Rechnung online erstellen

Was auf jede Rechnung gehört

Das Formular fragt die Angaben ab, die § 14 Abs. 4 UStG für eine Rechnung verlangt: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei 0 % Umsatzsteuer fragt es nach dem Grund und druckt den passenden Hinweis. Kleinunternehmer kommen seit 2025 mit weniger aus.

Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG · Rechnung schreiben als Kleinunternehmer · Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungsvorlage als PDF – so füllen Sie sie aus

Die Rechnung, die das Formular erzeugt, ist Ihre Rechnungsvorlage: Sie trägt alle Pflichtangaben an fester Stelle, rechnet Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag selbst aus und kommt als PDF auf Ihr Gerät. Gehen Sie die vier Abschnitte von oben nach unten durch. Unter Ihre Angaben stehen Name oder Firma, Anschrift und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. – eine der beiden genügt. Mit IBAN und BIC druckt die Vorlage einen Zahlungshinweis und einen GiroCode, den Ihr Kunde mit der Banking-App scannt. Unter Kunde und Rechnung folgen die Anschrift des Empfängers, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum; das Zahlungsziel wählen Sie aus. Unter Leistungen tragen Sie bis zu 3 Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Nettopreis ein und wählen je Position den Steuersatz. Unter Texte und Gestaltung passen Sie Einleitung, Schlusstext, Layout und Farbe an. Rechts sehen Sie die Summen, bevor Sie herunterladen.

Die Rechnungsnummer vergeben Sie selbst, jede nur einmal und ohne Doppelung – ein Nummernkreis je Jahr wie RE-2026-0001 hat sich bewährt. Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht. Das Werkzeug merkt sich keine Nummer; notieren Sie die zuletzt vergebene, wenn Sie die Vorlage öfter nutzen.

Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG

Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus – darf es auch nicht, sonst schuldet er den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt. Setzen Sie in Abschnitt 3 den Haken „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“: Die Vorlage blendet die Steuerzeile aus, nennt das Entgelt in einer Summe und druckt den Pflichthinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Seit 2025 gilt für Kleinunternehmer die kürzere Liste des § 34a UStDV: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nicht mehr vorgeschrieben – sinnvoll bleiben beide, und die Vorlage füllt sie mit.

Beispiel: eine fertige Rechnung

Eine Webdesignerin stellt einer Agentur die Startseite in Rechnung. Oben links stehen ihr Name, ihre Anschrift und die Steuernummer, darunter die Anschrift der Agentur. Rechts: Rechnungsnummer RE-2026-0007, Rechnungsdatum 23.10.2026, Leistungszeitraum der Vormonat, Zahlungsziel 14 Tage. Eine Position „Webdesign Startseite, 1 pauschal, 1.200,00 €“, darunter Netto 1.200,00 €, Umsatzsteuer 19 % 228,00 €, Gesamtbetrag 1.428,00 €. Im Schlusstext der Satz „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum {FAELLIG} auf das unten genannte Konto“ – das Formular setzt das Datum ein. Als Kleinunternehmerin hätte dieselbe Rechnung keine Steuerzeile, einen Gesamtbetrag von 1.200,00 € und den Hinweis nach § 19 UStG. Mehr Muster und Formulierungen: Zahlungsziel auf der Rechnung und Rechnung stornieren oder korrigieren.