Політика конфіденційності

Юридично обов’язковою є німецька версія цієї сторінки. Deutsch

Ще не повністю: Цей текст описує фактично реалізовану обробку даних у застосунку. Контролер, хостинг-провайдер, строк зберігання журналів сервера і, за потреби, відповідальний за захист даних є заповнювачами; перед публікацією їх слід доповнити та перевірити юридично.

1. Контролер

ProjectXY
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@Projectxy.de

2. Які дані ми обробляємо

Обліковий запис: Адреса електронної пошти, ім’я, пароль (зберігається лише як хеш), бажана мова, час реєстрації та входів, за бажанням секрет двоетапного входу.

Дані компанії: Дані компанії, податкові номери, банківські реквізити, логотип, дані клієнтів і постачальників, документи, платежі, завантажені файли. Ці дані вводите ви як користувач; вони обробляються виключно для надання застосунку.

Журнали: Задля безпеки та простежуваності ми фіксуємо входи (зокрема невдалі) разом з IP-адресою, а також суттєві зміни (наприклад, завершення рахунка, видалення) із зазначенням користувача та часу. Невдалі спроби входу видаляються через 15 хвилин.

Журнали сервера: Під час кожного звернення вебсервер нашого хостинг-провайдера записує до журналу доступу IP-адресу, час, запитану адресу та ідентифікатор браузера. Це потрібно для роботи, пошуку помилок і захисту від атак (ст. 6 ч. 1 п. f GDPR); об’єднання з іншими даними не відбувається. Хостинг-провайдер видаляє ці журнали через [PLATZHALTER – Строк зберігання журналів сервера у хостинг-провайдера (напр. «7 днів»)].

Ненайдені адреси: Щоб знаходити хибні посилання, ми фіксуємо запитану адресу, сторінку-джерело, кількість звернень і час – без IP-адреси та без позначення відвідувача. Записи видаляються через 90 днів.

Листи: Надіслані вами документи та системні повідомлення фіксуються у вихідних із зазначенням отримувача, теми й тексту.

Форма зворотного зв’язку: Ім’я, адреса електронної пошти, повідомлення та IP-адреса для відповіді на звернення. На вказану адресу ми надсилаємо автоматичне підтвердження отримання без тексту вашого повідомлення; щоб запобігти зловживанням, протягом одного дня ми рахуємо такі підтвердження для кожної адреси, не зберігаючи саму адресу.

Безкоштовний конструктор рахунків: Дані у формі ми використовуємо лише для створення PDF: ваші власні дані – щоб виконати ваш запит (ст. 6 п. 1 літ. b GDPR), дані вашого клієнта – на підставі законного інтересу у створенні запитаного рахунка (ст. 6 п. 1 літ. f GDPR). Відповідальність за це несемо ми; договору про обробку даних за дорученням для безкоштовного конструктора рахунків немає. Дані не зберігаються й видаляються після видачі файлу. Щоб обмежити безкоштовне використання п’ятьма рахунками на день, ми фіксуємо вашу IP-адресу й час створення кожного рахунку (ст. 6 п. 1 літ. f GDPR) і видаляємо їх не пізніше ніж через 30 днів.

3. Цілі та правові підстави

Надання послуги, узгодженої договором (ст. 6 ч. 1 п. b GDPR), безпека системи та запобігання зловживанням (ст. 6 ч. 1 п. f GDPR), виконання законних обов’язків зберігання (ст. 6 ч. 1 п. c GDPR). Якщо ви обробляєте дані своїх клієнтів і постачальників, контролером є ви; ми діємо як обробник даних за дорученням на підставі договору про обробку даних.

Дані	Мета	Правова підстава
Дані облікового запису та договору	Ведення облікового запису, надання застосунку, розрахунок за тарифом	ст. 6 ч. 1 п. b GDPR
Дані компанії, клієнтів і документів, які ви вводите	Створення, надсилання й ведення ваших документів – як обробник за вашим дорученням	ст. 6 ч. 1 п. b GDPR, договір про обробку даних
Форма зворотного зв’язку	Відповідь на ваш запит	ст. 6 ч. 1 п. b GDPR для питань щодо договору, інакше п. f (наш інтерес відповідати на запити)
Системні листи (підтвердження адреси, скидання пароля, запрошення, повідомлення щодо облікового запису)	Виконання договору	ст. 6 ч. 1 п. b GDPR
Журнал входів і обмеження спроб входу	Безпека облікових записів, захист від зловживань	ст. 6 ч. 1 п. f GDPR
Журнали сервера хостинг-провайдера	Робота, пошук помилок і безпека сайту	ст. 6 ч. 1 п. f GDPR
Статистика відвідувань	Вимірювання охоплення сайту	Згода – ст. 6 ч. 1 п. a GDPR
Розсилка потенційним клієнтам	Надсилання розсилки, підтвердження згоди	Згода – ст. 6 ч. 1 п. a GDPR; підтвердження: п. c і f
Рекламні листи клієнтам	Повідомлення про власні подібні послуги	ст. 6 ч. 1 п. f GDPR, § 7 абз. 3 UWG
Стоп-список і підрахунок кліків	Постійно дотримуватися відписок, вимірювати ефект рекламних листів	ст. 6 ч. 1 п. f GDPR
Зберігання документів і пов’язаних журналів	Законодавчі обов’язки зберігання (§ 147 AO, § 257 HGB)	ст. 6 ч. 1 п. c GDPR

