XRechnung erstellen: Was die Leitweg-ID ist und wo Sie sie eintragen

Was die Leitweg-ID ist und wer sie vergibt

Mit der Leitweg-ID leitet ein Rechnungseingangsportal eine E-Rechnung an die zuständige Dienststelle weiter. Bund und Länder haben sich auf ein einheitliches Format geeinigt; die einzelnen Kennungen vergeben sie in eigener Zuständigkeit.

Die Leitweg-ID steht in der Regel im Auftrag oder in der Bestellung. Fehlt sie dort, fragen Sie die beauftragende Stelle. Eine Kennung aus einer früheren Rechnung passt nur, wenn dieselbe Dienststelle bestellt hat.

Bei Rechnungen an Bundesbehörden ist die Leitweg-ID eine Pflichtangabe (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV). Elektronisch abrechnen müssen Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020 (§ 3 Abs. 1, § 11 Abs. 3 ERechV). Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen aus Direktaufträgen bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).

Aufbau: Grobadressierung, Feinadressierung, Prüfziffer

Die Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche. Einschließlich der Bindestriche ist sie mindestens 5 und höchstens 46 Zeichen lang.

• Grobadressierung: 2 bis 12 Ziffern, Pflicht. Die ersten beiden stehen für das Bundesland oder den Bund – 99 für den Bund, 05 für Nordrhein-Westfalen, 09 für Bayern.
• Feinadressierung: bis zu 30 Zeichen aus Ziffern und den Buchstaben A bis Z, freiwillig. Bund und Länder nutzen sie nach eigenem System.
• Prüfziffer: zwei Ziffern, Pflicht. Sie wird aus Grob- und Feinadressierung errechnet.

Rechenbeispiel: So entsteht die Prüfziffer

Die Formatspezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) rechnet die Beispielkennung 04011000-1234512345-06 vor. Das Verfahren heißt Modulo 97-10 nach ISO/IEC 7064 und wird auch bei der IBAN verwendet. Buchstaben in der Feinadressierung werden vorher durch Zahlen ersetzt: A = 10, B = 11 bis Z = 35.

Die Prüfziffer macht Tippfehler erkennbar. Einen verschobenen Bindestrich bemerkt sie nicht, weil Bindestriche nicht mitgerechnet werden. Ob die Kennung zu Ihrem Auftraggeber gehört, zeigt sie ebenfalls nicht.

• Grob- und Feinadressierung ohne Bindestrich aneinanderreihen: 040110001234512345
• Zwei Nullen anhängen: 04011000123451234500
• Durch 97 teilen – es bleibt der Rest 92
• 98 minus 92 ergibt die Prüfziffer 06
• Probe: 04011000123451234506 geteilt durch 97 lässt den Rest 1 – die Kennung ist formal gültig

In welchem Feld der XRechnung die Leitweg-ID steht

Die Leitweg-ID gehört in das Feld BT-10, die Käuferreferenz (Buyer Reference). In einer XRechnung im Format UBL ist das das Element cbc:BuyerReference, im Format CII das Element ram:BuyerReference. Betreff, Anschrift oder ein Freitextfeld sind nicht gemeint.

Geschrieben wird sie genau so, wie der Auftraggeber sie mitteilt: mit den Bindestrichen, ohne Leerzeichen davor oder dahinter.

Der Standard XRechnung verlangt BT-10 in jeder Rechnung (Regel BR-DE-15). Der Bund fordert daneben Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (§ 5 Abs. 1 ERechV) sowie Lieferantennummer und Bestellnummer, wenn sie bei der Beauftragung mitgeteilt wurden (§ 5 Abs. 2 ERechV).

Über welche Portale Sie einreichen

Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung und an Teile der mittelbaren gehen über die OZG-RE, die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Seit September 2025 ist sie die zentrale Plattform des Bundes; die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) wurde mit ihr zusammengeführt. Nach Registrierung und Freischaltung des Übertragungswegs stehen vier Wege offen: Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol.

Die Länder regeln den Eingang selbst. Einige nutzen die OZG-RE mit, andere betreiben eigene Eingänge – Rheinland-Pfalz den Zentralen E-Rechnungseingang RLP, Niedersachsen den Zentralen eRechnungseingang Niedersachsen. Maßgeblich ist, was Ihr Auftraggeber vorgibt.

Warum Portale Rechnungen zurückweisen

Die Portale prüfen eingereichte Dateien formal. Vorab lässt sich eine Datei mit dem Validator der KoSIT oder in der Testumgebung der OZG-RE prüfen. Gründe für eine Zurückweisung:

• Die Leitweg-ID fehlt, enthält Leerzeichen oder falsch gesetzte Bindestriche – die OZG-RE meldet „Leitweg-ID ist nicht valide“.
• Die Leitweg-ID ist formal gültig, lässt sich aber keinem Rechnungsempfänger zuordnen.
• Eingereicht wurde ein PDF. Der Bund nimmt nur strukturierte XML-Dateien an, auch kein hybrides ZUGFeRD-PDF.
• Angaben nach § 5 ERechV fehlen: Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse oder die mitgeteilte Bestellnummer.
• Summen und Steuerbeträge passen rechnerisch nicht zusammen.
• Anhänge sind passwortgeschützt, enthalten Makros oder sind zu groß – auf dem E-Mail-Weg der OZG-RE liegt die Grenze bei 10 MB.

Wie projectxy die Leitweg-ID verarbeitet

In projectxy tragen Sie die Leitweg-ID beim Kunden ein: in den Stammdaten des Kontakts im Feld „Leitweg-ID“. Beim Erzeugen der XRechnung (UBL 2.1) schreibt projectxy sie in das Element cbc:BuyerReference. Ist das Feld leer, steht dort die Kundennummer, ersatzweise „n/a“. Leerzeichen am Anfang und Ende entfernt projectxy, sonst bleibt die Kennung unverändert. Die Prüfziffer wird nicht nachgerechnet.

Die XML-Datei laden Sie auf der Seite der abgeschlossenen Rechnung im Menü „Mehr“ herunter und reichen sie im Portal ein. Ein Feld für Bestellnummer oder Lieferantennummer hat der Beleg nicht; die XML-Datei enthält beide Angaben nicht.

Beim Versand per E-Mail ist die Option „XRechnung-XML anhängen (E-Rechnung)“ vorausgewählt, wenn beim Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt ist. Die E-Mail enthält immer auch das PDF als eigenen Anhang. Der Bund lässt Anlagen als gesonderten E-Mail-Anhang nicht zu; für die OZG-RE laden Sie deshalb die XML-Datei herunter. E-Rechnungen gehören zu den Paketen Business und Team.

Allgemeine Informationen zum Stand 03.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.