Politica de confidențialitate
1. Operator
ProjectXY
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@Projectxy.de
2. Ce date prelucrăm
Cont: Adresa de e-mail, numele, parola (stocată doar ca hash), limba preferată, momentul înregistrării și al autentificărilor, opțional secretul autentificării în doi pași.
Datele firmei: Datele firmei, codurile fiscale, contul bancar, sigla, datele clienților și furnizorilor, documentele, plățile, fișierele încărcate. Aceste date le introduci tu ca utilizator; ele sunt prelucrate exclusiv pentru furnizarea aplicației.
Jurnale: Pentru securitate și trasabilitate consemnăm autentificările (inclusiv cele eșuate) împreună cu adresa IP, precum și modificările importante (de exemplu finalizarea unei facturi, ștergerile) cu utilizatorul și momentul. Încercările de autentificare eșuate se șterg după 15 minute.
Jurnalele serverului: La fiecare accesare, serverul web al furnizorului nostru de găzduire înregistrează într-un jurnal de acces adresa IP, momentul, adresa accesată și identificatorul browserului. Aceasta servește funcționării, depanării și apărării împotriva atacurilor (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR); datele nu sunt combinate cu alte date. Furnizorul de găzduire șterge aceste jurnale după [PLATZHALTER – Durata de păstrare a jurnalelor serverului la furnizorul de găzduire (de ex. „7 zile”)].
Adrese negăsite: Pentru a găsi linkurile greșite, consemnăm adresa solicitată, pagina de proveniență, numărul de accesări și momentul – fără adresă IP și fără identificator al vizitatorului. Înregistrările sunt șterse după 90 de zile.
E-mailuri: Documentele și mesajele de sistem trimise de tine sunt consemnate în căsuța de ieșire, cu destinatar, subiect și text.
Formular de contact: Numele, adresa de e-mail, mesajul și adresa IP, pentru a răspunde solicitării. La adresa indicată trimitem o confirmare automată de primire, fără textul mesajului dumneavoastră; pentru a preveni abuzurile, numărăm aceste confirmări pe adresă timp de o zi, fără a stoca adresa însăși.
Generator gratuit de facturi: Datele din formular le folosim doar pentru a genera PDF-ul: datele tale proprii pentru a-ți îndeplini cererea (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR), datele despre clientul tău pe baza interesului legitim de a crea factura solicitată (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR). Operatorul suntem noi; pentru generatorul gratuit de facturi nu există un contract de prelucrare a datelor. Datele nu sunt stocate și sunt eliminate după livrarea fișierului. Pentru a limita utilizarea gratuită la cinci facturi pe zi, înregistrăm adresa ta IP și momentul fiecărei facturi create (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR) și le ștergem pe amândouă cel târziu după 30 de zile.
3. Scopuri și temeiuri juridice
Furnizarea serviciului convenit prin contract (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR), securitatea sistemului și prevenirea abuzurilor (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR), îndeplinirea obligațiilor legale de păstrare (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR). În măsura în care prelucrezi date ale clienților și furnizorilor tăi, tu ești operatorul; noi acționăm ca persoană împuternicită, în baza contractului de prelucrare a datelor.
| Date | Scop | Temei juridic |
|---|---|---|
| Date de cont și contractuale | Administrarea contului, furnizarea aplicației, facturarea abonamentului | art. 6 alin. 1 lit. b GDPR |
| Date despre companie, clienți și documente pe care le introduceți | Crearea, trimiterea și administrarea documentelor dumneavoastră – ca persoană împuternicită de dumneavoastră | art. 6 alin. 1 lit. b GDPR, contractul de prelucrare a datelor |
| Formular de contact | Răspunsul la solicitarea dumneavoastră | art. 6 alin. 1 lit. b GDPR pentru întrebări privind contractul, altfel lit. f (interesul nostru de a răspunde solicitărilor) |
| E-mailuri de sistem (confirmarea adresei, resetarea parolei, invitații, notificări privind contul) | Executarea contractului | art. 6 alin. 1 lit. b GDPR |
| Jurnalul autentificărilor și limitarea încercărilor | Securitatea conturilor, prevenirea abuzurilor | art. 6 alin. 1 lit. f GDPR |
| Jurnalele serverului furnizorului de găzduire | Funcționarea, depanarea și securitatea site-ului | art. 6 alin. 1 lit. f GDPR |
| Statistica vizitatorilor | Măsurarea audienței site-ului | Consimțământ – art. 6 alin. 1 lit. a GDPR |
| Newsletter pentru persoane interesate | Trimiterea newsletterului, dovada consimțământului | Consimțământ – art. 6 alin. (1) lit. a GDPR; dovadă: lit. c și f |
| E-mailuri promoționale către clienți | Informații despre servicii proprii similare | art. 6 alin. (1) lit. f GDPR, § 7 alin. 3 UWG |
| Listă de blocare și numărarea clicurilor | Respectarea permanentă a dezabonărilor, măsurarea efectului e-mailurilor promoționale | art. 6 alin. 1 lit. f GDPR |
| Păstrarea documentelor și a jurnalelor aferente | Obligații legale de păstrare (§ 147 AO, § 257 HGB) | art. 6 alin. 1 lit. c GDPR |
4. Cookie-uri, stocare în browser și statistici
Ceea ce este necesar pentru autentificare, securitate și propriile setări stocăm fără consimțământ (§ 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG). Statistica vizitatorilor funcționează doar dacă ești de acord (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR). Îți poți retrage oricând consimțământul cu efect pentru viitor (art. 7 alin. 3 GDPR) – aici, la fel de simplu cum l-ai dat. Nu există urmărire, cookie-uri publicitare sau integrarea de scripturi ori fonturi străine.
