Geld · E-Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD erstellen und einlesen

E-Rechnungen ersetzen im Geschäft mit Behörden das PDF. projectxy erzeugt sie ohne Zusatzprogramm und ohne dass Sie XML verstehen müssen.

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BeispielE-Rechnung

Rechnung: RE-2026-0014
Leistungszeitraum: 01.09.2026 – 30.09.2026
Position: Wartung & Support · 49,00 €
Skonto: 2 % bei Zahlung in 7 Tagen
Gesamt: 58,31 € inkl. 19 % USt.

Beispieldaten aus der Demo.

Das Problem

Behörden nehmen kein einfaches PDF mehr an, und auch zwischen Unternehmen wird die E-Rechnung Pflicht. XML-Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind von Hand kaum zu erstellen.

Die Lösung mit projectxy

projectxy erzeugt die E-Rechnung aus derselben Rechnung wie das PDF – ohne Zusatzprogramm. Eingehende E-Rechnungen liest es ein und legt den Beleg an.

Beide Formate

XRechnung (UBL) und ZUGFeRD 2.3 nach EN 16931 – für Behörden und Geschäftskunden.

Immer dieselben Zahlen

XML und PDF entstehen aus denselben Daten; Beträge und Steuersätze stimmen überein.

Auch empfangen

XRechnung, CII und ZUGFeRD-PDFs werden eingelesen und als Ausgabe vorbereitet.

Das übernimmt projectxy

XRechnung nach EN 16931 im Format UBL 2.1 – das Format, das Bund, Länder und viele Kommunen verlangen.
Die Datei entsteht aus derselben Rechnung wie das PDF. Beträge, Steuersätze und Summen sind deshalb immer identisch.
Leitweg-ID je Kunde hinterlegen; sie wandert automatisch in die XML-Datei.
Versand als Anhang zur E-Mail, zusammen mit dem PDF – der Empfänger bekommt beides in einer Nachricht.
Zusätzlich als ZUGFeRD 2.3 (PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML, Profil EN 16931) – auch beim E-Mail-Versand, Kundenlink und Export.
Eingehende E-Rechnungen einlesen: UBL- und CII-Dateien sowie XML aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs. Die erkannten Werte übernehmen Sie in eine Ausgabe.
Die Originaldatei bleibt unverändert beim Beleg gespeichert.

XRechnung erstellen: von der Rechnung zur XML-Datei

Legen Sie den Empfänger unter „Kunden“ an. Bei Behörden tragen Sie in den Stammdaten im Feld „Leitweg-ID“ die Kennung ein. Der Rechnungs-Check zeigt, ob für die E-Rechnung die Anschrift des Kunden oder Telefon und E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens fehlen.
Schließen Sie die Rechnung ab. In den Paketen Business und Team stehen danach auf der Belegseite unter „Mehr“ die Punkte „XRechnung (XML) herunterladen“ und „ZUGFeRD-PDF herunterladen (PDF/A-3 mit eingebetteter XML)“. Beide Dateien entstehen aus denselben Rechnungsdaten wie das PDF; das PDF, das in diesen Paketen per E-Mail, Kundenlink oder Export hinausgeht, ist dasselbe ZUGFeRD-PDF.
Beim Versand per E-Mail setzen Sie den Haken „XRechnung-XML anhängen (E-Rechnung)“. Die XML-Datei geht dann als eigener Anhang neben dem PDF an den Empfänger. Ist beim Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt, ist der Haken bereits gesetzt.

Häufige Fragen

Wo trage ich die Leitweg-ID ein?

Beim Kunden, nicht in der Rechnung. Öffnen Sie den Kontakt unter „Kunden“; in den Stammdaten steht das Feld „Leitweg-ID“. projectxy schreibt den Wert als Käuferreferenz (BuyerReference) in die XRechnung und in die XML des ZUGFeRD-PDF. Bleibt das Feld leer, steht dort die Kundennummer. Bei elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gehört die Leitweg-Identifikationsnummer zu den Pflichtangaben (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV).

Kann ich auch ZUGFeRD erzeugen?

Ja, als hybrides PDF nach ZUGFeRD 2.3: Das Rechnungs-PDF ist ein PDF/A-3 mit der eingebetteten Datei factur-x.xml im Format CII (Profil EN 16931), geprüft mit veraPDF. In den Paketen Business und Team ist jedes Rechnungs- und Gutschrift-PDF so aufgebaut – beim Download, per E-Mail, über den Kundenlink und im Export. Per E-Mail hängt projectxy auf Wunsch zusätzlich die XRechnung-XML als eigene Datei an.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern schreibt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG seit 2025 grundsätzlich die E-Rechnung vor. Nach der Übergangsregel des § 27 Abs. 38 UStG bleiben bis Ende 2026 Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF zulässig, bis Ende 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer sonstige Rechnungen ausstellen.