Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ProjectXY
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@Projectxy.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

Konto: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hash gespeichert), bevorzugte Sprache, Zeitpunkt der Registrierung und Anmeldungen, optional Geheimnis der Zwei-Faktor-Anmeldung.

Unternehmensdaten: Firmendaten, Steuernummern, Bankverbindung, Logo, Kunden- und Lieferantendaten, Belege, Zahlungen, hochgeladene Dateien. Diese Daten geben Sie als Nutzer ein; sie werden ausschließlich zur Bereitstellung der Anwendung verarbeitet.

Protokolle: Für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokollieren wir Anmeldungen (auch fehlgeschlagene) mit IP-Adresse sowie wesentliche Änderungen (z. B. Abschluss einer Rechnung, Löschungen) mit Benutzer und Zeitpunkt. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden nach 15 Minuten gelöscht.

Server-Protokolle: Bei jedem Aufruf hält der Webserver unseres Hosting-Anbieters die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Browserkennung in einem Zugriffsprotokoll fest. Das dient dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt. Der Hosting-Anbieter löscht diese Protokolle nach [PLATZHALTER – Speicherdauer der Server-Protokolle beim Hosting-Anbieter (z. B. „7 Tagen“)].

Nicht gefundene Adressen: Um fehlerhafte Verweise zu finden, halten wir die aufgerufene Adresse, die verweisende Seite, die Zahl der Aufrufe und den Zeitpunkt fest – ohne IP-Adresse und ohne Kennung des Besuchers. Die Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht.

E-Mails: Von Ihnen versendete Belege und Systemnachrichten werden im Postausgang mit Empfänger, Betreff und Text protokolliert.

Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und IP-Adresse zur Beantwortung der Anfrage. An die angegebene Adresse schicken wir eine automatische Eingangsbestätigung ohne Ihren Nachrichtentext; um Missbrauch zu verhindern, zählen wir diese Bestätigungen einen Tag lang je Adresse, ohne die Adresse selbst zu speichern.

Newsletter und Werbe-E-Mails: Melden Sie sich für den Newsletter an (Website, Kontaktformular oder Rechnungsersteller), speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name und Firma, die Sprache und als Nachweis Ihrer Einwilligung den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und den Wortlaut der Einwilligung. Den Newsletter erhalten Sie erst, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail anklicken (Double-Opt-in); ohne Bestätigung löschen wir die Angaben nach 30 Tagen. Kunden schicken wir gelegentlich Hinweise auf eigene ähnliche Leistungen, solange sie nicht widersprechen (§ 7 Abs. 3 UWG) – abschaltbar im Profil und über den Link in jeder Werbe-E-Mail. Klicks auf Links in einer Werbe-E-Mail zählen wir über eine eigene Weiterleitung je Empfänger, um zu sehen, welche Inhalte interessieren; ein Zählpixel oder eine Messung, ob eine E-Mail geöffnet wurde, gibt es nicht. Wer sich abmeldet, steht mit seiner E-Mail-Adresse auf einer Sperrliste, damit er keine Werbung mehr erhält.

Kostenloser Rechnungsersteller: Die Angaben im Formular verwenden wir nur, um daraus das PDF zu erzeugen: Ihre eigenen Angaben, um Ihre Anfrage zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Angaben über Ihren Kunden auf Grundlage des berechtigten Interesses, die angeforderte Rechnung zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verantwortlich dafür sind wir; einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt es beim kostenlosen Rechnungsersteller nicht. Die Angaben werden nicht gespeichert und nach der Auslieferung verworfen. Um die kostenlose Nutzung auf fünf Rechnungen am Tag zu begrenzen, halten wir Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt jeder erstellten Rechnung fest (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und löschen beides spätestens nach 30 Tagen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Sicherheit des Systems und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Soweit Sie Daten Ihrer Kunden und Lieferanten verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher; wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des AV-Vertrags.

4. Cookies, Speicher im Browser und Statistik

Was für Anmeldung, Sicherheit und Ihre eigenen Einstellungen nötig ist, speichern wir ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Besucherstatistik läuft nur, wenn Sie zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – hier, genauso einfach, wie Sie sie erteilt haben. Es gibt kein Tracking, keine Werbe-Cookies und keine Einbindung fremder Skripte oder Schriftarten.

