Политика конфиденциальности
1. Контролёр
ProjectXY
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@Projectxy.de
2. Какие данные мы обрабатываем
Аккаунт: Адрес e-mail, имя, пароль (хранится только как хеш), предпочитаемый язык, время регистрации и входов, при необходимости секрет двухфакторной аутентификации.
Данные компании: Данные компании, налоговые номера, банковские реквизиты, логотип, данные клиентов и поставщиков, документы, платежи, загруженные файлы. Эти данные вы вводите как пользователь; они обрабатываются исключительно для предоставления приложения.
Журналы: Для безопасности и прозрачности мы протоколируем входы (включая неудачные) с IP-адресом, а также существенные изменения (напр. завершение счёта, удаления) с пользователем и временем. Неудачные попытки входа удаляются через 15 минут.
Журналы сервера: При каждом обращении веб-сервер нашего хостинг-провайдера записывает в журнал доступа IP-адрес, время, запрошенный адрес и идентификатор браузера. Это нужно для работы, поиска ошибок и защиты от атак (ст. 6 п. 1 лит. f GDPR); объединение с другими данными не производится. Хостинг-провайдер удаляет эти журналы через [ЗАПОЛНИТЕЛЬ – Срок хранения журналов сервера у хостинг-провайдера (например, «7 дней»)].
Ненайденные адреса: Чтобы находить неработающие ссылки, мы фиксируем запрошенный адрес, страницу-источник, число обращений и время – без IP-адреса и без обозначения посетителя. Записи удаляются через 90 дней.
Письма: Отправленные вами документы и системные сообщения протоколируются в исходящих с получателем, темой и текстом.
Контактная форма: Имя, адрес e-mail, сообщение и IP-адрес для ответа на запрос. На указанный адрес мы отправляем автоматическое подтверждение получения без текста вашего сообщения; чтобы предотвратить злоупотребления, мы в течение одного дня считаем такие подтверждения по каждому адресу, не сохраняя сам адрес.
Бесплатный конструктор счетов: Данные в форме мы используем только для создания PDF: ваши собственные данные – для выполнения вашего запроса (ст. 6 п. 1 лит. b GDPR), данные вашего клиента – на основании законного интереса в создании запрошенного счёта (ст. 6 п. 1 лит. f GDPR). Ответственность за это несём мы; договора об обработке данных по поручению для бесплатного конструктора счетов нет. Данные не сохраняются и удаляются после выдачи файла. Чтобы ограничить бесплатное использование пятью счетами в день, мы фиксируем ваш IP-адрес и время создания каждого счёта (ст. 6 п. 1 лит. f GDPR) и удаляем их не позднее чем через 30 дней.
3. Цели и правовые основания
Предоставление договорной услуги (ст. 6 п. 1 лит. b GDPR), безопасность системы и защита от злоупотреблений (ст. 6 п. 1 лит. f GDPR), выполнение установленных законом обязанностей по хранению (ст. 6 п. 1 лит. c GDPR). Если вы обрабатываете данные своих клиентов и поставщиков, вы являетесь контролёром; мы действуем как обработчик на основании договора об обработке данных.
| Данные | Цель | Правовое основание |
|---|---|---|
| Данные аккаунта и договора | Ведение аккаунта, предоставление приложения, расчёт по тарифу | ст. 6 п. 1 лит. b GDPR |
| Данные компании, клиентов и документов, которые вы вводите | Создание, отправка и ведение ваших документов – в качестве обработчика по вашему поручению | ст. 6 п. 1 лит. b GDPR, договор об обработке данных |
| Контактная форма | Ответ на ваш запрос | ст. 6 п. 1 лит. b GDPR при вопросах по договору, иначе лит. f (наш интерес отвечать на запросы) |
| Системные письма (подтверждение адреса, сброс пароля, приглашения, уведомления по аккаунту) | Исполнение договора | ст. 6 п. 1 лит. b GDPR |
| Журнал входов и ограничение попыток входа | Безопасность аккаунтов, защита от злоупотреблений | ст. 6 п. 1 лит. f GDPR |
| Журналы сервера хостинг-провайдера | Работа, поиск ошибок и безопасность сайта | ст. 6 п. 1 лит. f GDPR |
| Статистика посещений | Измерение охвата сайта | Согласие – ст. 6 п. 1 лит. a GDPR |
| Рассылка потенциальным клиентам | Отправка рассылки, подтверждение согласия | Согласие – ст. 6 п. 1 лит. a GDPR; подтверждение: лит. c и f |
| Рекламные письма клиентам | Сообщения о собственных похожих услугах | ст. 6 п. 1 лит. f GDPR, § 7 абз. 3 UWG |
| Стоп-лист и подсчёт кликов | Постоянно соблюдать отписки, измерять эффект рекламных писем | ст. 6 п. 1 лит. f GDPR |
| Хранение документов и журналов к ним | Законные обязанности по хранению (§ 147 AO, § 257 HGB) | ст. 6 п. 1 лит. c GDPR |
4. Cookie, хранилище браузера и статистика
То, что необходимо для входа, безопасности и ваших собственных настроек, мы сохраняем без согласия (§ 25 абз. 2 п. 2 TDDDG). Статистика посещений работает только с вашего согласия (ст. 6 п. 1 лит. a GDPR). Согласие можно в любой момент отозвать на будущее (ст. 7 п. 3 GDPR) – здесь, так же просто, как вы его дали. Нет отслеживания, рекламных cookie и встраивания сторонних скриптов или шрифтов.
