E-Rechnung: Was seit 2025 gilt und was 2027 kommt

Der Zeitplan

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür technisch.
• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen dürfen weiterhin versendet werden, einfache PDF-Rechnungen ebenfalls, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch ein Jahr länger Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also des Jahres 2026.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle regelbesteuerten Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. Dauerhaft ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
• Fundstellen: Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, die Ausnahme für Kleinunternehmer in § 34a UStDV. Die Finanzverwaltung erläutert die Einzelheiten im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und ergänzend im BMF-Schreiben vom 18. März 2025.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Das ist der häufigste Irrtum. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Zutun eines Menschen auslesen kann. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung – für Menschen lesbar, für Maschinen nicht.

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen vor allem zwei Formate diese Anforderung:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, der Standard für Rechnungen an den Bund und an viele weitere öffentliche Auftraggeber
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF, in dem die XML-Datei eingebettet ist – der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung, seine Software liest die Daten aus. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen den umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht.

Was kleine Unternehmen jetzt tun sollten

Die Empfangspflicht ist bereits scharf. Praktisch bedeutet sie: Sie brauchen eine Adresse, an die Geschäftspartner eine XML- oder ZUGFeRD-Datei schicken können, und einen Weg, sie zu lesen und aufzubewahren.

Für das Ausstellen lohnt es sich, nicht bis zur Frist zu warten. Wer heute schon E-Rechnungen erzeugen kann, erspart sich den Umstieg unter Zeitdruck und kann öffentliche Auftraggeber bedienen, die XRechnung längst verlangen.

Aufbewahrung

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil aufzubewahren, und zwar unverändert. Ein Ausdruck genügt nicht. Die Frist beträgt wie bei Papierrechnungen acht Jahre; sie wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Wie projectxy damit umgeht

projectxy erzeugt in den Paketen Business und Team XRechnung nach EN 16931 im Format UBL 2.1 und ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide entstehen aus derselben Rechnung wie das PDF, die Beträge können deshalb nicht auseinanderlaufen. Eine Einschränkung: Das ZUGFeRD-PDF entspricht derzeit nicht dem Archivformat PDF/A-3, das die ZUGFeRD-Spezifikation vorsieht; strenge Prüfprogramme können die Datei deshalb beanstanden. Beanstandet Ihr Empfänger die Datei, senden Sie ihm stattdessen die XRechnung.

Eingehende E-Rechnungen liest projectxy in denselben Paketen ein: UBL- und CII-Dateien sowie die XML aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs. Die erkannten Werte übernehmen Sie in eine Ausgabe, die Originaldatei bleibt beim Beleg gespeichert.

Allgemeine Informationen zum Stand 13.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.