Besucherstatistik: Aus IP-Adresse, Browserkennung und einem täglich wechselnden Zufallswert bilden wir ein Kürzel, das sich nicht zurückrechnen lässt. Die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht, und am nächsten Tag lässt sich kein Aufruf mehr einem früheren zuordnen. Die Zahlen sieht nur der Betreiber, zusammengefasst; sie werden nicht weitergegeben.

Nachweis Ihrer Wahl: Jede Wahl speichern wir mit der zufälligen Kennung aus dem Cookie und dem Zeitpunkt – ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu Ihrem Konto. Diese Einträge löschen wir nach drei Jahren.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hosting: ProjectXY. Der Hosting-Anbieter betreibt die Server mit der Anwendung und der Datenbank und führt die Server-Protokolle (Abschnitt 2). Er handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

E-Mail-Versand: Systemnachrichten und von Ihnen versendete Belege gehen über den E-Mail-Server hinaus, den der Betreiber eingerichtet hat – oder über Ihren eigenen, wenn Sie ihn in den Einstellungen eintragen. Die Unterauftragsverarbeiter für Hosting und E-Mail-Versand nennt mit Sitz der AV-Vertrag.

Zahlungsdienst: Nur wenn Sie eine Rechnung des Betreibers online bezahlen: Der Zahlungslink führt zur Bezahlseite von Mollie B.V., Amsterdam (Niederlande). Dorthin übermitteln wir Betrag, Währung, Rechnungsnummer und die Adresse, zu der Sie nach der Zahlung zurückkehren. Was Sie auf der Bezahlseite eingeben, verarbeitet Mollie als eigener Verantwortlicher nach seinen Datenschutzhinweisen; ohne Online-Zahlung erhält Mollie nichts.

Kontoabruf: Nur wenn Sie im Bankabgleich ein Bankkonto verbinden: Die Anmeldung bei Ihrer Bank geschieht im Formular der finAPI GmbH, München (Deutschland), eines von der BaFin zugelassenen Kontoinformationsdienstes; Ihre Zugangsdaten zur Bank erhält nur finAPI, nicht wir. finAPI ruft für uns Konten (Name, IBAN, Kontoinhaber) und Umsätze (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Name der Gegenseite) ab, als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung; die Zustimmung zum Kontoabruf erteilen Sie finAPI im Formular. Trennen Sie die Verbindung, löschen wir sie bei finAPI; bereits abgerufene Umsätze bleiben im Bankabgleich, bis Sie sie entfernen.

Karten und Routen (Tourenplanung): Nur wenn Sie die Tourenplanung nutzen: Die Kartenkacheln lädt Ihr Browser direkt bei der MapTiler AG, Zürich (Schweiz); MapTiler erhält dabei Ihre IP-Adresse und den angezeigten Kartenausschnitt. Für die Adresssuche übermitteln wir die Anschrift eines Stopps an MapTiler; das Ergebnis speichern wir am Kontakt, damit nicht jedes Mal neu gesucht wird. Für Fahrzeiten und Strecke übermitteln wir nur Koordinaten – ohne Namen – an openrouteservice der HeiGIT gGmbH, Heidelberg (Deutschland). Beide handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Den Standort der Fahrer zeichnen wir nicht auf: Gespeichert werden nur die Zeitpunkte, zu denen ein Stopp als angekommen, erledigt oder mit Problem markiert wird, dazu auf Wunsch Foto, Unterschrift und Name des Empfängers als Liefernachweis.

Belegerkennung (KI): Nur wenn Ihr Unternehmen die Belegerkennung eingeschaltet hat: Fotos und PDFs von Eingangsrechnungen, die Sie hochladen oder an Ihr Beleg-Postfach senden, übermitteln wir zur Auswertung an die Anthropic PBC, San Francisco (USA); für Kunden im EWR ist Anthropic Ireland Limited, Dublin, Vertragspartner. Anthropic liest daraus Lieferant, Datum, Belegnummer, Beträge, Steuersatz, Zahlungsziel und Bankverbindung aus und handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die übermittelten Belege werden bei Anthropic nach spätestens 30 Tagen gelöscht und nicht zum Trainieren von Modellen verwendet. Das Ergebnis und die Antwort des Dienstes (ohne das Bild) speichern wir beim Beleg, damit nachvollziehbar bleibt, woher die Angaben stammen. Der Inhaber kann die Belegerkennung jederzeit ausschalten; Belege lassen sich immer auch von Hand erfassen.

