. TDDDG |
Statistika posjeta | Ništa se ne sprema na vašem uređaju. Bilježe se stranica, jezik i web-mjesto s kojeg ste došli. Da se drugi posjet ne bi brojio dvaput, iz IP adrese i oznake pregledaonika nastaje kratka šifra sa slučajnom vrijednošću koja se mijenja svaki dan; sama IP adresa se ne sprema. | 90 dana | samo uz pristanak – čl. 6. st. 1. t. a GDPR-a |
Statistika posjeta: Iz IP adrese, oznake preglednika i nasumične vrijednosti koja se mijenja svaki dan stvaramo kraticu koja se ne može vratiti unatrag. Samu IP adresu za to ne pohranjujemo, a sljedeći dan nijedan posjet više se ne može povezati s ranijim. Brojke vidi samo operater, zbirno; ne prosljeđuju se dalje.
Dokaz vašeg odabira: Svaki odabir spremamo s nasumičnom oznakom iz kolačića i vremenom – bez IP adrese i bez veze s vašim računom. Te unose brišemo nakon tri godine.
5. Primatelji i izvršitelji obrade
Hosting: ProjectXY. Pružatelj hostinga vodi poslužitelje s aplikacijom i bazom podataka te vodi zapisnike poslužitelja (odjeljak 2). Djeluje kao izvršitelj obrade na temelju ugovora o obradi podataka.
Slanje e-pošte: Sustavne poruke i dokumenti koje šaljete odlaze putem e-mail poslužitelja koji je postavio operater – ili putem vašeg vlastitog, ako ga unesete u postavkama. Podizvršitelje obrade za hosting i slanje e-pošte, sa sjedištem, navodi ugovor o obradi podataka.
Platna usluga: Samo ako račun operatera plaćate online: poveznica za plaćanje vodi na stranicu za plaćanje tvrtke Mollie B.V., Amsterdam (Nizozemska). Tamo prenosimo iznos, valutu, broj računa i adresu na koju se vraćate nakon plaćanja. Ono što unesete na stranici za plaćanje Mollie obrađuje kao samostalni voditelj obrade prema svojim pravilima privatnosti; bez online plaćanja Mollie ne dobiva ništa.
Dohvat podataka s računa: Samo ako povežete bankovni račun u usklađivanju s bankom: prijava u vašu banku odvija se u obrascu društva finAPI GmbH, München (Njemačka), pružatelja usluge informiranja o računu s odobrenjem BaFin-a; vaše pristupne podatke za banku dobiva samo finAPI, ne mi. Za nas finAPI dohvaća račune (naziv, IBAN, vlasnik) i transakcije (datum, iznos, opis plaćanja, ime druge strane) kao izvršitelj obrade na temelju ugovora o obradi podataka; privolu za dohvat podataka s računa dajete finAPI-ju u obrascu. Ako prekinete vezu, izbrisat ćemo je u finAPI-ju; već dohvaćene transakcije ostaju u usklađivanju s bankom dok ih ne uklonite.
Karte i rute (planiranje ruta): Samo ako koristite planiranje ruta: pločice karte vaš preglednik učitava izravno od MapTiler AG, Zürich (Švicarska); MapTiler pritom dobiva vašu IP adresu i prikazani isječak karte. Za pretraživanje adresa adresu zaustavljanja prosljeđujemo MapTileru; rezultat spremamo uz kontakt kako se ne bi svaki put ponovno tražio. Za vrijeme vožnje i udaljenost prosljeđujemo samo koordinate – bez imena – usluzi openrouteservice tvrtke HeiGIT gGmbH, Heidelberg (Njemačka). Oboje djeluju kao izvršitelji obrade na temelju ugovora o obradi podataka. Lokaciju vozača ne bilježimo: spremaju se samo trenuci u kojima je zaustavljanje označeno kao stigao, obavljeno ili s problemom, a po želji i fotografija, potpis i ime primatelja kao dokaz isporuke.
