Декларация за поверителност

1. Администратор на лични данни

ProjectXY
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@Projectxy.de

2. Какви данни обработваме

Профил: Имейл адрес, име, парола (съхранявана само като хеш), предпочитан език, момент на регистрацията и на влизанията, по избор таен ключ за двуфакторното влизане.

Данни за фирмата: Данни за фирмата, данъчни номера, банкова сметка, лого, данни за клиенти и доставчици, документи, плащания, качени файлове. Тези данни въвеждате вие като потребител; те се обработват изключително за предоставянето на приложението.

Дневници: За сигурност и проследимост записваме влизанията (включително неуспешните) с IP адрес, както и съществените промени (например приключване на фактура, изтривания) с потребител и час. Неуспешните опити за влизане се изтриват след 15 минути.

Сървърни дневници: При всяко извикване уеб сървърът на нашия хостинг доставчик записва в дневник за достъп IP адреса, момента, извиканата страница и идентификатора на браузъра. Това служи за работата, откриването на грешки и защитата от атаки (чл. 6, ал. 1, б. е от ОРЗД); данните не се обединяват с други данни. Хостинг доставчикът изтрива тези дневници след [ЗАПАЗЕНО МЯСТО – Срок на съхранение на сървърните дневници при хостинг доставчика (напр. „7 дни“)].

Ненамерени адреси: За да открием неработещи връзки, записваме заявения адрес, препращащата страница, броя на заявките и времето – без IP адрес и без идентификатор на посетителя. Записите се изтриват след 90 дни.

Имейли: Изпратените от вас документи и системни съобщения се записват в изходящата поща с получател, тема и текст.

Формуляр за контакт: Име, имейл адрес, съобщение и IP адрес за отговор на запитването. На посочения адрес изпращаме автоматично потвърждение за получаване, без текста на вашето съобщение; за да предотвратим злоупотреби, броим тези потвърждения по адрес в продължение на един ден, без да съхраняваме самия адрес.

Бюлетин и рекламни имейли: Ако се абонирате за бюлетина (сайт, форма за контакт или генератор на фактури), съхраняваме имейл адреса ви, евентуално име и фирма, езика и като доказателство за съгласието – момента, IP адреса ви и текста на съгласието. Бюлетина получавате едва след като щракнете върху връзката в имейла ни за потвърждение (двойно потвърждение); без потвърждение изтриваме данните след 30 дни. На клиентите понякога изпращаме информация за собствени подобни услуги, докато не възразят (§ 7, ал. 3 UWG) – изключва се в профила и чрез връзката във всеки рекламен имейл. Щракванията върху връзки в рекламен имейл броим чрез собствено пренасочване за всеки получател, за да видим кое съдържание е интересно; няма проследяващ пиксел, нито измерване дали имейлът е отворен. Който се отпише, влиза с имейл адреса си в списък за блокиране, за да не получава повече реклама.

Безплатен генератор на фактури: Данните във формуляра използваме само за създаване на PDF файла: вашите собствени данни – за изпълнение на заявката ви (чл. 6, пар. 1, буква „б“ от ОРЗД), данните за вашия клиент – въз основа на легитимния интерес от създаване на поисканата фактура (чл. 6, пар. 1, буква „е“ от ОРЗД). Администратор сме ние; за безплатния генератор на фактури няма договор за обработване на данни. Данните не се съхраняват и се изтриват след предоставяне на файла. За да ограничим безплатното ползване до пет фактури на ден, записваме вашия IP адрес и часа на всяка създадена фактура (чл. 6, пар. 1, буква „е“ от ОРЗД) и изтриваме двете най-късно след 30 дни.

3. Цели и правни основания

Предоставяне на договорената услуга (чл. 6, ал. 1, б. б от ОРЗД), сигурност на системата и предотвратяване на злоупотреби (чл. 6, ал. 1, б. е от ОРЗД), изпълнение на законови задължения за съхранение (чл. 6, ал. 1, б. в от ОРЗД). Доколкото обработвате данни на своите клиенти и доставчици, вие сте администратор; ние действаме като обработващ въз основа на договора за обработване на данни.