| Nume | Tip și scop | Durata de stocare | Temei juridic |
|---|---|---|---|
__Host-pxy_sess | Cookie. Te menține autentificat și protejează formularele de trimiteri din exterior. | până la închiderea browserului | necesare – § 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG; art. 6 alin. 1 lit. b și f GDPR |
pxy_remember | Cookie, doar dacă alegi „Rămâi autentificat”. Te autentifică automat pe acest dispozitiv. | 30 de zile | necesare – § 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG; art. 6 alin. 1 lit. b GDPR |
pxy_lang | Cookie. Reține limba aleasă. | 1 an | necesare – § 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG; art. 6 alin. 1 lit. f GDPR |
pxy_consent | Cookie. Salvează setările tale de confidențialitate, ca să nu te întrebăm din nou la fiecare accesare. | 1 an | necesare – § 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG; art. 7 alin. 1 GDPR |
pxy_theme, pxy_nav, pxy_preview | Stocare în browser (localStorage). Reține ce ai setat singur: afișare deschisă sau întunecată, meniu restrâns, previzualizare în editorul de documente. | până când o schimbi sau ștergi datele browserului | necesare – § 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG |
sw.js | Service Worker (script în browser). Permite adăugarea projectxy pe ecranul de start și afișează fără conexiune o pagină de informare; nu stochează pagini și nici date. | până când ștergeți datele browserului | necesare – § 25 alin. 2 pct. 2 TDDDG |
Statistica vizitatorilor | Nimic nu se stochează pe dispozitivul tău. Se numără pagina, limba și site-ul de proveniență. Pentru ca o a doua vizită să nu fie numărată de două ori, din adresa IP și identificatorul browserului se formează un cod scurt cu o valoare aleatorie care se schimbă în fiecare zi; adresa IP în sine nu este stocată. | 90 de zile | doar cu consimțământ – art. 6 alin. 1 lit. a GDPR |
Statistica vizitatorilor: Din adresa IP, identificatorul browserului și o valoare aleatorie care se schimbă zilnic formăm un cod care nu poate fi inversat. Adresa IP în sine nu o stocăm în acest scop, iar din ziua următoare nicio vizită nu mai poate fi legată de una anterioară. Cifrele le vede doar operatorul, agregate; ele nu sunt transmise mai departe.
Dovada alegerii tale: Fiecare alegere o salvăm cu identificatorul aleatoriu din cookie și momentul – fără adresă IP și fără legătură cu contul tău. Ștergem aceste înregistrări după trei ani.
5. Destinatari și persoane împuternicite
Găzduire: ProjectXY. Furnizorul de găzduire operează serverele cu aplicația și baza de date și ține jurnalele serverului (secțiunea 2). Acționează ca persoană împuternicită pe baza unui contract de prelucrare a datelor.
Trimiterea e-mailurilor: Mesajele de sistem și documentele trimise de dumneavoastră pleacă prin serverul de e-mail configurat de operator – sau prin al dumneavoastră, dacă îl introduceți în setări. Subîmputerniciții pentru găzduire și trimiterea e-mailurilor, cu sediul lor, sunt numiți în contractul de prelucrare a datelor.
Serviciu de plată: Numai dacă plătiți online o factură a operatorului: linkul de plată duce la pagina de plată a Mollie B.V., Amsterdam (Țările de Jos). Transmitem acolo suma, moneda, numărul facturii și adresa la care reveniți după plată. Ceea ce introduceți pe pagina de plată este prelucrat de Mollie ca operator independent, conform propriei politici de confidențialitate; fără plată online, Mollie nu primește nimic.
