Geld · Rechnungen

Rechnung schreiben: Programm für Selbstständige

Rechnungen in Minuten – mit Rechnungs-Check vor dem Abschließen

Angebot annehmen lassen → Rechnung erzeugen → abschließen → versenden → Zahlung zuordnen. Wiederkehrende Rechnungen für Wartung, Hosting oder Miete entstehen aus einer Vorlage; das Versenden bleibt bei Ihnen.

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BeispielRechnungen

Rechnung: RE-2026-0014
Leistungszeitraum: 01.09.2026 – 30.09.2026
Position: Wartung & Support · 49,00 €
Skonto: 2 % bei Zahlung in 7 Tagen
Gesamt: 58,31 € inkl. 19 % USt.

Beispieldaten aus der Demo.

Das Problem

Rechnungen in Word oder Excel kosten Zeit: Nummer nachschlagen, Pflichtangaben prüfen, Beträge nachrechnen, PDF erzeugen, E-Mail schreiben – und am Monatsende suchen, wer schon bezahlt hat.

Die Lösung mit projectxy

In projectxy wählen Sie den Kunden, tippen die Positionen ein und schließen ab. Nummer, Steuer und Summen entstehen von selbst, der Rechnungs-Check meldet fehlende Pflichtangaben, und der Versand geht mit einem Klick.

Keine Nummer doppelt

Fortlaufende Nummernkreise vergeben jede Rechnungsnummer genau einmal – erst beim Abschließen.

Pflichtangaben im Blick

Der Rechnungs-Check zeigt vor dem Abschließen, was nach § 14 UStG noch fehlt.

Versand und Zahlung in einem

PDF mit GiroCode per E-Mail, danach den Zahlungseingang zuordnen – alles auf derselben Seite.

Das übernimmt projectxy

Die Pflichtangaben an fester Stelle: Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Steuernummer oder USt-IdNr., Steuersätze.
Fortlaufende Nummernkreise, die Sie selbst gestalten (z. B. RE-2026-0001), automatisch zurückgesetzt zum Jahreswechsel.
Abgeschlossene Rechnungen ändern Sie nur nachvollziehbar: Mit „Bearbeiten“ bleibt die frühere Fassung aufbewahrt, mit „Rechnung berichtigen“ entstehen Stornogutschrift und neue Rechnung.
Skonto, Rabatte, mehrere Steuersätze, Kleinunternehmerregelung – projectxy rechnet aus Ihren Angaben und weist die Beträge aus.
PDF mit Ihrem Logo in drei Layouts, GiroCode zum Bezahlen per Banking-App, XRechnung für Behörden.
Versand per E-Mail direkt aus der Anwendung, Status „versendet“, Zahlungseingang zuordnen.
Belegsprache je Kunde: Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული – mit passenden Standardtexten.

Rechnung schreiben in drei Schritten

Öffnen Sie im Menü „Rechnungen“ und klicken Sie auf „Rechnung erstellen“. Wählen Sie den Kunden oder tragen Sie die Anschrift direkt ein, setzen Sie Leistungszeitraum und Fälligkeit und fügen Sie mit „Position hinzufügen“ Ihre Leistungen ein.
Der „Rechnungs-Check“ unter dem Formular zeigt, was noch fehlt. „Speichern & abschließen“ vergibt die nächste Rechnungsnummer. Fehlt ein Pflichtpunkt – etwa die eigene Anschrift oder sowohl Steuernummer als auch USt-IdNr. –, bleibt die Rechnung ein Entwurf ohne Nummer.
Auf der Belegseite öffnen Sie das PDF oder klicken auf „Versenden“: Die E-Mail geht mit dem PDF im Anhang an den Kunden. Einen Zahlungseingang tragen Sie im Kasten „Zahlungen“ über „Zahlung erfassen“ ein.

Häufige Fragen

Kann ich Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben (§ 19 UStG)?

Ja. Unter „Einstellungen“ → „Firma & Steuern“ setzen Sie den Haken bei „Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) – keine Umsatzsteuer auf Belegen ausweisen“. projectxy druckt dann „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf das PDF. § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV verlangt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Ob Sie die Grenzen des § 19 Abs. 1 UStG einhalten – 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr –, prüfen Sie selbst.

Wie vergibt projectxy die Rechnungsnummer?

Erst beim Abschließen. Ein neuer Entwurf hat keine Nummer; „Speichern & abschließen“ vergibt die nächste Nummer aus dem Nummernkreis, voreingestellt nach dem Muster RE-Jahr-0001, etwa RE-2026-0001. Aufbau, nächste Nummer und das Zurücksetzen zum Jahreswechsel ändern Sie unter „Einstellungen“ → „Nummernkreise“. Jede Nummer gibt es nur einmal – eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG.

Kann ich eine abgeschlossene Rechnung ändern?

Ja, auf zwei Wegen. Als Inhaber setzen Sie die Rechnung über „Bearbeiten“ zurück in den Entwurf: Die Nummer bleibt, Inhalt und Positionen der bisherigen Fassung werden aufbewahrt und stehen auf der Belegseite unter „Frühere Fassungen“. Gesperrt ist das, sobald eine Zahlung erfasst oder die Rechnung storniert ist. Unter „Mehr“ storniert „Rechnung berichtigen“ die Rechnung dagegen mit einer Gutschrift und legt eine neue Rechnung gleichen Inhalts als Entwurf an; deren Einleitung nennt Nummer und Datum der stornierten Rechnung.