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Die neun Pflichtangaben
Die folgenden Angaben verlangt § 14 Absatz 4 UStG für die gewöhnliche Rechnung. In besonderen Fällen kommen weitere hinzu – etwa das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung ausstellt, oder der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 eine eigene, kürzere Liste nach § 34a UStDV.
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
- Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
- Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto genügt eine verkürzte Fassung. Erforderlich sind dann nur Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt einschließlich Steuer in einer Summe und der Steuersatz – bei einer Steuerbefreiung an seiner Stelle ein Hinweis darauf. Diese Erleichterung steht in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.
Die Erleichterung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, nicht bei Fernverkäufen nach § 3c UStG und nicht bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft.
Der Zeitpunkt der Leistung wird am häufigsten vergessen
Das Rechnungsdatum ersetzt den Leistungszeitpunkt nicht. Fallen beide auf denselben Tag, gehört der Leistungszeitpunkt trotzdem auf die Rechnung – auf Papier- und PDF-Rechnungen genügt dann ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, in einer E-Rechnung muss das Datum im dafür vorgesehenen Datenfeld stehen. Zulässig ist auch die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung erbracht wurde.
Bei Dauerleistungen wie Wartung oder Miete tritt der Leistungszeitraum an die Stelle des Zeitpunkts.
Weitere Fehler, die teuer werden
- Doppelt vergebene Rechnungsnummern – jede Nummer darf nur einmal vergeben werden
- Ein unvollständiger Name oder eine unvollständige Anschrift, etwa ohne Rechtsform oder ohne Ort
- Ein Sammelposten „Diverse Leistungen“ statt einer nachvollziehbaren Bezeichnung
- Mehrere Steuersätze in einer Summe statt getrennt ausgewiesen
- Nachträgliche Änderungen an einer bereits versendeten Rechnung, statt sie ordentlich zu berichtigen
Berichtigen statt überschreiben
Eine versendete Rechnung wird nicht stillschweigend überschrieben. Ist sie falsch, gibt es zwei Wege: Entweder Sie liefern die fehlende oder unzutreffende Angabe mit einem Dokument nach, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Absatz 5 UStDV) – eine neue Rechnungsnummer ist dafür nicht nötig. Oder Sie stornieren die Rechnung mit einer Stornorechnung und stellen eine neue aus, die auf die ursprüngliche verweist. In beiden Fällen bleibt nachvollziehbar, was vorher galt.
projectxy lässt abgeschlossene Belege nicht direkt ändern; speichern lässt sich nur ein Entwurf. Für Korrekturen gibt es zwei Wege. „Rechnung berichtigen“ im Menü „Mehr“ storniert die Rechnung mit einer Stornogutschrift – so heißt die Stornorechnung im Programm – und legt einen neuen Rechnungsentwurf mit gleichem Inhalt an, dessen Einleitung auf die stornierte Rechnung verweist. Über „Bearbeiten“ macht der Inhaber des Unternehmens einen abgeschlossenen Beleg wieder zum Entwurf: Die Nummer bleibt, Inhalt und Positionen der bisherigen Fassung werden aufbewahrt und bleiben als PDF abrufbar – mit den heutigen Firmendaten. Gesperrt ist dieser Weg, sobald eine Zahlung erfasst oder die Rechnung storniert ist. Die korrigierte Fassung senden Sie Ihrem Kunden erneut zu, mit dem Hinweis, dass sie die frühere ersetzt. Ändern sich Empfänger, Betrag oder Steuersatz, ist „Rechnung berichtigen“ der übersichtlichere Weg.
Häufige Fragen
Reicht eine E-Mail-Adresse statt der Anschrift?
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Was gilt bei Anzahlungen?
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Allgemeine Informationen zum Stand 04.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.