4. Cookie, сховище браузера і статистика

Те, що потрібно для входу, безпеки та ваших власних налаштувань, ми зберігаємо без згоди (§ 25 абз. 2 п. 2 TDDDG). Статистика відвідувань працює лише за вашою згодою (ст. 6 ч. 1 п. a GDPR). Згоду можна будь-коли відкликати на майбутнє (ст. 7 ч. 3 GDPR) – тут, так само просто, як ви її надали. Немає відстеження, рекламних cookie та вбудовування сторонніх скриптів або шрифтів.

Ім’я	Вид і мета	Строк зберігання	Правова підстава
`__Host-pxy_sess`	Cookie. Зберігає вхід і захищає форми від надсилання сторонніми.	до закриття браузера	необхідні – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 6 ч. 1 п. b і f GDPR
`pxy_remember`	Cookie, лише якщо ви оберете «Залишатися в системі». Автоматично входить у систему на цьому пристрої.	30 днів	необхідні – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 6 ч. 1 п. b GDPR
`pxy_lang`	Cookie. Запам’ятовує обрану мову.	1 рік	необхідні – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 6 ч. 1 п. f GDPR
`pxy_consent`	Cookie. Зберігає ваші налаштування конфіденційності, щоб ми не питали знову під час кожного відвідування.	1 рік	необхідні – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG; ст. 7 ч. 1 GDPR
`pxy_theme, pxy_nav, pxy_preview`	Сховище браузера (localStorage). Запам’ятовує те, що ви налаштували самі: світлий або темний вигляд, згорнуте меню, попередній перегляд у редакторі документів.	доки ви не зміните це або не видалите дані браузера	необхідні – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG
`sw.js`	Service Worker (скрипт у браузері). Дає змогу додати projectxy на головний екран і без з’єднання показує сторінку з повідомленням; він не зберігає ні сторінок, ні даних.	доки ви не видалите дані браузера	необхідні – § 25 абз. 2 п. 2 TDDDG
`Статистика відвідувань`	На вашому пристрої нічого не зберігається. Враховуються сторінка, мова та сайт, з якого ви прийшли. Щоб другий візит не було враховано двічі, з IP-адреси та позначення браузера утворюється короткий код із випадковим значенням, яке змінюється щодня; сама IP-адреса не зберігається.	90 днів	лише за згодою – ст. 6 ч. 1 п. a GDPR

Статистика відвідувань: З IP-адреси, ідентифікатора браузера та випадкового значення, що змінюється щодня, ми формуємо код, який неможливо відновити назад. Саму IP-адресу для цього ми не зберігаємо, а наступного дня жодне відвідування вже не можна пов’язати з попереднім. Цифри бачить лише оператор, узагальнено; вони нікому не передаються.

Підтвердження вашого вибору: Кожен вибір ми зберігаємо з випадковим ідентифікатором із cookie та часом – без IP-адреси та без зв’язку з вашим обліковим записом. Ці записи ми видаляємо через три роки.

5. Отримувачі та обробники

Хостинг: ProjectXY. Хостинг-провайдер обслуговує сервери з застосунком і базою даних та веде журнали сервера (розділ 2). Він діє як розпорядник на підставі договору про обробку даних.

Надсилання листів: Системні повідомлення та документи, які ви надсилаєте, виходять через поштовий сервер, налаштований оператором, – або через ваш власний, якщо ви вкажете його в налаштуваннях. Субпідрядні обробники для хостингу та надсилання листів із зазначенням місцезнаходження названі в документі договір про обробку даних.

Платіжний сервіс: Лише якщо ви сплачуєте рахунок оператора онлайн: посилання для оплати веде на платіжну сторінку Mollie B.V., Амстердам (Нідерланди). Туди ми передаємо суму, валюту, номер рахунку та адресу, на яку ви повертаєтеся після оплати. Те, що ви вводите на платіжній сторінці, Mollie обробляє як самостійний контролер згідно зі своєю політикою конфіденційності; без онлайн-оплати Mollie нічого не отримує.