KI-Assistent: Nur wenn Ihr Unternehmen den KI-Assistenten eingeschaltet hat (Einwilligung des Inhabers beim ersten Gebrauch): Für Vorschläge – einen Termin, eine Rechnung, ein Angebot, ein Dokument oder eine Tour aus einem Satz, einen Text für Versand oder Mahnung, die Antwort auf eine Frage zu Ihren Kennzahlen oder zur Hilfe und den Wochenvorschlag des Dienstplans – übermitteln wir Ihre Eingabe und nur die dafür nötigen Angaben an die Anthropic PBC, San Francisco (USA); für Kunden im EWR ist Anthropic Ireland Limited, Dublin, Vertragspartner. Das sind je nach Funktion das heutige Datum, Einheiten, Steuersätze, Vorlagen und Felder, Belegart, Nummer, Beträge und Fristen eines Belegs, bei Fragen zu Ihren Zahlen die Kennzahlen Ihres Unternehmens samt Kundennamen und Umsätzen, beim Wochenvorschlag Vornamen, Arbeitszeiten und Abwesenheitstage. Kunden-, Artikel- und Mitarbeiternamen aus Ihrer Antwort gleichen wir selbst mit Ihren Daten ab. Anthropic handelt als Auftragsverarbeiter mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), löscht die Daten nach spätestens 30 Tagen und verwendet sie nicht zum Trainieren von Modellen. Gespeichert wird nur, was Sie nach Prüfung selbst bestätigen; für die Abrechnung halten wir je Aufruf Zeitpunkt, Zweck, Tokenzahl und Kosten fest, ohne Inhalt. Der Inhaber kann den KI-Assistenten jederzeit ausschalten.

Sicherungskopie außer Haus: Der Betreiber kann eine Kopie der Datenbanksicherung an ein von ihm verwaltetes Postfach senden lassen. Sie ist mit einem Passwort verschlüsselt (AES-256-GCM), das nur der Betreiber kennt; der Anbieter des Postfachs kann sie nicht lesen.

Drittland: Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nur in zwei Fällen statt: Für Karte und Adresssuche der Tourenplanung nutzen wir MapTiler in der Schweiz, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO). Für die Belegerkennung – nur wenn Ihr Unternehmen sie eingeschaltet hat – übermitteln wir Belege an Anthropic in den USA auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Unsere übrigen Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten nach ihren Verträgen mit uns ausschließlich in der EU.

6. Speicherdauer

Kontodaten bis zur Löschung des Kontos. Unternehmensdaten, bis Sie das Unternehmenskonto löschen; beachten Sie dabei Ihre eigenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre). Gelöschte Daten liegen noch 90 Tage in einem Papierkorb, aus dem der Betreiber sie zurückholen kann – danach werden sie endgültig entfernt. Sicherungskopien werden regelmäßig überschrieben. Kontaktanfragen löschen wir nach Bearbeitung, spätestens nach 180 Tagen; Anfragen, die unbearbeitet blieben, spätestens nach 360 Tagen. Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir Name, E-Mail-Adresse und Text Ihrer Anfragen.

Im Einzelnen gelten diese Fristen; die Werte stammen aus dem Programm selbst, das sie täglich anwendet.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Ihre Daten exportieren Sie jederzeit selbst in der Anwendung (CSV, PDF, ZIP); das Unternehmenskonto löschen Sie unter Einstellungen → Daten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten – Server-Protokolle, Anmeldeprotokoll und Anmeldebremse, Protokoll der Anwendung, Kontaktanfragen ohne Vertragsbezug, Angaben über Dritte im kostenlosen Rechnungsersteller –, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richten Sie den Widerspruch an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Der Verwendung Ihrer Daten für Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen und eine Einwilligung widerrufen – über den Link in jeder Werbe-E-Mail, im Profil oder mit einer Nachricht an uns (Art. 21 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Pflicht zur Bereitstellung: Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne E-Mail-Adresse und Passwort können wir aber kein Konto führen, ohne die Angaben zu Ihrem Unternehmen keine Belege erzeugen und ohne Absenderangaben keine Anfrage beantworten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

8. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Passwort-Hashing, optionale Zwei-Faktor-Anmeldung, Anmeldesperren, Content-Security-Policy, getrennte Speicherung je Unternehmen, Zugriffsprotokolle und regelmäßige Sicherungen.

Fassung 13 · Stand: 21.10.2026 (Entwurf)