Fortlaufende Rechnungsnummer: Was § 14 UStG verlangt – mit Beispielen

Was das Gesetz verlangt

Verlangt ist eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Mehr steht im Gesetz nicht.

Den Zweck nennt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass: Die Nummer soll sicherstellen, dass jede Rechnung einmalig ist. Zulässig sind Zahlenreihen, Buchstabenreihen und Kombinationen aus beiden (Abschn. 14.5 Abs. 10 UStAE). Welche Angaben außerdem auf die Rechnung gehören, steht in einem eigenen Beitrag zu den Pflichtangaben.

Einmalig ja, lückenlos nein

„Fortlaufend“ wird oft als „lückenlos“ gelesen. Die Finanzverwaltung verlangt das nicht: Eine lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern ist nicht zwingend (Abschn. 14.5 Abs. 10 UStAE). Entscheidend ist, dass keine Nummer zweimal vorkommt.

Folgenlos sind Lücken trotzdem nicht immer. In einer Betriebsprüfung können sie die Frage auslösen, ob alle Einnahmen erfasst sind. Ob Lücken eine Schätzung rechtfertigen, hängt nach dem Bundesfinanzhof von den Umständen des Einzelfalls ab (BFH, Beschluss vom 31. Mai 2023, X B 111/22). Halten Sie deshalb fest, warum eine Nummer fehlt.

Beispiele für den Aufbau

Verbreitet ist ein Aufbau aus Kürzel, Jahr und laufender Nummer mit führenden Nullen. So bleibt die Liste sortierbar, und die Belegart ist sofort erkennbar:

• RE-2026-0001, RE-2026-0002, RE-2026-0003 – Kürzel, Jahr, laufende Nummer
• 2026-10-0017 – Jahr, Monat, laufende Nummer innerhalb des Monats
• R26-00458 – kurzes Jahr und fünfstellige laufende Nummer für größere Mengen
• F2-2026-0031 – vorangestelltes Kürzel für eine Filiale oder einen Geschäftsbereich

Jahreswechsel: neu beginnen oder weiterzählen

Beides ist zulässig. Nummernkreise dürfen für zeitlich abgegrenzte Bereiche gebildet werden; als Beispiele nennt der Erlass Monate, Wochen und Tage (Abschn. 14.5 Abs. 11 UStAE). Für Kalenderjahre gilt nichts anderes.

Wer im Januar wieder bei 1 anfängt, muss das Jahr in die Nummer aufnehmen. Sonst gibt es die Nummer 0001 jedes Jahr erneut, und die Einmaligkeit ist dahin. RE-2026-0001 und RE-2027-0001 sind dagegen zwei verschiedene Nummern. Üblich ist das Jahr der Ausstellung: Eine Rechnung vom 8. Januar 2027 über eine Leistung aus dem Dezember erhält eine Nummer aus dem Kreis 2027.

Mehrere Nummernkreise

Wie viele getrennte Nummernkreise Sie führen, bleibt Ihnen überlassen. Zulässig sind Kreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, etwa Filialen oder Betriebsstätten (Abschn. 14.5 Abs. 11 UStAE). Üblich sind auch eigene Kreise für Abschlagsrechnungen und Stornorechnungen.

Zwei Bedingungen gelten: Jede Rechnung muss sich leicht und eindeutig ihrem Kreis zuordnen lassen, und die Rechnungsnummer muss einmalig bleiben. Ein Kürzel vor der Nummer erfüllt beides.

Doppelt vergeben oder übersprungen: was zu tun ist

Übersprungene Nummer: An den Rechnungen ist nichts zu korrigieren. Notieren Sie den Grund – etwa einen verworfenen Entwurf oder einen Wechsel der Software – und legen Sie die Notiz zu Ihren Unterlagen. Füllen Sie die Lücke nicht nachträglich mit einer rückdatierten Rechnung.

Doppelt vergebene Nummer: Einer der beiden Rechnungen fehlt die einmalige Nummer. Überschreiben Sie nichts. Berichtigen Sie eine der beiden mit einem Dokument, das sich eindeutig auf sie bezieht – hier über Nummer, Datum und Empfänger – und die neue Nummer mitteilt (§ 31 Abs. 5 UStDV), oder stornieren Sie sie und stellen Sie sie neu aus.

Für Ihren Kunden ist der Fehler meist unschädlich: Sein Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn er die unrichtige Rechnungsnummer nicht erkennen konnte und die übrigen Voraussetzungen vorliegen (Abschn. 15.2a Abs. 6 UStAE).

Wer keine Rechnungsnummer braucht

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag kommen ohne Rechnungsnummer aus (§ 33 UStDV), ebenso Fahrausweise (§ 34 UStDV). Seit dem 1. Januar 2025 nennt auch § 34a UStDV für Rechnungen von Kleinunternehmern die fortlaufende Nummer nicht unter den Mindestangaben.

Verzichten sollten Sie trotzdem nicht. Ohne Nummer lassen sich Zahlungen, Mahnungen und Rückfragen keiner Rechnung sicher zuordnen, und Ihre Belegablage verliert ihre Ordnung.

Wie projectxy Rechnungsnummern vergibt

In projectxy legen Sie das Format je Belegart in den Einstellungen unter „Nummernkreise“ selbst fest, mit Platzhaltern für Jahr, Monat und laufende Nummer. Voreingestellt sind für Rechnungen Kürzel, Jahr und vierstellige laufende Nummer, also RE-2026-0001; Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlagsrechnungen, Gutschriften und Lieferscheine haben eigene Kreise.

Die Nummer wird erst beim Abschließen vergeben. Ein gelöschter Entwurf hinterlässt deshalb keine Lücke, und die Datenbank nimmt je Unternehmen keine Nummer zweimal an. In der Voreinstellung beginnt die Zählung zum Jahreswechsel wieder bei 1; das lässt sich abschalten. Die nächste laufende Nummer lässt sich einstellen, wenn Sie einen bestehenden Kreis fortsetzen.

Allgemeine Informationen zum Stand 03.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.