Завантаження операцій за рахунком: Лише якщо ви підключаєте банківський рахунок у звірці з банком: вхід у ваш банк відбувається у формі finAPI GmbH, Мюнхен (Німеччина), — сервісу інформації про рахунки з ліцензією BaFin; ваші банківські облікові дані отримує лише finAPI, не ми. За нашим дорученням finAPI завантажує рахунки (назва, IBAN, власник) і операції (дата, сума, призначення платежу, ім’я контрагента) як обробник даних на підставі договору про обробку даних; згоду на завантаження даних рахунку ви надаєте finAPI у формі. Якщо ви від’єднаєте підключення, ми видалимо його у finAPI; уже завантажені операції залишаються у звірці з банком, доки ви їх не видалите.

Карти та маршрути (планування маршрутів): Лише якщо ви користуєтеся плануванням маршрутів: фрагменти карти ваш браузер завантажує напряму з MapTiler AG, Цюрих (Швейцарія); MapTiler при цьому отримує вашу IP-адресу та показану ділянку карти. Для пошуку адрес ми передаємо адресу зупинки до MapTiler; результат зберігаємо в контакті, щоб не шукати щоразу заново. Для часу в дорозі та відстані ми передаємо лише координати – без імен – до openrouteservice компанії HeiGIT gGmbH, Гайдельберг (Німеччина). Обидва діють як обробники на підставі договору про обробку даних. Місцезнаходження водіїв ми не записуємо: зберігаються лише моменти, коли зупинку позначено як «прибув», «виконано» або «проблема», а також за бажанням фото, підпис та ім'я отримувача як підтвердження доставки.

Розпізнавання документів (ШІ): Лише якщо ваша компанія увімкнула розпізнавання документів: фото та PDF вхідних рахунків, які ви завантажуєте або надсилаєте до своєї поштової скриньки для документів, ми передаємо для аналізу Anthropic PBC, Сан-Франциско (США); для клієнтів у ЄЕЗ контрагентом є Anthropic Ireland Limited, Дублін. Anthropic розпізнає з них постачальника, дату, номер документа, суми, ставку податку, термін оплати та банківські реквізити й діє як обробник на підставі договору про обробку даних зі стандартними договірними положеннями Єврокомісії. Передані документи видаляються в Anthropic не пізніше ніж через 30 днів і не використовуються для навчання моделей. Результат і відповідь сервісу (без зображення) ми зберігаємо біля документа, щоб було зрозуміло, звідки взято дані. Власник може будь-коли вимкнути розпізнавання; документи завжди можна внести й вручну.

Асистент ШІ: Лише якщо ваша компанія ввімкнула асистента ШІ (згода власника під час першого використання): для пропозицій – зустрічі, рахунку, пропозиції, документа чи маршруту з одного речення, тексту для надсилання чи нагадування, відповіді на запитання про ваші показники або про довідку та тижневої пропозиції графіка – ми передаємо ваш ввід і лише потрібні для цього дані компанії Anthropic PBC, Сан-Франциско (США); для клієнтів у ЄЕЗ стороною договору є Anthropic Ireland Limited, Дублін. Залежно від функції це сьогоднішня дата, одиниці, ставки податку, шаблони й поля, вид, номер, суми та строки документа, у запитаннях про ваші цифри – показники вашої компанії разом з іменами клієнтів і обігом, у тижневій пропозиції – імена, робочий час і дні відсутності. Імена клієнтів, товарів і працівників із відповіді ми самі зіставляємо з вашими даними. Anthropic діє як обробник на підставі стандартних договірних положень Єврокомісії (ст. 46 ч. 2 п. c GDPR), видаляє дані не пізніше ніж через 30 днів і не використовує їх для навчання моделей. Зберігається лише те, що ви самі підтвердите після перевірки; для розрахунків ми фіксуємо для кожного запиту час, мету, кількість токенів і витрати, без змісту. Власник може будь-коли вимкнути асистента ШІ.

Резервна копія поза майданчиком: Оператор може надсилати копію резервної копії бази даних до поштової скриньки, якою він керує. Вона зашифрована паролем (AES-256-GCM), відомим лише операторові; провайдер поштової скриньки не може її прочитати.

Третя країна: Передавання до країн поза ЄС та ЄЕЗ відбувається лише у двох випадках: для карти та пошуку адрес у плануванні маршрутів ми використовуємо MapTiler у Швейцарії, щодо якої діє рішення Єврокомісії про адекватність (ст. 45 GDPR). Для розпізнавання документів — лише якщо ваша компанія його увімкнула — ми передаємо документи Anthropic у США на підставі стандартних договірних положень Єврокомісії (ст. 46 абз. 2 літ. c GDPR). Решта наших обробників обробляють дані за договорами з нами виключно в ЄС.

