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Reine XML gegen hybrides PDF
Die XRechnung besteht nur aus strukturierten Daten. Ein Mensch kann sie ohne Hilfsprogramm kaum lesen, eine Software dafür vollständig. Sie ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 und kann in zwei Syntaxen vorliegen: UBL oder CII.
ZUGFeRD verbindet zwei Ebenen in einer Datei: ein PDF zum Lesen und darin eingebettet eine XML-Datei in CII-Syntax. Seit Version 2.1 heißt sie in der Regel factur-x.xml, im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml. Als Träger sieht die Spezifikation ein PDF/A-3 vor. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung, seine Software liest die Daten.
Was das Umsatzsteuergesetz verlangt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht oder – nach Vereinbarung zwischen Aussteller und Empfänger – mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 3, 6 und 7 UStG). Ein gewöhnliches PDF ist danach eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
Das Bundesfinanzministerium nennt als zulässige Formate ausdrücklich die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024; BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026). Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV). Ab wann die Pflicht für wen gilt, steht in einem eigenen Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung zählen
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Nicht jedes genügt:
- MINIMUM und BASIC-WL: keine E-Rechnung – sie enthalten nicht alle Angaben, die das Umsatzsteuergesetz verlangt, etwa keine Rechnungspositionen
- BASIC: E-Rechnung für einfache Rechnungen
- EN 16931 (früher COMFORT): E-Rechnung, bildet die Norm vollständig ab – das übliche Profil
- EXTENDED: E-Rechnung mit zusätzlichen Feldern für umfangreichere Geschäftsfälle
- XRECHNUNG: E-Rechnung, die zusätzlich die Regeln der XRechnung einhält
Im hybriden PDF zählt die XML
Bei einer hybriden Rechnung ist seit 2025 der strukturierte Teil der führende. Weicht das sichtbare PDF von der XML ab, sind die Daten der XML maßgebend (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026). Ein abweichender Bildteil kann außerdem als weitere Rechnung gelten, für die § 14c UStG zu prüfen ist (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024).
Daraus folgt zweierlei. PDF und XML sollten aus denselben Daten erzeugt werden, damit sie nicht auseinanderlaufen. Und aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form und acht Jahre lang (§ 14b Abs. 1 UStG) – ein Ausdruck des Bildteils genügt nicht.
Wann welches Format
Vier typische Fälle:
- Rechnung an eine Bundesbehörde: grundsätzlich XRechnung (§ 4 Abs. 1 ERechV), mit Leitweg-ID (§ 5 Abs. 1 ERechV), eingereicht über die Rechnungseingangsplattform des Bundes, die OZG-RE (§ 4 Abs. 3 ERechV). ZUGFeRD nimmt die Plattform nur im Profil XRECHNUNG und nur als reine XML-Datei ohne PDF an. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV).
- Rechnung an Land oder Kommune: Die Länder haben eigene Regeln und Portale. Fragen Sie den Auftraggeber nach Format und Leitweg-ID, bevor Sie die erste Rechnung stellen.
- Rechnung an ein Unternehmen: Beide Formate sind zulässig. ZUGFeRD ist bequem, weil der Empfänger die Rechnung ohne Zusatzprogramm lesen kann. Wer Rechnungen automatisch verarbeitet, kommt mit der reinen XML ebenso zurecht.
- Rechnung an Privatkunden: keine E-Rechnungspflicht. Papier genügt, ein PDF mit Zustimmung des Kunden ebenfalls (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
Wie der Empfänger die Datei öffnet
Eine ZUGFeRD-Datei lässt sich mit einem üblichen PDF-Programm öffnen; die eingebettete XML zeigen viele Programme in der Liste der Anhänge. Eine XRechnung zeigt im Texteditor nur Datenfelder. Lesbar wird sie mit einem Viewer: Die Finanzverwaltung stellt unter www.e-rechnung.elster.de einen E-Rechnungs-Viewer bereit, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026). Viele Buchhaltungsprogramme lesen beide Formate direkt ein.
Die Anzeige ist nur eine Lesehilfe. Rechnung bleibt die XML-Datei – sie ist es, die aufbewahrt werden muss.
Mustertext: Kunden die Umstellung ankündigen
Wer von PDF auf E-Rechnung umstellt, sollte seine Geschäftskunden vorher informieren. Ein Text zum Kopieren:
„Ab dem 1. Januar 2027 erhalten Sie unsere Rechnungen als E-Rechnung im Format ZUGFeRD, Profil EN 16931. Sie können die Datei wie bisher als PDF öffnen. Die Rechnungsdaten sind darin zusätzlich als XML eingebettet und lassen sich von Ihrer Buchhaltungssoftware einlesen. Bitte nennen Sie uns die E-Mail-Adresse, an die wir Rechnungen künftig senden sollen. Benötigen Sie stattdessen eine XRechnung, geben Sie uns bitte Bescheid.“
Was projectxy erzeugt
projectxy erzeugt in den Paketen Business und Team aus einer abgeschlossenen Rechnung beide Formate: die XRechnung als XML-Datei in UBL 2.1 und ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter CII-Datei, die die Kennung des Profils EN 16931 trägt. Die XRechnung laden Sie über das Menü „Mehr“ herunter oder hängen sie beim E-Mail-Versand als eigene Datei neben das PDF; eine beim Kunden hinterlegte Leitweg-ID wird als Käuferreferenz übernommen. Das ZUGFeRD-PDF gibt es als Download.
Das ZUGFeRD-PDF ist ein PDF/A-3 nach ZUGFeRD 2.3 und besteht die Prüfung mit veraPDF. Verlangt Ihr Empfänger ausdrücklich die XRechnung – Behörden tun das –, senden Sie ihm die XML-Datei.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Kann ich eine XRechnung einfach per E-Mail verschicken?
Darf mein Geschäftskunde eine E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen?
Was gilt, wenn ich PDF und XML als zwei getrennte Dateien verschicke?
Allgemeine Informationen zum Stand 03.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.