Preluarea datelor din cont: Doar dacă conectați un cont bancar în reconcilierea bancară: autentificarea la bancă are loc în formularul finAPI GmbH, München (Germania), un serviciu de informare cu privire la conturi autorizat de BaFin; datele de acces la bancă le primește doar finAPI, nu noi. În numele nostru, finAPI preia conturile (denumire, IBAN, titular) și tranzacțiile (dată, sumă, detalii plată, numele contrapărții), ca persoană împuternicită pe baza unui contract de prelucrare a datelor; consimțământul pentru preluarea datelor din cont îl dați finAPI în formular. Dacă deconectați conexiunea, o ștergem la finAPI; tranzacțiile deja preluate rămân în reconcilierea bancară până le eliminați.
Hărți și trasee (planificarea traseelor): Doar dacă folosiți planificarea traseelor: dalele hărții le încarcă browserul dvs. direct de la MapTiler AG, Zürich (Elveția); MapTiler primește astfel adresa dvs. IP și porțiunea de hartă afișată. Pentru căutarea adreselor transmitem adresa unei opriri către MapTiler; rezultatul îl salvăm la contact, pentru a nu fi căutat din nou de fiecare dată. Pentru timpii de deplasare și distanță transmitem doar coordonate – fără nume – către openrouteservice al HeiGIT gGmbH, Heidelberg (Germania). Ambele acționează ca persoane împuternicite pe baza unui contract de prelucrare a datelor. Nu înregistrăm poziția șoferilor: se salvează doar momentele în care o oprire este marcată ca sosit, finalizat sau cu problemă, plus, la cerere, fotografia, semnătura și numele destinatarului ca dovadă de livrare.
Recunoașterea documentelor (AI): Doar dacă firma dvs. a activat recunoașterea documentelor: fotografiile și PDF-urile facturilor primite pe care le încărcați sau le trimiteți la căsuța dvs. de documente le transmitem pentru analiză către Anthropic PBC, San Francisco (SUA); pentru clienții din SEE partenerul contractual este Anthropic Ireland Limited, Dublin. Anthropic citește din ele furnizorul, data, numărul documentului, sumele, cota de TVA, termenul de plată și datele bancare și acționează ca împuternicit pe baza unui acord de prelucrare a datelor cu clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene. Documentele transmise sunt șterse la Anthropic cel târziu după 30 de zile și nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor. Rezultatul și răspunsul serviciului (fără imagine) le stocăm la document, pentru ca proveniența datelor să rămână trasabilă. Proprietarul poate dezactiva oricând recunoașterea; documentele pot fi oricând înregistrate și manual.
Asistent IA: Doar dacă firma dvs. a activat asistentul IA (consimțământul proprietarului la prima utilizare): pentru propuneri – o programare, o factură, o ofertă, un document sau o rută dintr-o propoziție, un text pentru trimitere sau somație, răspunsul la o întrebare despre indicatorii dvs. sau despre ajutor și propunerea săptămânală de program – transmitem textul introdus și doar datele necesare către Anthropic PBC, San Francisco (SUA); pentru clienții din SEE partenerul contractual este Anthropic Ireland Limited, Dublin. În funcție de funcție, acestea sunt data de azi, unități, cote de impozit, șabloane și câmpuri, tipul, numărul, sumele și termenele unui document, la întrebări despre cifrele dvs. indicatorii firmei inclusiv nume de clienți și cifre de afaceri, la propunerea săptămânală prenume, program de lucru și zile de absență. Numele clienților, articolelor și angajaților din răspuns le comparăm noi înșine cu datele dvs. Anthropic acționează ca persoană împuternicită pe baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei UE (art. 46 alin. 2 lit. c RGPD), șterge datele cel târziu după 30 de zile și nu le folosește la antrenarea modelelor. Se salvează doar ce confirmați singur după verificare; pentru facturare înregistrăm la fiecare apel momentul, scopul, numărul de tokeni și costurile, fără conținut. Proprietarul poate dezactiva oricând asistentul IA.
Copie de siguranță în afara sediului: Operatorul poate trimite o copie a copiei de siguranță a bazei de date într-o căsuță poștală administrată de el. Aceasta este criptată cu o parolă (AES-256-GCM) cunoscută doar de operator; furnizorul căsuței poștale nu o poate citi.
Țară terță: Transferul către țări din afara UE și SEE are loc doar în două cazuri: pentru harta și căutarea de adrese din planificarea traseelor folosim MapTiler în Elveția, pentru care există o decizie de adecvare a Comisiei Europene (art. 45 GDPR). Pentru recunoașterea documentelor – doar dacă firma dvs. a activat-o – transmitem documente către Anthropic în SUA pe baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene (art. 46 alin. 2 lit. c GDPR). Ceilalți împuterniciți ai noștri prelucrează datele conform contractelor cu noi exclusiv în UE.
