Inhalt
Acht Jahre
Die kürzere Frist gilt für Buchungsbelege – und dazu zählen die Belege, die im Alltag den größten Stapel bilden:
- Ausgangsrechnungen, also die Rechnungen, die Sie schreiben
- Eingangsrechnungen, also die Rechnungen Ihrer Lieferanten
- Kontoauszüge, Quittungen und Kassenbelege
- Lohn- und Gehaltsbelege als Buchungsgrundlage
Zehn Jahre
Für andere Unterlagen bleibt es bei zehn Jahren:
- Jahresabschlüsse, Bilanzen und Lageberichte
- Handelsbücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Die Unterlagen, die zu deren Verständnis erforderlich sind, samt Arbeitsanweisungen
Wann die Frist beginnt
Nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden.
Die Frist kann sich verlängern: Läuft die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch, etwa wegen einer Betriebsprüfung oder eines offenen Verfahrens, bleiben die Unterlagen länger aufbewahrungspflichtig.
Was bei E-Rechnungen gilt
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil aufzubewahren – die XML-Datei –, und zwar unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF genügt nicht.
Das ist der praktische Kern der E-Rechnungsumstellung: Nicht das Empfangen ist die Hürde, sondern das unveränderte Ablegen der Originaldatei über acht Jahre.
Eine Ausnahme, die selten betrifft
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute wurde die Verkürzung wieder zurückgenommen; dort bleibt es bei zehn Jahren. Für Handwerk, Handel und Dienstleistung gilt die verkürzte Frist.
Häufige Fragen
Gilt die kürzere Frist auch rückwirkend?
Darf ich Papierbelege einscannen und wegwerfen?
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Muss ich E-Mails aufbewahren?
Allgemeine Informationen zum Stand 04.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.