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Guida e domande frequenti

Risposte alle domande frequenti e un glossario dei termini tecnici più importanti. Non hai trovato quello che cercavi?

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Primi passi

  1. Richiedi l’accesso o accetta l’invito, crea un account e conferma l’indirizzo e-mail
  2. Configura l’azienda: indirizzo, codice fiscale, coordinate bancarie, logo
  3. Crea clienti e prodotti (oppure scrivili direttamente nel documento)
  4. Emetti, finalizza e invia la prima fattura
  5. Assegna l’incasso e hai finito

Domande frequenti

Come creo la mia prima fattura?
Dopo la registrazione configuri la tua azienda (indirizzo, codice fiscale, coordinate bancarie). Poi: Fatture → «Crea una fattura», scegli il cliente o scrivi l’indirizzo, inserisci le voci, «Salva e finalizza». Alla finalizzazione viene assegnato il numero di fattura; poi invii il PDF via e-mail.
Come modifico una fattura finalizzata?
Come titolare la riapri con «Modifica»: il numero resta, la versione precedente viene conservata e invii di nuovo la versione corretta. La riapertura è bloccata non appena è stato registrato un pagamento o la fattura è stata stornata. Oppure, nel menu «Altro», scegli la voce «Correggi la fattura»: projectxy crea una nota di credito di storno e una nuova bozza di fattura con lo stesso contenuto, che correggi e finalizzi.
Quali dati deve contenere una fattura?
Nome e indirizzo tuoi e del cliente, il tuo codice fiscale o la partita IVA UE, numero e data della fattura, data o periodo della prestazione, quantità e natura della prestazione, imponibile suddiviso per aliquota insieme alle eventuali riduzioni concordate come lo sconto cassa, aliquota e imposta (oppure la nota sul § 19 UStG o su un’esenzione dall’imposta). projectxy inserisce i tuoi dati nella posizione prevista; prima della finalizzazione il controllo della fattura mostra i principali dati mancanti.
In quali lingue posso creare documenti?
L’interfaccia è disponibile in 12 lingue, i documenti in Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული. La lingua dell’interfaccia si sceglie dal menu, quella del documento si imposta per ogni cliente o singolo documento: testi standard e formati di data e numeri si adattano.
Come funziona la riconciliazione bancaria?
Esporta i tuoi movimenti dalla banca online in formato CSV e carica il file in Pagamenti → Riconciliazione bancaria. projectxy riconosce i numeri di fattura nella causale e propone la fattura giusta. Non servono le credenziali della tua banca.
Che cos’è una fattura elettronica e mi serve?
Una fattura elettronica è un file XML conforme allo standard EN 16931 (in Germania XRechnung; ZUGFeRD combina PDF e XML). Le pubbliche amministrazioni richiedono XRechnung; dal 2025 le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche. projectxy genera file XRechnung e legge le fatture elettroniche in arrivo.
Il mio commercialista può accedere ai dati?
Sì, nei pacchetti Business e Team: invitalo con il ruolo «Contabilità». Vede documenti, contatti, pagamenti e report, può esportare ma non modificare nulla. In alternativa gli consegni il pacchetto per il commercialista (ZIP) ogni trimestre o ogni anno.
projectxy sostituisce la mia contabilità o la dichiarazione dei redditi?
No. projectxy è una soluzione per la fatturazione e la contabilità preparatoria: raccoglie entrate, spese e documenti e li analizza. La liquidazione IVA, il conto delle eccedenze o il bilancio li prepari tu o il tuo commercialista su questa base.
Quanto sono al sicuro i miei dati?
Connessione cifrata, autenticazione a due fattori, blocco dopo tentativi falliti, registro delle operazioni importanti, netta separazione degli account aziendali e backup regolari. I dettagli si trovano nell’informativa sulla privacy e nel contratto di trattamento dei dati.
Per quanto tempo devo conservare le fatture?
Dal 2025 in Germania valgono 8 anni per fatture e documenti contabili e 10 anni per libri, inventari e bilanci annuali. Esporti regolarmente un pacchetto per il commercialista e lo conservi anche in locale.

Glossario

Queste spiegazioni compaiono anche nell’applicazione dietro il simbolo «?».

