Geld · Mahnungen

Mahnung schreiben: Mahnwesen mit drei Stufen

Freundlich erinnern, konsequent mahnen

Die meisten Kunden zahlen nach der ersten Erinnerung. projectxy nimmt Ihnen das Nachhalten ab, ohne dass Sie den Ton verlieren.

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BeispielMahnungen

Rechnung: RE-2026-0011 · fällig 12.08.2026
Offen: 484,33 €
Stufe: 1. Mahnung · Gebühr 5,00 €
Neue Frist: 7 Tage
Gesamt: 489,33 €

Beispieldaten aus der Demo.

Das Problem

Überfällige Rechnungen fallen erst auf, wenn das Geld fehlt. Dann heißt es Listen vergleichen, Mahnungen formulieren, Gebühren ausrechnen – und den Ton treffen.

Die Lösung mit projectxy

projectxy zeigt jede mahnfähige Rechnung von selbst, erstellt die nächste Stufe mit Frist und Gebühr und hält fest, wer wann gemahnt wurde.

Ein Klick für alle

Der Mahnlauf erstellt die Mahnungen für alle fälligen Rechnungen auf einmal.

Eigene Texte und Fristen

Drei Stufen mit Ihren Texten, Fristen und Gebühren – freundlich zuerst, bestimmt danach.

Sie behalten das letzte Wort

Versendet wird erst, wenn Sie Empfänger und Text geprüft haben.

Das übernimmt projectxy

Nach Fälligkeit und einer einstellbaren Karenzzeit erscheint die Rechnung im Mahnwesen als mahnfähig.
Drei Stufen – Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung – mit eigenen Texten, Fristen und Mahngebühren.
Mahnlauf: alle mahnfähigen Rechnungen mit einem Klick erstellen, danach drucken oder per E-Mail versenden.
Die Mahnung zeigt Rechnungsbetrag, bereits Gezahltes, offenen Betrag, Gebühren und die neue Frist – inklusive GiroCode.
Mahnhistorie je Rechnung, die jeweils letzte Mahnung ist zurücknehmbar. Ist die Rechnung vollständig bezahlt, endet der Vorgang.

Mahnung schreiben: von der überfälligen Rechnung bis zum Versand

Die Seite „Mahnwesen“ listet alle überfälligen Rechnungen mit offenem Betrag, letzter Mahnung und Vorschlag. Mahnfähig wird eine Rechnung nach der Karenzzeit, voreingestellt drei Tage nach Fälligkeit. Als Abstand zwischen zwei Mahnungen sind sieben Tage voreingestellt.
Klicken Sie in der Zeile auf „Erstellen“ oder oben auf „Mahnlauf: … Mahnungen erstellen“ für alle mahnfähigen Rechnungen. projectxy legt jeweils die nächste Stufe an – Zahlungserinnerung, 1. Mahnung oder 2. Mahnung – mit Frist und Gebühr aus den Einstellungen.
Auf der Rechnungsseite steht die Mahnung im Kasten „Mahnungen“. Dort öffnen Sie das PDF zum Drucken oder senden es per E-Mail. Die jeweils letzte Mahnung lässt sich zurücknehmen. Eine bezahlte Rechnung erscheint nicht mehr im Mahnwesen.

Häufige Fragen

Kann ich eine Mahnstufe überspringen?

Ja. Bei einer überfälligen Rechnung wählen Sie auf der Rechnungsseite über „andere Stufe“ direkt die gewünschte Stufe. Das Gesetz kennt keine Mahnstufen: Nach § 286 Abs. 1 BGB genügt eine Mahnung nach Fälligkeit, um den Verzug auszulösen. Ohne Mahnung tritt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Welche Fristen und Mahngebühren sind voreingestellt?

Zahlungserinnerung: 7 Tage Frist, keine Gebühr. 1. Mahnung: 7 Tage, 5 Euro. 2. Mahnung: 5 Tage, 10 Euro. Bezeichnung, Frist, Gebühr und Text jeder Stufe ändern Sie unter „Einstellungen“ → „Mahnwesen“. Mahnkosten sind Verzugsschaden: Ersatz gibt es erst ab Verzug (§ 280 Abs. 2, § 286 BGB) und nur in Höhe des tatsächlich entstandenen Schadens. Verzugszinsen nach § 288 BGB berechnet projectxy nicht.

Verschickt projectxy Mahnungen automatisch?

Nein. Der Mahnlauf erstellt die Mahnungen, versendet sie aber nicht. Jede Mahnung öffnen Sie auf der Rechnungsseite als PDF oder senden sie dort per E-Mail, nachdem Sie Empfänger und Text geprüft haben. Die Mahnung nennt Rechnungsbetrag, bereits gezahlten Betrag, offenen Betrag, bisherige Mahngebühren und die neue Zahlungsfrist. Auch die Erweiterung „Automatisierung“ erstellt Mahnungen nur; der Versand bleibt bei Ihnen.