Rechnung stornieren oder korrigieren: Stornorechnung, Berichtigung und Mustertext

Warum stilles Ändern und Löschen ausscheiden

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, für Kaufleute ebenso § 239 Abs. 3 HGB). Außerdem müssen Sie ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Hinzu kommt: Ihr Kunde hat die erste Fassung bereits. Überschreiben Sie Ihre eigene, gibt es zwei verschiedene Rechnungen mit derselben Nummer.

Berichtigung: wenn nur eine Angabe fehlt oder falsch ist

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie unzutreffend – etwa die Anschrift, die Steuernummer oder der Leistungszeitpunkt –, kann die Rechnung berichtigt werden (§ 31 Abs. 5 UStDV). Übermittelt werden müssen nur die fehlenden oder falschen Angaben, und zwar durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Für dieses Dokument gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung selbst.

Der Bezug ist regelmäßig hergestellt, wenn das Dokument die Nummer der ursprünglichen Rechnung nennt; eine neue Rechnungsnummer braucht es nicht (Abschn. 14.11 Abs. 1 UStAE). Berichtigen kann nur, wer die Rechnung ausgestellt hat. Ihr Kunde kann sie nicht mit rechtlicher Wirkung selbst ändern (Abschn. 14.11 Abs. 2 UStAE).

Stornorechnung und neue Rechnung

Sind Empfänger, Leistung, Betrag oder Steuersatz falsch, ist das Storno der übersichtlichere Weg. Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf. Sie nennt deren Nummer und Datum und weist deren Beträge als Minderung aus – üblich mit negativem Vorzeichen. Eine eigene Nummer ist für sie nicht vorgeschrieben (Abschn. 14.11 Abs. 1 UStAE), in Buchhaltung und Ablage aber üblich.

Danach stellen Sie die richtige Rechnung aus, mit neuer Nummer und dem tatsächlichen Ausstellungsdatum. Der Zeitpunkt der Leistung bleibt der ursprüngliche. Dass auch Stornierung und Neuausstellung eine Berichtigung sein können, die für den Vorsteuerabzug des Kunden zurückwirkt, hat der Bundesfinanzhof entschieden (BFH, Urteil vom 22. Januar 2020, XI R 10/17).

Mustertexte zum Kopieren

Für die Stornorechnung, als Betreff und Einleitung:

„Stornorechnung Nr. SR-2026-0007 zur Rechnung Nr. RE-2026-0142 vom 14. September 2026. Hiermit stornieren wir die genannte Rechnung in voller Höhe: netto −1.000,00 Euro, Umsatzsteuer 19 % −190,00 Euro, gesamt −1.190,00 Euro.“

Für die neue Rechnung:

„Diese Rechnung ersetzt die stornierte Rechnung Nr. RE-2026-0142 vom 14. September 2026.“

Für eine bloße Berichtigung ohne Storno:

„Berichtigung zur Rechnung Nr. RE-2026-0142 vom 14. September 2026: Der Leistungszeitpunkt lautet richtig 28. August 2026. Alle übrigen Angaben der Rechnung bleiben unverändert.“

Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift

Im Umsatzsteuergesetz ist die Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt: Er rechnet nach vorheriger Vereinbarung über eine Leistung ab, die er selbst bezogen hat (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Ein solches Dokument muss die Angabe „Gutschrift“ tragen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).

Im Geschäftsalltag heißt auch das Storno oft Gutschrift. Diese kaufmännische Gutschrift ist etwas anderes (Abschn. 14.3 Abs. 1 UStAE). Die Finanzverwaltung beanstandet die Bezeichnung nicht; sie allein führt nicht zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG (BMF-Schreiben vom 25. Oktober 2013). Missverständnisse vermeiden Sie, wenn im Text ausdrücklich steht, dass eine Rechnung storniert wird.

Das Risiko nach § 14c UStG

Wer in einer Rechnung mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag – bis er den Steuerbetrag gegenüber dem Kunden berichtigt (§ 14c Abs. 1 UStG). Wirksam wird die Berichtigung grundsätzlich erst, wenn der zu viel erhaltene Betrag zurückgezahlt ist (BFH, Urteil vom 16. Mai 2018, XI R 28/16). Bei Rechnungen an Endverbraucher über eine tatsächlich erbrachte Leistung entsteht diese Steuer nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht (BMF-Schreiben vom 27. Februar 2024).

Dasselbe Risiko entsteht, wenn Sie eine zweite Rechnung über dieselbe Leistung schicken, ohne die erste zu stornieren. Dann sind zwei Rechnungen mit Steuerausweis im Umlauf, und die Steuer aus der zweiten wird zusätzlich geschuldet; ausgenommen sind als Duplikat oder Kopie gekennzeichnete und inhaltlich identische Mehrstücke (Abschn. 14c.1 Abs. 4 UStAE). Deshalb gilt die Reihenfolge: erst stornieren, dann neu ausstellen.

Strenger ist § 14c Abs. 2 UStG, der vor allem Rechnungen über nicht ausgeführte Leistungen betrifft: Die Steuerschuld lässt sich erst berichtigen, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist und das Finanzamt zugestimmt hat (§ 14c Abs. 2 Satz 3 bis 5 UStG).

Berichtigung einer E-Rechnung

Wo die Pflicht zur E-Rechnung greift, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen, mit dem dafür vorgesehenen Rechnungstyp. Solange die Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG laufen, darf sie noch in anderer Form übermittelt werden (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026).

So läuft es in projectxy

Löschen lassen sich in projectxy nur Entwürfe, die noch keine Nummer tragen. Für abgeschlossene Rechnungen gibt es im Menü „Mehr“ den Befehl „Rechnung berichtigen“: Das Programm legt eine Stornogutschrift mit eigener Nummer an, die Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung nennt, schließt sie ab und erzeugt eine neue Rechnung als Entwurf mit demselben Inhalt. Deren Einleitung verweist auf die stornierte Rechnung. „Rechnung stornieren“ legt nur die Stornogutschrift an – als Entwurf, den Sie prüfen und abschließen.

Die ursprüngliche Rechnung bleibt mit dem Status „Storniert“ erhalten. Auf der Stornogutschrift stehen die Beträge ohne Minuszeichen; die Summe heißt dort „Gutschriftsbetrag“. In der XRechnung zur Stornogutschrift stehen Nummer und Datum der stornierten Rechnung als Rechnungsbezug.

Daneben gibt es „Bearbeiten“ im Kopf der Belegseite. Der Inhaber des Unternehmens macht damit eine abgeschlossene Rechnung wieder zum Entwurf; die Nummer bleibt. Inhalt und Positionen der bisherigen Fassung bewahrt projectxy auf – sie stehen auf der Belegseite unter „Frühere Fassungen“ und bleiben als PDF abrufbar, mit den heutigen Firmendaten. Gesperrt ist dieser Weg, sobald eine Zahlung erfasst oder die Rechnung storniert ist.

Haben Sie die erste Fassung schon verschickt, senden Sie die korrigierte erneut und sagen Sie dem Kunden, dass sie die frühere ersetzt. Geht es um Empfänger, Betrag oder Steuersatz, bleiben Storno und neue Rechnung der übersichtlichere Weg.

Allgemeine Informationen zum Stand 03.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.