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Die zwei Grenzen seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG): Der Gesamtumsatz des Vorjahres hat 25.000 Euro nicht überschritten, und der Gesamtumsatz des laufenden Jahres überschreitet 100.000 Euro nicht. 2026 gelten dieselben Beträge wie 2025.
Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 und 50.000 Euro, und die zweite war nur eine Prognose zu Jahresbeginn. Heute zählt der tatsächliche Umsatz – und die obere Grenze beendet die Regelung mitten im Jahr.
Was zum Gesamtumsatz zählt
Gerechnet wird nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 Satz 1 UStG). Es zählt der Tag, an dem das Geld eingeht, nicht das Rechnungsdatum: Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört zum neuen Jahr. Anzahlungen zählen mit ihrem Eingang (Abschnitt 19.2 Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, kurz UStAE).
Nicht mitgerechnet werden bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus Heilbehandlungen oder der Vermietung von Wohnraum (§ 19 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG mit Verweis auf § 4 Nr. 11 bis 29 UStG), sowie Verkäufe von Anlagevermögen wie dem gebrauchten Firmenwagen (§ 19 Abs. 2 Satz 2 UStG). Betriebsausgaben mindern den Gesamtumsatz nicht; mit dem Gewinn hat die Grenze nichts zu tun.
Neugründung: 25.000 Euro, keine Hochrechnung
Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz. Die Finanzverwaltung stellt dann allein auf den tatsächlichen Umsatz des Gründungsjahres ab, und maßgebend ist die Grenze von 25.000 Euro, nicht die von 100.000 Euro (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE). Im Gesetz selbst steht diese Regel nicht; sie ist die Auffassung der Finanzverwaltung.
Auf zwölf Monate hochgerechnet wird nicht mehr; die frühere Vorschrift dazu ist seit 2025 entfallen. Wer im Oktober gründet, hat bis Dezember die vollen 25.000 Euro zur Verfügung. Die Kehrseite: Wird die Grenze von 25.000 Euro im Gründungsjahr überschritten, endet die Regelung nach dieser Auffassung sofort und nicht erst zum Jahreswechsel; von da an gelten die allgemeinen Erklärungspflichten (Abschnitt 19.1 Abs. 7 Satz 3 UStAE).
Was beim Überschreiten gilt
Über 25.000 Euro, aber nicht über 100.000 Euro: Außerhalb des Gründungsjahres ändert sich im laufenden Jahr nichts. Ab dem 1. Januar des Folgejahres gilt die Regelbesteuerung – auch wenn der Umsatz dann wieder sinkt (Abschnitt 19.1 Abs. 2 Satz 2 UStAE).
Über 100.000 Euro: Die Befreiung endet in diesem Moment. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist in voller Höhe steuerpflichtig; aufgeteilt wird er nicht (Abschnitt 19.1 Abs. 2 Satz 4 UStAE mit Beispiel). Die Umsätze davor bleiben steuerfrei. Von da an gelten die allgemeinen Erklärungspflichten des § 18 UStG, in der Regel also Voranmeldungen (Abschnitt 19.1 Abs. 7 Satz 3 UStAE).
Fallen Leistung und Zahlung in verschiedene Zeiträume, hängt die Zuordnung vom Einzelfall ab. Klären Sie das mit der Steuerberatung, bevor die Rechnung hinausgeht.
Ein Beispiel mit Zahlen
Eine IT-Beraterin hat 2025 Zahlungen über 23.800 Euro erhalten. 2026 ist sie damit Kleinunternehmerin.
Bis Ende September 2026 gehen 31.400 Euro ein. Die 25.000 Euro sind überschritten, die 100.000 Euro nicht. Für Leistungen, die sie bis zum 31. Dezember 2026 ausführt, berechnet sie weiter keine Umsatzsteuer; für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 weist sie Umsatzsteuer aus.
Variante: Bis Ende Oktober sind 88.500 Euro eingegangen. Im November bestellt ein Kunde ein Projekt zum Nettopreis von 14.000 Euro und zahlt sofort. 88.500 + 14.000 = 102.500 Euro – die Grenze ist überschritten. Dieser Umsatz ist in voller Höhe steuerpflichtig: Zu 14.000 Euro kommen 2.660 Euro Umsatzsteuer (19 %), die Rechnung lautet über 16.660 Euro. Die 88.500 Euro davor bleiben steuerfrei.
Wie die Rechnungen danach aussehen
Der Hinweis auf § 19 UStG entfällt. Auf jede Rechnung gehören nun das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG). Pflicht sind dann auch die fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 und 6 UStG), die § 34a UStDV für Kleinunternehmerrechnungen nicht verlangt. Die vollständige Liste der Pflichtangaben steht in einem eigenen Beitrag.
Auch die Erleichterung, als Kleinunternehmer stets Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen zu dürfen (§ 34a Satz 4 UStDV), endet; es gelten die allgemeinen Übergangsfristen zur E-Rechnung (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ein mit Privatkunden fest vereinbarter Endpreis bleibt, wie er ist; die Umsatzsteuer wird herausgerechnet (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Bei 19 % werden aus 1.000 Euro 840,34 Euro netto und 159,66 Euro Umsatzsteuer. Im Gegenzug können Sie ab dem Wechsel Vorsteuer abziehen (§ 15 UStG); für früher angeschaffte Wirtschaftsgüter kommt eine Berichtigung nach § 15a UStG in Betracht.
Freiwillig verzichten: fünf Jahre gebunden
Wer unter den Grenzen liegt, kann auf die Befreiung verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG). Das kann sich lohnen, wenn die Kunden überwiegend Unternehmen mit Vorsteuerabzug sind oder größere Anschaffungen anstehen. Die Erklärung ist formlos und bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres möglich – für 2026 also bis zum 29. Februar 2028.
Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre und lässt sich danach nur zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen (§ 19 Abs. 3 Satz 3 und 4 UStG). Vorsicht: Wer in einer Voranmeldung oder Jahreserklärung die Steuer nach den allgemeinen Regeln berechnet, erklärt damit nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich schon den Verzicht (Abschnitt 19.3 Abs. 1 Satz 5 Nr. 2 UStAE).
Wie projectxy damit umgeht
Die Kleinunternehmerregelung ist in projectxy eine Einstellung je Unternehmen; ist sie aktiv, steht der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ automatisch auf dem PDF. Schalten Sie sie ab, weisen danach gespeicherte Rechnungen Steuersatz und Steuerbetrag aus; abgeschlossene Belege bleiben, wie sie sind. Die Liste der Zahlungseingänge zeigt die Summe der erfassten Zahlungen je Kalenderjahr – ein Anhaltspunkt, keine Berechnung des Gesamtumsatzes nach § 19 Abs. 2 UStG. Eine automatische Warnung vor der Grenze gibt es nicht.
Häufige Fragen
Gilt die Kleinunternehmergrenze brutto oder netto?
Muss ich alte Rechnungen korrigieren, wenn ich die 100.000 Euro überschritten habe?
Kann ich nach dem Überschreiten wieder Kleinunternehmer werden?
Zählen mein Gehalt oder ein zweites Gewerbe zur Grenze?
Allgemeine Informationen zum Stand 03.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.