Prepoznavanje dokumenata (UI): Samo ako je vaša tvrtka uključila prepoznavanje dokumenata: fotografije i PDF-ove ulaznih računa koje prenosite ili šaljete u svoj sandučić za dokumente šaljemo na analizu tvrtki Anthropic PBC, San Francisco (SAD); za kupce u EGP-u ugovorna strana je Anthropic Ireland Limited, Dublin. Anthropic iz njih očitava dobavljača, datum, broj dokumenta, iznose, poreznu stopu, rok plaćanja i bankovne podatke te djeluje kao izvršitelj obrade na temelju ugovora o obradi podataka sa standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije. Poslani dokumenti brišu se kod Anthropica najkasnije nakon 30 dana i ne koriste se za treniranje modela. Rezultat i odgovor usluge (bez slike) pohranjujemo uz dokument kako bi ostalo sljedivo odakle podaci potječu. Vlasnik može prepoznavanje u svakom trenutku isključiti; dokumenti se uvijek mogu unijeti i ručno.
UI asistent: Samo ako je vaša tvrtka uključila UI asistenta (privola vlasnika pri prvoj upotrebi): radi prijedloga – termina, računa, ponude, dokumenta ili rute iz jedne rečenice, teksta za slanje ili opomenu, odgovora na pitanje o vašim pokazateljima ili pomoći te tjednog prijedloga rasporeda – vaš unos i samo za to potrebne podatke prenosimo tvrtki Anthropic PBC, San Francisco (SAD); za kupce u EGP-u ugovorni partner je Anthropic Ireland Limited, Dublin. Ovisno o funkciji to su današnji datum, jedinice, porezne stope, predlošci i polja, vrsta, broj, iznosi i rokovi dokumenta, kod pitanja o vašim brojkama pokazatelji vaše tvrtke s imenima kupaca i prometom, kod tjednog prijedloga imena, radno vrijeme i dani odsutnosti. Imena kupaca, artikala i zaposlenika iz odgovora sami uspoređujemo s vašim podacima. Anthropic djeluje kao izvršitelj obrade prema standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije (čl. 46. st. 2. t. (c) OUZP-a), briše podatke najkasnije nakon 30 dana i ne koristi ih za treniranje modela. Sprema se samo ono što sami potvrdite nakon provjere; za obračun za svaki poziv bilježimo vrijeme, svrhu, broj tokena i troškove, bez sadržaja. Vlasnik može UI asistenta isključiti u bilo kojem trenutku.
Sigurnosna kopija izvan kuće: Operater može dati poslati kopiju sigurnosne kopije baze podataka u poštanski sandučić kojim upravlja. Ona je šifrirana lozinkom (AES-256-GCM) koju zna samo operater; pružatelj sandučića ne može je pročitati.
Treća zemlja: Prijenos u zemlje izvan EU-a i EGP-a događa se samo u dva slučaja: za kartu i pretragu adresa u planiranju ruta koristimo MapTiler u Švicarskoj, za koju postoji odluka Europske komisije o primjerenosti (čl. 45 GDPR-a). Za prepoznavanje dokumenata – samo ako ga je vaša tvrtka uključila – šaljemo dokumente Anthropicu u SAD na temelju standardnih ugovornih klauzula Europske komisije (čl. 46 st. 2 t. c GDPR-a). Naši ostali izvršitelji obrade obrađuju podatke prema ugovorima s nama isključivo u EU-u.
6. Trajanje pohrane
Podaci računa do brisanja računa. Podaci tvrtke dok ne izbrišete račun tvrtke; pazite na vlastite zakonske rokove čuvanja (u pravilu 8 ili 10 godina). Izbrisani podaci ostaju još 90 dana u otpadu iz kojeg ih operater može vratiti – nakon toga se trajno uklanjaju. Sigurnosne kopije redovito se prepisuju. Upite brišemo nakon obrade, najkasnije nakon 180 dana; upite koji su ostali neobrađeni najkasnije nakon 360 dana. Ako izbrišete svoj račun, uklanjamo ime, adresu e-pošte i tekst vaših upita.
