Zahlungserinnerung schreiben: drei Muster – freundlich, bestimmt, kurz

Erinnerung oder Mahnung: der Unterschied

„Zahlungserinnerung“ ist ein Begriff der Praxis für das erste, höfliche Schreiben nach Ablauf des Zahlungsziels. Rechtlich zählt, ob Sie unzweideutig verlangen, dass gezahlt wird. Dafür genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung; ein Hinweis auf die Folgen des Verzugs ist nicht nötig (BGH, Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07). Auch eine Frist verlangt § 286 Abs. 1 BGB nicht.

Daraus folgt zweierlei. Eine freundliche Erinnerung mit klarer Zahlungsbitte ist bereits die Mahnung im Sinne des § 286 Abs. 1 BGB. Ein Schreiben, das nur nachfragt, ob die Rechnung angekommen ist, ist es nicht.

Zeitpunkt und Form

Eine Mahnung wirkt nur, wenn sie nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt (§ 286 Abs. 1 BGB). Eine Erinnerung vor Ablauf des Zahlungsziels setzt den Kunden nicht in Verzug. Sinnvoll ist, einige Tage nach dem Stichtag zu schreiben: Überweisungen brauchen Zeit, und manche Zahlung kreuzt sich sonst mit der Erinnerung.

Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Brief, E-Mail und Anruf genügen; den Zugang müssen im Streit allerdings Sie beweisen. Schriftlich und mit Datum lässt sich die Erinnerung deshalb am besten belegen.

Muster 1: freundlich

Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung RE-2026-0042

Guten Tag Frau Muster, im Alltag geht eine Rechnung leicht unter: Unsere Rechnung RE-2026-0042 vom 14.09.2026 über 1.190,00 Euro war am 28.09.2026 fällig und ist noch offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 12.10.2026 auf das in der Rechnung genannte Konto. Sollten Sie inzwischen gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen

Muster 2: bestimmt

Betreff: Offene Rechnung RE-2026-0042 – Zahlung bis 12.10.2026

Sehr geehrte Frau Muster, die Rechnung RE-2026-0042 vom 14.09.2026 über 1.190,00 Euro ist seit dem 28.09.2026 fällig. Ein Zahlungseingang liegt uns nicht vor. Wir fordern Sie auf, den Betrag bis spätestens 12.10.2026 zu überweisen. Nach Ablauf dieser Frist berechnen wir Verzugszinsen und die Kosten weiterer Mahnungen. Eine Kopie der Rechnung liegt bei. Mit freundlichen Grüßen

Muster 3: kurz, per E-Mail

Betreff: Rechnung RE-2026-0042 noch offen

Hallo Herr Muster, zur Rechnung RE-2026-0042 über 1.190,00 Euro, fällig am 28.09.2026, haben wir noch keinen Zahlungseingang. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 12.10.2026. Falls an der Rechnung etwas nicht stimmt, melden Sie sich bitte kurz. Viele Grüße

Ab wann Gebühren und Zinsen zulässig sind

Mahnkosten und Verzugszinsen setzen Verzug voraus (§ 280 Abs. 2, § 286, § 288 BGB). Ist der Kunde noch nicht in Verzug, darf die Erinnerung nichts kosten: Sie löst den Verzug erst aus. Eine Gebühr kommt frühestens für das nächste Schreiben in Betracht; wie hoch sie sein darf, steht im Beitrag zur Mahnung.

Anders ist es, wenn der Verzug schon vorher eingetreten ist – weil ein Zahlungsdatum vertraglich vereinbart war oder 30 Tage seit Fälligkeit und Zugang der Rechnung vergangen sind (§ 286 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 BGB). Dann laufen Verzugszinsen bereits: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen ohne Beteiligung eines Verbrauchers neun (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Die Pauschale von 40 Euro gibt es nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB).

Rechenbeispiel: 1.190,00 Euro, Privatkunde, 20 Tage Verzug. Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 Prozent, der Verzugszins also 6,52 Prozent. 1.190 × 6,52 % × 20 / 365 = 4,25 Euro.

Wie projectxy erinnert

In projectxy ist die Zahlungserinnerung die erste von drei Mahnstufen, voreingestellt ohne Gebühr und mit sieben Tagen neuer Frist; Text, Frist und Gebühr lassen sich ändern. Die Erinnerung entsteht als PDF mit Rechnungsbetrag, bereits Gezahltem, offenem Betrag und neuer Frist und lässt sich per E-Mail versenden. Verzugszinsen berechnet das Programm nicht automatisch.

Allgemeine Informationen zum Stand 03.10.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.