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Was das Gesetz zur Sprache sagt
§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss. Eine Sprache nennt die Vorschrift nicht. Eine englische Rechnung kann die Anforderungen deshalb ebenso erfüllen wie eine deutsche.
Die Grenze zieht das Verfahrensrecht. Amtssprache ist Deutsch (§ 87 Abs. 1 AO). Legen Sie dem Finanzamt fremdsprachige Belege vor, kann es verlangen, dass Sie unverzüglich eine Übersetzung vorlegen – in begründeten Fällen eine beglaubigte. Bleibt sie aus, darf es die Übersetzung auf Ihre Kosten beschaffen (§ 87 Abs. 2 AO). Auch zu Büchern und Aufzeichnungen in fremder Sprache kann es Übersetzungen verlangen (§ 146 Abs. 3 AO).
Ob das Finanzamt eine Übersetzung fordert, liegt in seinem Ermessen.
Die Pflichtangaben bleiben dieselben
Auf die englische Rechnung gehört alles, was auf die deutsche gehört: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Was die einzelnen Angaben verlangen, steht in einem eigenen Beitrag über die Pflichtangaben.
Übersetzt werden Beschriftungen und Leistungsbeschreibung. Firmenname, Anschrift, Steuernummer und Paragrafen bleiben, wie sie sind: „§ 19 UStG“ wird nicht übersetzt, sondern um eine kurze Erklärung ergänzt.
Die Leistungsbeschreibung muss auch auf Englisch erkennen lassen, was geliefert oder geleistet wurde (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG).
Übliche englische Begriffe
Für die Beschriftungen einer Rechnung sind diese Begriffe gebräuchlich:
- Rechnung – Invoice
- Rechnungsnummer – Invoice number
- Rechnungsdatum – Invoice date
- Leistungsdatum, Leistungszeitraum – Date of supply oder Service date, Service period
- Steuernummer – Tax number
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – VAT ID oder VAT identification number
- Nettobetrag, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag – Net amount, VAT, Total amount
- Zahlbar bis – Payable by oder Due date
- Gutschrift als Korrektur einer Rechnung – Credit note
- Gutschrift als Abrechnung durch den Kunden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG) – Self-billing (UStAE 14.5 Abs. 24 mit Anlage 8)
Der Hinweis nach § 19 UStG auf Englisch
Kleinunternehmer müssen auf der Rechnung darauf hinweisen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Ein Wortlaut ist nicht vorgeschrieben, auch nicht für die englische Fassung. Zwei Formulierungen als Muster:
„No VAT is charged in accordance with § 19 UStG (German small business regulation).“
„VAT exempt under the small business scheme, § 19 UStG (German VAT Act).“
Nennen Sie den Paragrafen: Ein ausländischer Kunde kann die Befreiung so nachschlagen. Einen Steuerbetrag dürfen Sie daneben nicht ausweisen, sonst schulden Sie ihn (§ 14c UStG).
Geschäftskunden im EU-Ausland: „Reverse charge“
Erbringen Sie eine sonstige Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat und liegt der Leistungsort dort (§ 3a Abs. 2 UStG), schuldet in der Regel der Kunde die Umsatzsteuer in seinem Staat (Art. 196 MwStSystRL). Die Rechnung weist dann keine deutsche Umsatzsteuer aus, nennt beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und enthält die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Auszustellen ist sie bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 UStG).
Die Angabe darf auf Englisch stehen. Die Finanzverwaltung lässt statt des deutschen Begriffs die Fassungen anderer EU-Amtssprachen zu, für Englisch „Reverse charge“ (UStAE 14a.1 Abs. 6 mit Anlage 8, BMF-Schreiben vom 17. September 2025). Als Muster:
„Reverse charge – VAT to be accounted for by the recipient.“
Ob die Steuerschuld überhaupt übergeht, hängt von der Leistung und vom Kunden ab, nicht von der Sprache. Für Warenlieferungen in andere EU-Staaten gelten eigene Regeln (§ 14a Abs. 3 UStG). Auch Kleinunternehmer müssen das prüfen: § 19 UStG befreit nur Umsätze im Inland (§ 19 Abs. 1, § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Im Zweifel klärt das die Steuerberatung.
Datum und Zahlen
Englisch ist nicht gleich Englisch. 03/10/2026 liest ein britischer Kunde als 3. Oktober, ein amerikanischer als 10. März. Eindeutig ist der ausgeschriebene Monat: 3 October 2026. Bei Beträgen tauschen Punkt und Komma die Rollen – aus 1.234,56 wird 1,234.56.
Wie projectxy Belege in anderen Sprachen ausgibt
In projectxy legen Sie die Belegsprache je Kunde fest: im Kontakt im Feld „Belegsprache“. Neue Belege für diesen Kunden übernehmen sie; im einzelnen Beleg lässt sie sich ändern. Zur Wahl stehen zwölf Sprachen: Deutsch, Türkisch, Russisch, Englisch, Polnisch, Rumänisch, Ukrainisch, Albanisch, Italienisch, Kroatisch, Bulgarisch und Georgisch.
In der Belegsprache erscheinen die Beschriftungen des PDF, Anrede und Grußformel, die mitgelieferten Standardtexte, Datums- und Zahlenformat sowie Betreff und Anrede der E-Mail. Auf englischen Belegen steht das Datum in der Form Tag/Monat/Jahr, Beträge tragen einen Dezimalpunkt. Ausgewiesen werden sie stets in Euro. Die Positionstexte schreiben Sie selbst. Ist die Kleinunternehmerregelung eingestellt, steht der Hinweis nach § 19 UStG automatisch in der Belegsprache auf dem PDF – auf Englisch mit dem ersten der oben genannten Sätze.
Den Vermerk „Reverse charge“ setzt projectxy nicht selbst. Sie stellen den Steuersatz der Positionen auf 0 % und tragen den Vermerk im Schlusstext ein. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden kommt aus dem Kontakt auf den Beleg, Ihre eigene aus den Einstellungen in die Fußzeile.
Häufige Fragen
Muss ich zu einer englischen Rechnung zusätzlich eine deutsche ausstellen?
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Kunden im Ausland?
Darf ich die Rechnung in US-Dollar oder Pfund ausstellen?
Muss ich einem englischsprachigen Kunden in Deutschland Umsatzsteuer berechnen?
Allgemeine Informationen zum Stand 03.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.