6. Строк зберігання

Дані облікового запису — до його видалення. Дані компанії — доки ви не видалите обліковий запис компанії; зважайте на власні встановлені строки зберігання (зазвичай 8 або 10 років). Видалені дані ще 90 днів зберігаються в кошику, з якого оператор може їх відновити, — після цього їх видаляють остаточно. Резервні копії регулярно перезаписуються. Звернення ми видаляємо після опрацювання, щонайпізніше через 180 дн.; звернення, які залишилися неопрацьованими, — щонайпізніше через 360 днів. Якщо ви видаляєте обліковий запис, ми видаляємо ім’я, адресу електронної пошти та текст ваших звернень.

Детально діють такі строки; значення походять із самої програми, яка застосовує їх щодня.

Дані	Строк зберігання
Журнали сервера хостинг-провайдера	[PLATZHALTER – Строк зберігання журналів сервера у хостинг-провайдера (напр. «7 днів»)]
Журнал застосунку (входи, налаштування, зміни)	2 роки; IP-адреса в ньому – 90 днів
Журнал документів, платежів і витрат (податково значущий)	10 років з кінця календарного року
Вихідні (надіслані листи)	Текст – один рік; одержувач, тема й час – 2 роки, для збережених файлів документів – стільки ж, скільки файл
Невдалі спроби входу (обмеження входу)	15 хвилин для блокування, не більше 30 днів
Звернення	після опрацювання, не пізніше ніж через 180 дн.; неопрацьовані – через 360 днів; IP-адреса – через 90 днів
Облікові записи без підтвердженої адреси ел. пошти (без компанії)	14 днів після реєстрації, потім автоматичне видалення
Кошик (видалені дані, облікові записи та компанії)	90 днів, потім остаточне видалення
Резервні копії бази даних і файлів документів	не більше 8 версій (за щотижневого резервування близько двох місяців); копія, зроблена безпосередньо перед видаленням компанії, – не більше 30 днів; копія поза майданчиком – лише зашифрована
Маршрути з підтвердженнями доставки (час статусів, фото, підписи)	доки ви не видалите маршрут або компанію; маршрут із підтвердженням доставки зберігається до видалення компанії
Кеш пошуку адрес, часу в дорозі та відстаней	30 днів
Вхідні розпізнавання документів (неперенесені документи, результати ШІ)	90 днів; перенесені результати — доки існує витрата
Надіслані файли документів (архів документів)	Рахунки, кредит-ноти та авансові рахунки – 10 років, пропозиції, підтвердження замовлень, накладні та нагадування – 6 років; у кожному разі з кінця календарного року надсилання
Підписки на розсилку без підтвердження	30 днів, потім видаляються автоматично
Підтвердження згоди на розсилку	до відкликання, потім 3 роки
Списки одержувачів і кліки рекламного листа	2 роки після надсилання
Стоп-список після відписки	постійно, щоб відписка діяла

7. Ваші права

Ви маєте право на доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки, перенесення даних і заперечення (ст. 15–21 GDPR), а також право на скаргу до наглядового органу. Свої дані ви будь-коли експортуєте самі в застосунку (CSV, PDF, ZIP); обліковий запис компанії видаляєте в розділі Налаштування → Дані.

Право на заперечення (ст. 21 GDPR): Якщо ми обробляємо дані на підставі ст. 6 ч. 1 п. f GDPR – журнали сервера, журнал входів і обмеження спроб входу, журнал застосунку, запити через форму зв’язку без стосунку до договору, відомості про третіх осіб у безкоштовному генераторі рахунків, – ви можете будь-коли заперечити з причин, пов’язаних із вашою особливою ситуацією. Тоді ми припиняємо обробку, якщо не доведемо наявності вагомих законних підстав, які переважають ваші інтереси, права та свободи, або якщо обробка потрібна для встановлення, здійснення чи захисту правових вимог. Надішліть заперечення на адресу, зазначену в розділі 1.

Ви можете будь-коли без пояснення причин заперечити проти використання ваших даних для реклами та відкликати згоду – за посиланням у кожному рекламному листі, у профілі або повідомленням нам (ст. 21 ч. 2 і ст. 7 ч. 3 GDPR).

Обов’язок надання даних: Ви не зобов’язані ні за законом, ні за договором надавати нам дані. Однак без адреси ел. пошти та пароля ми не можемо вести обліковий запис, без даних про вашу компанію – створювати документи, а без даних відправника – відповідати на запит (ст. 13 ч. 2 п. e GDPR).

8. Безпека

Зашифрована передача (HTTPS), хешування паролів, необов’язковий двоетапний вхід, блокування входу, Content-Security-Policy, окреме зберігання для кожної компанії, журнали доступу та регулярні резервні копії.

Редакція 13 · Станом на 21.10.2026 (чернетка)