Partita IVA UE (numero di identificazione IVA)
Un numero per le operazioni all’interno dell’UE, ad esempio DE123456789. Si richiede all’Ufficio federale centrale delle imposte. Per clienti esclusivamente tedeschi basta il codice fiscale.
Inversione contabile (debitore d’imposta il destinatario della prestazione)
Per certe prestazioni verso aziende di altri Paesi UE non esponi l’IVA: è il cliente a tassare la prestazione. Sulla fattura deve allora comparire una nota corrispondente.
Trattamento fiscale (reverse charge, UE, paese terzo)
Per documento: tassazione ordinaria con IVA, reverse charge per prestazioni a imprese di altri paesi UE o determinati casi interni (§ 13b UStG), cessione intracomunitaria non imponibile (§ 4 n. 1b UStG) o esportazione in un paese terzo (§ 4 n. 1a UStG). Senza IVA, projectxy inserisce nel documento la dicitura obbligatoria e la partita IVA del cliente; le operazioni UE compaiono nell’elenco riepilogativo sotto Report.
ZUGFeRD
Un PDF in cui i dati della fattura sono forniti anche in forma leggibile dalle macchine. Il destinatario vede un normale PDF, ma il suo programma può leggere i dati direttamente.
Aliquota
La percentuale di IVA su una voce. Di norma 19 %, ridotta 7 % (ad esempio libri, alimentari), 0 % per le prestazioni esenti.
Netto / lordo
Il netto è il prezzo senza IVA, il lordo è il prezzo IVA inclusa, cioè quanto paga effettivamente il cliente.
Imposta sul valore aggiunto (IVA)
L’imposta che aggiungi alle tue prestazioni e versi al fisco. In Germania di norma il 19 %, per alcune prestazioni il 7 %.
IVA a credito
L’IVA che hai pagato tu stesso sugli acquisti. Puoi compensarla con l’IVA incassata (IVA da versare).
Regime dei piccoli imprenditori (§ 19 UStG)
Chi resta sotto certe soglie di fatturato può rinunciare all’IVA. In quel caso sulle fatture non si può esporre l’IVA: projectxy inserisce automaticamente la nota obbligatoria.
Soglia piccole imprese (§ 19 c. 1 UStG)
Dal 2025: è piccola impresa chi nell'anno precedente ha avuto un fatturato complessivo di al massimo 25.000 € e nell'anno in corso non supera i 100.000 €. Se i 100.000 € vengono superati, il regime cessa immediatamente – la vendita che supera la soglia è imponibile, le precedenti restano esenti. Si conta per data di incasso, IVA esclusa; le operazioni esenti ai sensi del § 4 n. 8 e segg. UStG non contano e andrebbero sottratte. Nell'anno di fondazione il limite di 25.000 € vale per l'anno in corso. Il semaforo nei report non sostituisce la consulenza fiscale.
Data o periodo della prestazione
Il giorno o il periodo in cui è stata resa la prestazione. È un dato obbligatorio in fattura: per prestazioni mensili, ad esempio «01.08. – 31.08.».
Scadenza
Il giorno entro cui il cliente deve pagare. Dopo, la fattura è scaduta e si può sollecitare.
Calcolo (interno)
I tuoi costi pianificati per un preventivo o una fattura: ore proprie, materiali, prestazioni di terzi, trasferte. Visibili solo internamente, mai sui documenti, nelle esportazioni o nella ricerca.
Eccedenza pianificata
Prezzo netto meno i costi pianificati, margine di rischio compreso. È un valore di pianificazione per le decisioni di prezzo, non un utile realizzato, perché mancano imposte, costi generali e mancati incassi.
Piano di fatturazione
Il piano di che cosa fatturare di un contratto e quando (canoni per periodo, milestone, approvazioni). Se per un periodo in scadenza manca la fattura compare un avviso da verificare: le fatture nascono solo con un tuo clic.
Modalità di automazione
L’anteprima mostra solo che cosa succederebbe. L’osservazione deposita proposte da approvare. La modalità attiva crea i solleciti automaticamente (senza inviarli). Un interruttore centrale sospende tutto.
Sconto cassa
Una riduzione di prezzo quando il cliente paga molto in fretta, ad esempio 2 % con pagamento entro 7 giorni.
Fatture di acconto
La fattura di acconto è una fattura a tutti gli effetti su un importo parziale. Nella fattura finale dello stesso ordine viene poi detratta.
Nota di credito / fattura di storno
Una nota di credito (fattura di storno) annulla in tutto o in parte una fattura finalizzata: dopo si può emettere una nuova fattura corretta.
Livelli di sollecito
Promemoria di pagamento, primo sollecito, secondo sollecito: ogni livello ha testo, termine e spesa propri. Le spese di sollecito possono coprire soltanto il danno da ritardo effettivamente subito, ad esempio le spese postali – non il tuo tempo di lavoro.
GiroCode
Un codice QR sulla fattura che il cliente scansiona con l’app bancaria. IBAN, importo e causale vengono ripresi automaticamente.
Fattura elettronica / XRechnung
Una fattura come file XML strutturato secondo lo standard europeo EN 16931. Le amministrazioni tedesche richiedono la XRechnung; dal 2025 le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche.
Leitweg-ID
Un identificativo delle amministrazioni pubbliche in Germania. Serve come riferimento dell’acquirente nella fattura XRechnung.
Conto delle eccedenze di entrate (EÜR)
Una determinazione semplificata dell’utile secondo il criterio di cassa (§ 11 EStG): le entrate contano quando arriva il denaro, le spese quando sono pagate. In projectxy le corrisponde il report per pagamento: una preparazione, non una dichiarazione dei redditi.
Risultato per data della fattura (criterio di competenza)
Le entrate contano con la data della fattura, anche finché non è pagata. Non è il conto fiscale EÜR: questo segue il momento del pagamento (§ 11 EStG). Per questo il report offre la vista per pagamento.
IVA per cassa (§ 20 UStG)
Con l’autorizzazione dell’ufficio delle imposte devi l’IVA solo quando arriva il denaro, non già con la fattura. Se è attivato, il report e la panoramica mostrano prima la vista per pagamento. L’impostazione non incide sui tuoi documenti.
Periodo della dichiarazione
Con quale frequenza presenti la dichiarazione IVA periodica (§ 18 c. 2 UStG): trimestrale è la regola, mensile con più di 9.000 € dovuti l'anno precedente o nei primi due anni dalla fondazione. L'ufficio delle imposte comunica il periodo. Scadenza: il 10° giorno dopo la fine del periodo.
Allegato EÜR (preparazione)
Le righe dell'allegato EÜR con gli importi di projectxy – ricavi per incasso, spese pagate per categoria. Ammortamenti, personale, costi del veicolo e versamenti al fisco non sono noti a projectxy; integrali in ELSTER o con il tuo consulente fiscale.
Partite aperte
Tutte le fatture non ancora pagate (per intero).
IVA da versare
IVA incassata meno IVA a credito pagata: l’importo che va al fisco (o che viene rimborsato).