4. Бисквитки, хранилище в браузъра и статистика

Необходимото за вход, сигурност и собствените ви настройки съхраняваме без съгласие (§ 25, ал. 2, т. 2 TDDDG). Статистиката на посещенията работи само ако се съгласите (чл. 6, ал. 1, б. а от ОРЗД). Можете да оттеглите съгласието си по всяко време с действие занапред (чл. 7, ал. 3 от ОРЗД) – тук, също толкова лесно, колкото сте го дали. Няма проследяване, няма рекламни бисквитки и не се вграждат чужди скриптове или шрифтове.

Статистика на посещенията: От IP адреса, идентификатора на браузъра и дневно сменяща се случайна стойност образуваме съкращение, което не може да бъде възстановено обратно. Самия IP адрес не съхраняваме за целта, а на следващия ден никое посещение вече не може да бъде свързано с предишно. Данните вижда само операторът, обобщени; те не се предават на трети лица.

Доказателство за вашия избор: Всеки избор съхраняваме със случайния идентификатор от бисквитката и момента – без IP адрес и без връзка с профила ви. Тези записи изтриваме след три години.

5. Получатели и обработващи

Хостинг: ProjectXY. Хостинг доставчикът поддържа сървърите с приложението и базата данни и води сървърните дневници (раздел 2). Той действа като обработващ лични данни въз основа на договор за обработване на данни.

Изпращане на имейли: Системните съобщения и изпращаните от вас документи излизат през имейл сървъра, настроен от оператора – или през вашия собствен, ако го въведете в настройките. Подизпълнителите за хостинг и изпращане на имейли, със седалище, са посочени в документа договорът за обработване на данни.

Платежна услуга: Само ако плащате фактура на оператора онлайн: връзката за плащане води към страницата за плащане на Mollie B.V., Амстердам (Нидерландия). Там предаваме сумата, валутата, номера на фактурата и адреса, към който се връщате след плащането. Това, което въвеждате на страницата за плащане, Mollie обработва като самостоятелен администратор съгласно своята политика за поверителност; без онлайн плащане Mollie не получава нищо.

Извличане на данни от сметката: Само ако свържете банкова сметка в съгласуването с банката: влизането в банката ви става във формуляра на finAPI GmbH, Мюнхен (Германия) — доставчик на услуга по предоставяне на информация за сметка, лицензиран от BaFin; данните ви за достъп до банката получава само finAPI, не ние. От наше име finAPI извлича сметки (наименование, IBAN, титуляр) и движения (дата, сума, основание, име на контрагента) като обработващ лични данни въз основа на договор за обработване на данни; съгласието за извличане на данни от сметката давате на finAPI във формуляра. Ако прекъснете връзката, я изтриваме във finAPI; вече извлечените движения остават в съгласуването с банката, докато не ги премахнете.

Карти и маршрути (планиране на маршрути): Само ако използвате планирането на маршрути: плочките на картата вашият браузър зарежда директно от MapTiler AG, Цюрих (Швейцария); MapTiler получава при това вашия IP адрес и показания участък от картата. За търсенето на адреси предаваме адреса на спирката на MapTiler; резултата запазваме при контакта, за да не се търси всеки път отново. За времето за пътуване и разстоянието предаваме само координати – без имена – на openrouteservice на HeiGIT gGmbH, Хайделберг (Германия). И двете действат като обработващи въз основа на договор за обработване на данни. Не записваме местоположението на шофьорите: запазват се само моментите, в които спирката е отбелязана като „пристигнал“, „изпълнено“ или „проблем“, както и при желание снимка, подпис и име на получателя като доказателство за доставка.

Разпознаване на документи (ИИ): Само ако вашата фирма е включила разпознаването на документи: снимки и PDF на входящи фактури, които качвате или изпращате на своята пощенска кутия за документи, предаваме за анализ на Anthropic PBC, Сан Франциско (САЩ); за клиенти в ЕИП договорна страна е Anthropic Ireland Limited, Дъблин. Anthropic чете от тях доставчик, дата, номер на документа, суми, данъчна ставка, срок за плащане и банкови данни и действа като обработващ лични данни въз основа на договор за обработка на данни със стандартните договорни клаузи на Европейската комисия. Предадените документи се изтриват при Anthropic най-късно след 30 дни и не се използват за обучение на модели. Резултата и отговора на услугата (без изображението) запазваме при документа, за да остане проследимо откъде идват данните. Собственикът може по всяко време да изключи разпознаването; документите винаги могат да се въведат и ръчно.