Pojedinačno vrijede ovi rokovi; vrijednosti potječu iz samog programa, koji ih svakodnevno primjenjuje.
| Podaci | Trajanje pohrane |
|---|---|
| Zapisnici poslužitelja pružatelja hostinga | [REZERVIRANO MJESTO – Razdoblje čuvanja zapisnika poslužitelja kod pružatelja hostinga (npr. „7 dana“)] |
| Zapisnik aplikacije (prijave, postavke, izmjene) | 2 godine; IP adresa u njemu 90 dana |
| Zapisnik dokumenata, plaćanja i troškova (porezno relevantan) | 10 godina od kraja kalendarske godine |
| Odlazna pošta (poslane e-poruke) | Tekst jednu godinu; primatelj, predmet i vrijeme 2 godine, kod pohranjenih datoteka dokumenata koliko i datoteka |
| Neuspjeli pokušaji prijave (ograničenje prijave) | 15 minuta za blokadu, najkasnije 30 dana |
| Upiti s obrasca | nakon obrade, najkasnije nakon 180 dana; neobrađeni nakon 360 dana; IP adresa nakon 90 dana |
| Računi bez potvrđene e-mail adrese (bez tvrtke) | 14 dana nakon registracije, zatim automatski izbrisani |
| Koš za smeće (izbrisani podaci, računi i tvrtke) | 90 dana, zatim trajno uklonjeni |
| Sigurnosne kopije baze podataka i datoteka dokumenata | najviše 8 verzija (uz tjednu sigurnosnu kopiju oko dva mjeseca); kopija izrađena neposredno prije brisanja tvrtke najkasnije 30 dana; kopija izvan kuće samo šifrirana |
| Rute s dokazima isporuke (vremena statusa, fotografije, potpisi) | dok ne izbrišete rutu ili tvrtku; ruta s dokazom isporuke ostaje sačuvana do brisanja tvrtke |
| Predmemorija pretraživanja adresa, vremena vožnje i udaljenosti | 30 dana |
| Ulazna pošta prepoznavanja dokumenata (nepreuzeti dokumenti, rezultati UI-ja) | 90 dana; preuzeti rezultati koliko i trošak |
| Poslane datoteke dokumenata (arhiva dokumenata) | Računi, odobrenja i računi za predujam 10 godina, ponude, potvrde narudžbi, otpremnice i opomene 6 godina – svaki od kraja kalendarske godine slanja |
| Prijave na newsletter bez potvrde | 30 dana, zatim se automatski brišu |
| Dokaz privole za newsletter | do povlačenja, zatim 3 godine |
| Popisi primatelja i klikovi promotivne e-poruke | 2 godine nakon slanja |
| Popis blokiranih nakon odjave | trajno, kako bi odjava vrijedila |
7. Vaša prava
Imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka i prigovor (čl. 15.–21. GDPR-a) te pravo na pritužbu nadzornom tijelu. Svoje podatke u svakom trenutku sami izvozite u aplikaciji (CSV, PDF, ZIP); račun tvrtke brišete pod Postavke → Podaci.
Pravo na prigovor (čl. 21. GDPR-a): Ako podatke obrađujemo na temelju čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a – zapisnici poslužitelja, zapisnik prijava i ograničenje prijave, zapisnik aplikacije, upiti putem obrasca bez veze s ugovorom, podaci o trećima u besplatnom izrađivaču računa – možete u svakom trenutku uložiti prigovor iz razloga povezanih s vašom posebnom situacijom. Tada podatke više ne obrađujemo, osim ako dokažemo uvjerljive legitimne razloge koji nadilaze vaše interese, prava i slobode ili obrada služi postavljanju, ostvarivanju ili obrani pravnih zahtjeva. Prigovor uputite na adresu navedenu u odjeljku 1.
U bilo kojem trenutku, bez navođenja razloga, možete uložiti prigovor na korištenje svojih podataka za promidžbu i povući privolu – putem poveznice u svakoj promotivnoj e-poruci, u profilu ili porukom nama (čl. 21. st. 2. i čl. 7. st. 3. GDPR-a).
Obveza davanja podataka: Niste ni zakonski ni ugovorno obvezni dati nam podatke. Bez e-mail adrese i lozinke ne možemo, međutim, voditi račun, bez podataka o vašoj tvrtki ne možemo izrađivati dokumente, a bez podataka o pošiljatelju ne možemo odgovoriti na upit (čl. 13. st. 2. t. e GDPR-a).
8. Sigurnost
Šifrirani prijenos (HTTPS), hashiranje lozinki, neobvezna dvofaktorska prijava, blokade prijave, Content-Security-Policy, odvojena pohrana po tvrtki, zapisnici pristupa i redovite sigurnosne kopije.
Verzija 13 · Stanje: 21.10.2026 (nacrt)