| Имя | Вид и цель | Срок хранения | Правовое основание |
|---|---|---|---|
__Host-pxy_sess | Cookie. Сохраняет вход и защищает формы от отправки посторонними. | до закрытия браузера | необходимые – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 6 п. 1 лит. b и f GDPR |
pxy_remember | Cookie, только если вы выберете «Оставаться в системе». Автоматически входит в систему на этом устройстве. | 30 дней | необходимые – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 6 п. 1 лит. b GDPR |
pxy_lang | Cookie. Запоминает выбранный язык. | 1 год | необходимые – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 6 п. 1 лит. f GDPR |
pxy_consent | Cookie. Сохраняет ваши настройки конфиденциальности, чтобы мы не спрашивали заново при каждом посещении. | 1 год | необходимые – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 7 п. 1 GDPR |
pxy_theme, pxy_nav, pxy_preview | Хранилище браузера (localStorage). Запоминает то, что вы настроили сами: светлый или тёмный вид, свёрнутое меню, предпросмотр в редакторе документов. | пока вы не измените это или не удалите данные браузера | необходимые – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG |
sw.js | Service Worker (скрипт в браузере). Позволяет добавить projectxy на главный экран и показывает страницу с уведомлением при отсутствии связи; он не сохраняет ни страницы, ни данные. | пока вы не удалите данные браузера | необходимые – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG |
Статистика посещений | На вашем устройстве ничего не сохраняется. Учитываются страница, язык и сайт-источник. Чтобы повторный вход не был засчитан дважды, из IP-адреса и обозначения браузера образуется короткий код со случайным значением, которое меняется каждый день; сам IP-адрес не сохраняется. | 90 дней | только с согласия – ст. 6 п. 1 лит. a GDPR |
Статистика посещений: Из IP-адреса, идентификатора браузера и ежедневно меняющегося случайного значения мы формируем код, который невозможно восстановить обратно. Сам IP-адрес мы для этого не сохраняем, а на следующий день ни одно посещение уже нельзя связать с предыдущим. Цифры видит только оператор, в обобщённом виде; они никому не передаются.
Подтверждение вашего выбора: Каждый выбор мы сохраняем со случайным идентификатором из cookie и временем – без IP-адреса и без связи с вашей учётной записью. Эти записи мы удаляем через три года.
5. Получатели и обработчики
Хостинг: ProjectXY. Хостинг-провайдер обслуживает серверы с приложением и базой данных и ведёт журналы сервера (раздел 2). Он действует как обработчик на основании договора об обработке данных.
Отправка писем: Системные сообщения и отправляемые вами документы уходят через почтовый сервер, настроенный оператором, – или через ваш собственный, если вы укажете его в настройках. Субобработчики для хостинга и отправки писем с указанием местонахождения названы в документе договор об обработке данных.
Платёжный сервис: Только если вы оплачиваете счёт оператора онлайн: ссылка для оплаты ведёт на платёжную страницу Mollie B.V., Амстердам (Нидерланды). Туда мы передаём сумму, валюту, номер счёта и адрес, на который вы возвращаетесь после оплаты. То, что вы вводите на платёжной странице, Mollie обрабатывает как самостоятельный контролёр согласно своей политике конфиденциальности; без онлайн-оплаты Mollie ничего не получает.
