Geld · Angebote

Angebote schreiben und in Rechnungen umwandeln

Vom Angebot zum Auftrag

Angebote sind die Vorstufe jeder Rechnung. Wer sie sauber verwaltet, weiß jederzeit, welche Aufträge in Arbeit sind.

BeispielAngebote

Angebot: AN-2026-0003 · gültig 30 Tage
Position 1: Webdesign-Paket Basic · 1.490,00 €
Position 2: Wartung & Support · 12 × 49,00 €
Gesamt: 2.472,82 € inkl. 19 % USt.

Beispieldaten aus der Demo.

Das Problem

Angebote liegen als Dateien in Ordnern, keiner weiß genau, welches noch gilt, und aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung noch einmal abgetippt.

Die Lösung mit projectxy

projectxy stellt das Angebot aus Ihren Produkten zusammen, der Kunde nimmt es über einen Link an, und „In Rechnung umwandeln“ übernimmt alle Positionen.

Online annehmen lassen

Der Kunde sieht das Angebot über einen sicheren Link und sagt mit einem Klick zu – Sie bekommen eine E-Mail.

Nichts doppelt tippen

Aus dem Angebot wird mit einem Klick die Rechnung, auf Wunsch auch eine Abschlagsrechnung.

Gültigkeit im Blick

Offen, angenommen, abgelehnt: Die Übersicht erinnert an Angebote, deren Frist abläuft.

Das übernimmt projectxy

Angebote aus Ihren Produkten und Leistungen zusammenstellen – Preise, Einheiten und Steuersätze sind hinterlegt.
Gültigkeitsdatum, Rabatte und individuelle Einleitungs- und Schlusstexte mit Platzhaltern.
Status Offen, Angenommen, Abgelehnt – die Übersicht erinnert Sie an Angebote über der Gültigkeit.
Ein Klick: „In Rechnung umwandeln“ übernimmt alle Positionen und verweist auf das Angebot.
PDF und E-Mail-Versand wie bei Rechnungen.

Angebot schreiben und in eine Rechnung umwandeln

Unter „Angebote“ klicken Sie auf „Angebot erstellen“ und wählen den Kunden. Beim Tippen einer Bezeichnung schlägt projectxy Ihre gespeicherten Produkte und Leistungen vor und übernimmt bei der Auswahl Preis, Einheit und Steuersatz. „Gültig bis“ ist mit 30 Tagen vorbelegt.
„Speichern & abschließen“ vergibt die Angebotsnummer. Über „Versenden“ geht das Angebot als PDF per E-Mail an den Kunden. Mit dem Kundenlink in der E-Mail sieht er es online und antwortet mit „Angebot annehmen“ oder „Angebot ablehnen“.
Auf der Angebotsseite klicken Sie auf „In Rechnung umwandeln“. projectxy legt einen Rechnungsentwurf mit allen Positionen an, nennt im Einleitungstext die Angebotsnummer und setzt ein offenes Angebot auf „Angenommen“. Den Entwurf prüfen Sie und schließen ihn ab.

Häufige Fragen

Kann mein Kunde das Angebot online annehmen?

Ja. Beim Versand ist „Kundenlink anhängen“ vorausgewählt. Über den Link sieht der Kunde das Angebot ohne Anmeldung und lädt das PDF. Zum Annehmen trägt er seinen Namen ein und klickt auf „Angebot annehmen“; der Name steht danach unter „Einstellungen“ → „Protokoll“. „Angebot ablehnen“ geht ohne Namen. Der Status wechselt entsprechend, und der Inhaber des Unternehmens erhält eine E-Mail. Das geht, solange das Angebot „Offen“ ist und das Datum „Gültig bis“ nicht überschritten ist. Ab dem Folgetag zeigt der Link keine Knöpfe mehr, sondern bittet den Kunden, sich an Sie zu wenden; das PDF bleibt abrufbar. Nimmt der Kunde danach auf anderem Weg an, gilt das als neuer Antrag (§ 150 Abs. 1 BGB).

Ist mein Angebot verbindlich, und wie lange gilt es?

Nach § 145 BGB sind Sie an ein Angebot gebunden, sofern Sie die Bindung nicht ausgeschlossen haben, etwa durch den Zusatz „freibleibend“. Haben Sie eine Frist gesetzt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). In projectxy setzen Sie die Frist im Feld „Gültig bis“; der voreingestellte Schlusstext nennt das Datum. Wie ein einzelnes Schreiben zu verstehen ist, hängt von seinem Wortlaut ab.

Kann ich aus einem Angebot eine Abschlagsrechnung erstellen?

Ja. Auf der Angebotsseite steht unter „Mehr“ der Punkt „Abschlagsrechnung erstellen“. projectxy legt einen Entwurf mit den Positionen des Angebots an; Sie tragen den Teilbetrag ein und schließen ab. „Schlussrechnung erstellen“ legt später einen Rechnungsentwurf über die gesamte Leistung an und setzt alle abgeschlossenen Abschlagsrechnungen mit Netto und Steuer ab, auch unbezahlte. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG nennt nur vereinnahmte Teilentgelte; offene Abschläge prüfen Sie vor dem Abschließen.