Асистент с ИИ: Само ако вашата фирма е включила асистента с ИИ (съгласие на собственика при първото използване): за предложения – среща, фактура, оферта, документ или маршрут с едно изречение, текст за изпращане или напомняне, отговор на въпрос за вашите показатели или за помощта и седмичното предложение за графика – изпращаме въведеното от вас и само необходимите за това данни до Anthropic PBC, Сан Франциско (САЩ); за клиенти в ЕИП договорен партньор е Anthropic Ireland Limited, Дъблин. Според функцията това са днешната дата, единици, данъчни ставки, шаблони и полета, вид, номер, суми и срокове на документ, при въпроси за вашите числа – показателите на фирмата заедно с имена на клиенти и обороти, при седмичното предложение – собствени имена, работно време и дни на отсъствие. Имената на клиенти, артикули и служители от отговора съпоставяме сами с вашите данни. Anthropic действа като обработващ лични данни по стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (чл. 46, ал. 2, буква „в“ ОРЗД), изтрива данните най-късно след 30 дни и не ги използва за обучение на модели. Записва се само това, което сами потвърдите след проверка; за отчитането запазваме за всяко извикване време, цел, брой токени и разходи, без съдържание. Собственикът може да изключи асистента с ИИ по всяко време.

Резервно копие извън сайта: Операторът може да изпраща копие на резервното копие на базата данни до управлявана от него пощенска кутия. То е шифровано с парола (AES-256-GCM), която знае само операторът; доставчикът на пощенската кутия не може да го прочете.

Трета държава: Предаване към държави извън ЕС и ЕИП се извършва само в два случая: за картата и търсенето на адреси при планирането на маршрути използваме MapTiler в Швейцария, за която има решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита (чл. 45 ОРЗД). За разпознаването на документи – само ако вашата фирма го е включила – предаваме документи на Anthropic в САЩ въз основа на стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (чл. 46, ал. 2, б. в ОРЗД). Останалите ни обработващи лица обработват данните по договорите си с нас изключително в ЕС.

6. Срок на съхранение

Данни на профила до изтриването на профила. Фирмени данни, докато не изтриете фирмения профил; съобразявайте се със собствените си законови срокове за съхранение (обикновено 8 или 10 години). Изтритите данни остават още 90 дни в кошче, от което операторът може да ги възстанови – след това се премахват окончателно. Резервните копия се презаписват редовно. Заявките за контакт изтриваме след обработка, най-късно след 180 дни; заявки, които са останали необработени – най-късно след 360 дни. Ако изтриете профила си, премахваме името, имейл адреса и текста на вашите заявки.

В подробности важат следните срокове; стойностите идват от самата програма, която ги прилага ежедневно.

7. Вашите права

Имате право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост на данните и възражение (чл. 15–21 от ОРЗД), както и право на жалба до надзорен орган. Данните си експортирате по всяко време сами в приложението (CSV, PDF, ZIP); фирмения профил изтривате под Настройки → Данни.

Право на възражение (чл. 21 от ОРЗД): Доколкото обработваме данни на основание чл. 6, ал. 1, б. е от ОРЗД – сървърни дневници, дневник на влизанията и ограничаване на влизането, дневник на приложението, запитвания през формуляра без връзка с договор, данни за трети лица в безплатния генератор на фактури – можете по всяко време да възразите по причини, свързани с вашата конкретна ситуация. Тогава повече не обработваме данните, освен ако не докажем убедителни законови основания, които имат предимство пред вашите интереси, права и свободи, или обработването служи за установяване, упражняване или защита на правни претенции. Изпратете възражението на адреса, посочен в раздел 1.

Можете по всяко време, без да посочвате причини, да възразите срещу използването на данните ви за реклама и да оттеглите съгласието си – чрез връзката във всеки рекламен имейл, в профила или със съобщение до нас (чл. 21, ал. 2 и чл. 7, ал. 3 ОРЗД).

Задължение за предоставяне на данни: Не сте задължени нито по закон, нито по договор да ни предоставяте данни. Без имейл адрес и парола обаче не можем да водим профил, без данните за вашата фирма не можем да създаваме документи, а без данни за подателя не можем да отговорим на запитване (чл. 13, ал. 2, б. д от ОРЗД).

8. Сигурност

Шифровано предаване (HTTPS), хеширане на паролите, двуфакторно влизане по избор, блокиране на входа, Content-Security-Policy, разделено съхранение за всяка фирма, дневници на достъпа и редовни резервни копия.

Редакция 13 · Актуалност: 21.10.2026 (чернова)