Загрузка операций по счёту: Только если вы подключаете банковский счёт в разделе сверки с банком: вход в ваш банк выполняется в форме finAPI GmbH, Мюнхен (Германия), — сервиса информации о счетах с лицензией BaFin; ваши банковские учётные данные получает только finAPI, не мы. По нашему поручению finAPI загружает счета (название, IBAN, владелец) и операции (дата, сумма, назначение платежа, имя контрагента) как обработчик данных на основании договора об обработке данных; согласие на загрузку данных счёта вы даёте finAPI в форме. Если вы отключаете подключение, мы удаляем его в finAPI; уже загруженные операции остаются в сверке с банком, пока вы их не удалите.
Карты и маршруты (планирование маршрутов): Только если вы пользуетесь планированием маршрутов: фрагменты карты ваш браузер загружает напрямую у MapTiler AG, Цюрих (Швейцария); MapTiler при этом получает ваш IP-адрес и отображаемый участок карты. Для поиска адресов мы передаём адрес остановки в MapTiler; результат сохраняем в контакте, чтобы не искать каждый раз заново. Для времени в пути и расстояния мы передаём только координаты – без имён – в openrouteservice компании HeiGIT gGmbH, Гейдельберг (Германия). Оба действуют как обработчики на основании договора об обработке данных. Местоположение водителей мы не записываем: сохраняются только моменты, когда остановка отмечена как «прибыл», «выполнено» или «проблема», а также по желанию фото, подпись и имя получателя как подтверждение доставки.
Распознавание документов (ИИ): Только если ваша компания включила распознавание документов: фото и PDF входящих счетов, которые вы загружаете или отправляете в свой почтовый ящик для документов, мы передаём для анализа Anthropic PBC, Сан-Франциско (США); для клиентов в ЕЭЗ контрагентом является Anthropic Ireland Limited, Дублин. Anthropic распознаёт в них поставщика, дату, номер документа, суммы, ставку налога, срок оплаты и банковские реквизиты и действует как обработчик на основании договора об обработке данных со стандартными договорными условиями Еврокомиссии. Переданные документы удаляются у Anthropic не позднее чем через 30 дней и не используются для обучения моделей. Результат и ответ сервиса (без изображения) мы сохраняем вместе с документом, чтобы было понятно, откуда взяты данные. Владелец может в любое время выключить распознавание; документы всегда можно ввести и вручную.
Ассистент ИИ: Только если ваша компания включила ассистента ИИ (согласие владельца при первом использовании): для предложений – встречи, счёта, предложения, документа или маршрута из одной фразы, текста для отправки или напоминания, ответа на вопрос о ваших показателях или о справке и недельного предложения графика – мы передаём ваш ввод и только необходимые для этого данные компании Anthropic PBC, Сан-Франциско (США); для клиентов в ЕЭЗ стороной договора является Anthropic Ireland Limited, Дублин. В зависимости от функции это сегодняшняя дата, единицы, ставки налога, шаблоны и поля, вид, номер, суммы и сроки документа, при вопросах о ваших цифрах – показатели вашей компании вместе с именами клиентов и оборотами, при недельном предложении – имена, рабочее время и дни отсутствия. Имена клиентов, товаров и сотрудников из ответа мы сами сопоставляем с вашими данными. Anthropic действует как обработчик на основе стандартных договорных положений Еврокомиссии (ст. 46 п. 2 лит. c GDPR), удаляет данные не позднее чем через 30 дней и не использует их для обучения моделей. Сохраняется только то, что вы сами подтвердите после проверки; для расчётов мы фиксируем по каждому запросу время, цель, число токенов и затраты, без содержания. Владелец может в любой момент выключить ассистента ИИ.
Резервная копия вне площадки: Оператор может отправлять копию резервной копии базы данных в управляемый им почтовый ящик. Она зашифрована паролем (AES-256-GCM), известным только оператору; провайдер почтового ящика не может её прочитать.
Третьи страны: Передача в страны за пределами ЕС и ЕЭЗ происходит только в двух случаях: для карты и поиска адресов в планировании маршрутов мы используем MapTiler в Швейцарии, в отношении которой действует решение Еврокомиссии об адекватности (ст. 45 GDPR). Для распознавания документов — только если ваша компания его включила — мы передаём документы Anthropic в США на основании стандартных договорных условий Еврокомиссии (ст. 46 абз. 2 лит. c GDPR). Остальные наши обработчики обрабатывают данные по договорам с нами исключительно в ЕС.
