Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Inhalt

Wer Kleinunternehmer sein kann

Die Kleinunternehmerregelung ist seit dem 1. Januar 2025 neu gefasst. Maßgeblich sind zwei Grenzen: Der Umsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr dürfen 100.000 Euro nicht überschritten werden. Wer neu gründet, hat kein Vorjahr: Im Gründungsjahr ist nach Auffassung der Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 Euro für den laufenden Umsatz maßgebend.

Neu ist vor allem die zweite Grenze. Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze reißt – nicht erst im Folgejahr. Ab diesem Umsatz weisen Sie Umsatzsteuer aus und melden sie an.

Was auf die Rechnung gehört

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen von Kleinunternehmern eine eigene, kürzere Liste: § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Zeitpunkt der Leistung gehören nicht mehr zu den Mindestangaben. Sinnvoll bleiben beide – die Nummer, damit sich Zahlungen und Rückfragen eindeutig zuordnen lassen, das Leistungsdatum, damit nachvollziehbar bleibt, wofür abgerechnet wird. Mindestens enthalten muss die Rechnung:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
Ihre Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der Leistung
Das Entgelt in einer Summe – der Endbetrag, weil keine Steuer hinzukommt
Ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt
Die Angabe „Gutschrift“, falls ausnahmsweise Ihr Kunde die Rechnung für Sie ausstellt

Der Hinweis auf § 19 UStG

Vorgeschrieben ist ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt – nicht ein bestimmter Wortlaut. Üblich und ausreichend sind Formulierungen wie:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Falsch wäre, eine Umsatzsteuer auszuweisen, die Sie nicht abführen. Wer das tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag trotzdem dem Finanzamt – das regelt § 14c UStG. Ein versehentlicher Steuerausweis auf einer Kleinunternehmerrechnung ist deshalb kein harmloser Tippfehler.

Was beim Überschreiten passiert

Reißen Sie die 25.000 Euro im laufenden Jahr, bleiben Sie für dieses Jahr Kleinunternehmer und werden es im nächsten Jahr nicht mehr sein. Reißen Sie die 100.000 Euro, endet die Regelung sofort. Im Gründungsjahr ist es strenger: Dort endet die Regelung nach Auffassung der Finanzverwaltung sofort, sobald der Umsatz 25.000 Euro überschreitet.

Praktisch heißt das: Ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, gehören Steuersatz und Steuerbetrag auf jede Rechnung, und es beginnt die Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung. Pflicht sind dann auch wieder die fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt. Rückwirkend müssen bereits gestellte Rechnungen desselben Jahres nicht korrigiert werden.

Womit Sie schreiben

Eine Rechnung lässt sich mit einer Textverarbeitung schreiben. Die Schwierigkeit liegt nicht im Layout, sondern darin, dass jede Nummer nur einmal vorkommt, spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben und offene Zahlungen nicht aus dem Blick geraten.

projectxy vergibt die Nummer beim Abschließen selbst, setzt den Hinweis nach § 19 UStG automatisch, wenn die Kleinunternehmerregelung eingestellt ist, und führt den offenen Betrag je Rechnung nach.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben?

Umsatzsteuerlich nicht mehr. Seit dem 1. Januar 2025 nennt § 34a UStDV die Mindestangaben für Rechnungen von Kleinunternehmern, und die Rechnungsnummer gehört nicht dazu. Sinnvoll bleibt sie trotzdem, weil sich Zahlungen, Mahnungen und Rückfragen nur mit einer eindeutigen Nummer sicher zuordnen lassen. Wenn Sie Nummern vergeben, dann jede nur einmal; Lücken sind unschädlich. Ein Nummernkreis je Jahr wie RE-2026-0001 eignet sich dafür gut.

Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist – auch wenn der Kunde ihn nie gezahlt hat. Eine Ausnahme macht die Finanzverwaltung nur bei Rechnungen an Endverbraucher über eine tatsächlich erbrachte Leistung.

Was ist, wenn ich den Hinweis auf § 19 UStG vergesse?

Die Rechnung ist dann unvollständig. Sie können sie berichtigen, indem Sie ein korrigiertes Dokument ausstellen, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Gelten für mich die neuen Pflichten zur E-Rechnung?

Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ausstellen müssen Sie keine: Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF (§ 34a UStDV). Die Übergangsfristen bis Ende 2026 und Ende 2027 betreffen Sie deshalb nicht. Freiwillig dürfen Sie E-Rechnungen ausstellen.

So geht es im ProgrammRechnungen schreiben mit projectxyRechnungen in Minuten – mit Rechnungs-Check vor dem Abschließen WerkzeugRechnung kostenlos erstellenOhne Anmeldung, als PDF

Allgemeine Informationen zum Stand 04.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.