6. Durata de stocare
Datele contului până la ștergerea contului. Datele firmei până când ștergeți contul firmei; țineți cont de propriile termene legale de păstrare (de regulă 8 sau 10 ani). Datele șterse rămân încă 90 de zile într-un coș de reciclare din care operatorul le poate restaura – după aceea sunt eliminate definitiv. Copiile de siguranță sunt suprascrise regulat. Solicitările de contact le ștergem după prelucrare, cel târziu după 180 zile; solicitările rămase neprelucrate, cel târziu după 360 de zile. Dacă vă ștergeți contul, eliminăm numele, adresa de e-mail și textul solicitărilor dvs.
În detaliu se aplică aceste termene; valorile provin din programul însuși, care le aplică zilnic.
| Date | Durata de stocare |
|---|---|
| Jurnalele serverului furnizorului de găzduire | [PLATZHALTER – Durata de păstrare a jurnalelor serverului la furnizorul de găzduire (de ex. „7 zile”)] |
| Jurnalul aplicației (autentificări, setări, modificări) | 2 ani; adresa IP din el 90 zile |
| Jurnalul documentelor, plăților și cheltuielilor (relevant fiscal) | 10 ani de la sfârșitul anului calendaristic |
| Căsuță de ieșire (e-mailuri trimise) | Textul un an; destinatar, subiect și moment 2 ani, pentru fișierele de documente arhivate atât timp cât fișierul |
| Încercări de autentificare eșuate (limitarea autentificării) | 15 minute pentru blocare, cel mult 30 zile |
| Solicitări de contact | după procesare, cel târziu după 180 zile; cele neprocesate după 360 zile; adresa IP după 90 zile |
| Conturi fără adresă de e-mail confirmată (fără companie) | 14 zile după înregistrare, apoi șterse automat |
| Coș de gunoi (date, conturi și companii șterse) | 90 zile, apoi eliminate definitiv |
| Copii de siguranță ale bazei de date și ale fișierelor de documente | cel mult 8 versiuni (la salvare săptămânală aproximativ două luni); o copie făcută imediat înainte de ștergerea unei companii cel mult 30 zile; copia din afara sediului numai criptată |
| Trasee cu dovezi de livrare (momentele stărilor, fotografii, semnături) | până când ștergeți traseul sau firma; un traseu cu dovadă de livrare se păstrează până la ștergerea firmei |
| Memoria temporară a căutărilor de adrese, timpilor de deplasare și distanțelor | 30 zile |
| Inboxul recunoașterii documentelor (documente nepreluate, rezultate AI) | 90 zile; rezultatele preluate atât timp cât cheltuiala |
| Fișiere de documente trimise (arhiva documentelor) | Facturi, note de credit și facturi de avans 10 ani, oferte, confirmări de comandă, avize de însoțire și somații 6 ani – fiecare de la sfârșitul anului calendaristic al trimiterii |
| Abonări la newsletter fără confirmare | 30 zile, apoi șterse automat |
| Dovada consimțământului pentru newsletter | până la retragere, apoi 3 ani |
| Listele de destinatari și clicurile unui e-mail promoțional | 2 ani după trimitere |
| Listă de blocare după dezabonare | permanent, pentru ca dezabonarea să rămână valabilă |
7. Drepturile tale
Ai dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate a datelor și de opoziție (art. 15–21 GDPR), precum și dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere. Datele tale le exporți oricând singur din aplicație (CSV, PDF, ZIP); contul firmei îl ștergi la Setări → Date.
Dreptul la opoziție (art. 21 GDPR): În măsura în care prelucrăm date în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f GDPR – jurnalele serverului, jurnalul autentificărilor și limitarea autentificării, jurnalul aplicației, solicitări de contact fără legătură cu contractul, date despre terți în generatorul gratuit de facturi – puteți să vă opuneți oricând, din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Nu vom mai prelucra atunci datele, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau prelucrarea servește constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță. Adresați opoziția la adresa indicată în secțiunea 1.
Vă puteți opune oricând, fără motivare, utilizării datelor dvs. în scop publicitar și vă puteți retrage consimțământul – prin linkul din fiecare e-mail promoțional, în profil sau printr-un mesaj către noi (art. 21 alin. (2) și art. 7 alin. (3) GDPR).
Obligația de a furniza date: Nu sunteți obligat nici legal, nici contractual să ne furnizați date. Fără adresă de e-mail și parolă nu putem însă administra un cont, fără datele companiei dumneavoastră nu putem crea documente, iar fără datele expeditorului nu putem răspunde unei solicitări (art. 13 alin. 2 lit. e GDPR).
8. Securitate
Transmisie criptată (HTTPS), parole stocate ca hash, autentificare opțională în doi pași, blocarea autentificării, Content-Security-Policy, stocare separată pentru fiecare firmă, jurnale de acces și copii de siguranță periodice.
Versiunea 13 · Actualizat la 21.10.2026 (ciornă)