6. Срок хранения
Данные учётной записи — до её удаления. Данные компании — пока вы не удалите учётную запись компании; учитывайте собственные установленные сроки хранения (обычно 8 или 10 лет). Удалённые данные ещё 90 дней хранятся в корзине, из которой оператор может их восстановить, — затем они удаляются окончательно. Резервные копии регулярно перезаписываются. Обращения мы удаляем после обработки, самое позднее через 180 дн.; обращения, оставшиеся необработанными, — самое позднее через 360 дней. Если вы удаляете учётную запись, мы удаляем имя, адрес электронной почты и текст ваших обращений.
Подробно действуют следующие сроки; значения взяты из самой программы, которая применяет их ежедневно.
| Данные | Срок хранения |
|---|---|
| Журналы сервера хостинг-провайдера | [ЗАПОЛНИТЕЛЬ – Срок хранения журналов сервера у хостинг-провайдера (например, «7 дней»)] |
| Журнал приложения (входы, настройки, изменения) | 2 года; IP-адрес в нём – 90 дней |
| Журнал документов, платежей и расходов (налогово значимый) | 10 лет с конца календарного года |
| Исходящие (отправленные письма) | Текст – один год; получатель, тема и время – 2 года, для сохранённых файлов документов – столько же, сколько файл |
| Неудачные попытки входа (ограничение входа) | 15 минут для блокировки, не более 30 дней |
| Запросы через форму | после обработки, не позднее чем через 180 дн.; необработанные – через 360 дней; IP-адрес – через 90 дней |
| Аккаунты без подтверждённого адреса эл. почты (без компании) | 14 дней после регистрации, затем автоматическое удаление |
| Корзина (удалённые данные, аккаунты и компании) | 90 дней, затем окончательное удаление |
| Резервные копии базы данных и файлов документов | не более 8 версий (при еженедельном резервировании около двух месяцев); копия, созданная непосредственно перед удалением компании, – не более 30 дней; копия вне площадки – только в зашифрованном виде |
| Маршруты с подтверждениями доставки (время статусов, фото, подписи) | пока вы не удалите маршрут или компанию; маршрут с подтверждением доставки сохраняется до удаления компании |
| Кэш поиска адресов, времени в пути и расстояний | 30 дней |
| Входящие распознавания документов (неперенесённые документы, результаты ИИ) | 90 дней; перенесённые результаты — пока существует расход |
| Отправленные файлы документов (архив документов) | Счета, кредит-ноты и промежуточные счета – 10 лет, предложения, подтверждения заказов, накладные и напоминания – 6 лет; в каждом случае с конца календарного года отправки |
| Подписки на рассылку без подтверждения | 30 дней, затем удаляются автоматически |
| Подтверждение согласия на рассылку | до отзыва, затем 3 лет |
| Списки получателей и клики рекламного письма | 2 года после отправки |
| Стоп-лист после отписки | постоянно, чтобы отписка действовала |
7. Ваши права
Вы имеете право на доступ, исправление, удаление, ограничение обработки, переносимость данных и возражение (ст. 15–21 GDPR), а также право на жалобу в надзорный орган. Свои данные вы можете экспортировать сами в любое время в приложении (CSV, PDF, ZIP); аккаунт компании удаляется в разделе Настройки → Данные.
Право на возражение (ст. 21 GDPR): Если мы обрабатываем данные на основании ст. 6 п. 1 лит. f GDPR – журналы сервера, журнал входов и ограничение попыток входа, журнал приложения, запросы через контактную форму без связи с договором, сведения о третьих лицах в бесплатном создателе счетов, – вы вправе в любое время заявить возражение по причинам, связанным с вашей особой ситуацией. Тогда мы прекращаем обработку, если не докажем наличие веских законных оснований, которые превалируют над вашими интересами, правами и свободами, или если обработка служит установлению, осуществлению или защите правовых требований. Направьте возражение по адресу, указанному в разделе 1.
Вы можете в любое время без объяснения причин возразить против использования ваших данных для рекламы и отозвать согласие – по ссылке в каждом рекламном письме, в профиле или сообщением нам (ст. 21 п. 2 и ст. 7 п. 3 GDPR).
Обязанность предоставления данных: Вы не обязаны ни по закону, ни по договору предоставлять нам данные. Однако без адреса эл. почты и пароля мы не можем вести аккаунт, без данных о вашей компании – создавать документы, а без данных отправителя – отвечать на запрос (ст. 13 п. 2 лит. e GDPR).
8. Безопасность
Зашифрованная передача (HTTPS), хеширование паролей, необязательный двухфакторный вход, блокировки входа, Content Security Policy, раздельное хранение по компаниям, журналы доступа и регулярные резервные копии.
Редакция 13 · По состоянию на 21.10.2026 (черновик)